會計電算化工作存在的問題及對策

○周英珠

（廈門華天涉外職業技術學院 福建 廈門 361009）

會計電算化的施行，使得會計人員逐漸擺脫了繁瑣的工作，提高了工作效率。然而，隨著經濟的迅速發展，企業規模的不斷擴大，對會計電算化系統提出了更高的要求，從而使會計電算化工作面臨著新挑戰，也使得在當前會計電算化進程中存在著的一些阻礙會計電算化向更深層次發展的問題，必須得到解決。

一、會計電算化工作中存在的問題

會計電算化工作是一項龐大的系統工程，要進行大量復雜的工作。雖然我國的會計電算化工作前景看好，但是會計電算化工作中仍然存在著不可忽視的問題，主要表現在以下幾個方面。

1、認識不到位

一些單位的領導和一些企業管理人員對會計電算化工作認識不全面。有的認為會計電算化是單純地利用計算機代替手工記賬的工作，認為只是減輕會計人員記賬工作負擔、提高記賬、算賬工作效率方面而已，沒有認識到開展會計電算化是時代發展的必然，是管理現代化的需要，是會計進入信息化的基礎，是今后企業決策的重要依據。并且沒有從根本上認識到，建立完整的會計信息系統對企業管理決策及管理方面的作用，無法發揮電算化的優勢，從而使會計工作人員提供的信息不能及時有效地為企業決策及管理服務。還有些人受傳統會計思想的禁錮，膚淺地認為“算盤”和“賬本”就是財務會計的工具，因而在財務軟件的更新及電算化硬件投入等方面支持力度不夠。

2、管理工作薄弱

重視和加強對電算化的管理是會計電算化工作順利開展的重要保障。但從現實工作來看，電算化管理工作還存在許多缺陷，需要加以完善。主要表現在以下兩個方面。

（1）重視賬務功能，忽視管理功能。一直以來，當前的會計工作主要從事事后核算，事前的分析預測和事中的控制，因計算復雜而很難得到實施。然而會計電算化的單位卻存在著重視報賬功能忽視管理功能的現象。例如：采用財務軟件的業務核算、薪資核算，固定資產核算等功能較強，而具備管理型功能模塊的成本核算、財務指標分析體系以及資金供求預測等模塊，根本上還沒有設計或者內容過于簡單，功能不全面，限制了電算化財務軟件管理功能。

（2）存在沒有嚴密的管理制度或有章不循的現象。由于基礎工作薄弱，建立在此基礎上的電算化管理工作不能正常監控運轉，缺乏信息管理的交流與溝通。

3、專業人才匱乏

不少單位的電算化人員是由過去的會計、出納等經過短期培訓而來，他們業務經驗豐富，但計算機專業知識卻很匱乏，缺乏用計算機處理會計業務的經驗。表現較為突出的是對財務軟件的應用方法掌握得不夠透徹和熟練，對軟件的認識有局限性，在上機時經常出現操作上的錯誤，對財務軟件運行過程中出現的故障不能及時排除，延緩任務完成的時間及進度，導致系統不能正常運行，這已成為快速實現會計電算化的障礙。

4、檔案管理制度不完善

沒有及時制定會計電算化人員的工作職責，會計檔案很可能造成人為的破壞或者自然災害，乃至單位會計信息泄密或者丟失，一旦計算機硬件中的硬盤受到破壞，儲存在硬盤里的會計數據將無法恢復。

5、會計的保密性、安全性差

一方面由于儲存在計算機硬盤媒介上的數據容易被修改，有時甚至能不留痕跡地進行修改；另一方面數據庫技術的提高使數據高度集中，使得未經授權的人員有可能瀏覽、復制、偽造、銷毀企業重要的數據。計算機犯罪具有很大的隱蔽性和危害性，進行會計電算化工作要特別防范。

二、推動會計電算化工作的對策

會計電算化的廣泛應用，一方面大大提高了會計工作效率，保證了會計工作質量，另一方面，給會計工作提出了新的需求，也面臨著新的挑戰，必須采取一些有效的措施來積極應對，才能推動會計電算化事業高效且快速地發展。

1、提高對會計電算化工作的認識

首先是要提高領導對電算化的深度重視，如果沒有領導的重視與支持，企業實施會計電算化所遇到的問題，如人員配備、資金問題、部門間的合作與協調、配套改革等，將很難得到解決。其次要提高財務人員對電算化會計的認識。從表面上看，會計電算化只不過是將電子計算機應用于會計核算工作中，減輕會計人員的核算負擔，提高會計核算的速度與精度。而實際上，會計電算化決不僅僅是核算速度與精度的改進，它更加促進了會計人員自身的素質和知識的提高，更促進了會計工作時率和質量的全面提升，使會計理論和實務都將有所變化。

2、改進財務核算軟件的管理功能

由于當前的財務軟件都重點開發賬務處理與報表管理，對于其他如成本核算、風險預測等功能開發力度較小，使得在處理此類問題時，不能自動轉換數據，不能充分發揮軟件的管理功效和預測功能。可以說當前的許多軟件只是減少了會計的一小部分工作量，沒有產生真正的經濟效益和管理效益。所以要提高會計核算效率，達到管理輔助作用的目的，就必須站在企業戰略規劃的高度，對電算化軟件進行升級或替換。電算化軟件的升級或者替換必須要達到日常核算固定程序化的工作由計算機完成，例如月末的成本結轉，日常的部分支付憑證處理等，再進行一些簡單的數據分析及風險提示，具有與其他部門數據共享和導入等功能。同時要把更多的人員解放出來去做管理控制和復雜的數據分析工作，實現財務功能的整體升級和高效工作。

3、加強會計電算化的基礎管理工作

會計電算化的基礎管理工作是會計電算化高效實施的前提。做好會計電算化管理工作，一是建立健全一整套電算化模式下的規章制度。因為計算機處理會計業務，必須是事先設置好處理方法，因而要求會計數據輸入、業務處理及有關制度都必須制度化、規范化、標準化，才能使電算化會計信息系統順利進行。二是加強對傳統手工模式的改造。采用計算機系統使用時，必須經過新舊系統（計算機系統與手工賬）的對接，再找到最佳的人機處理方式，重新確定業務流程。三是重新調整會計及整個企業的機構設置、崗位分工，建立一系列現代企業管理制度，提高企業管理要求。

4、提升會計人員計算機操作能力

會計電算化給會計工作增添了新內容，從各方面都要求會計人員提高自身素質，更新知識結構。提高會計人員計算機業務素質水平首先必須大力加強人才培訓的力度既要重視高級技術人才的培養，又要重視復合型人才的培養。其次要加強對會計電算化的再進修，一是會計人員樹立會計信息化的觀念；二是會計人員掌握更豐富的會計電算化相關知識；三是要求會計人員的知識更新的及時性、有效性。

5、加強電算化會計檔案的管理工作

由于電算化會計檔案是存儲在磁性介質或光盤上的，由于這些信息載體的物理特性，為了保證它的安全性，在形成這些電子檔案時應當采取如下措施。

（1）必須采用準備雙份即“AB備份法”進行數據的備份，在每份電子數據的備份上注明形成電子檔案時的時間與操作員姓名，并存放在兩個不同的地點，以防止地震或火災等意外情況引起整個會計電算化系統的毀滅，從而造成數據的不可恢復。同時還應注意，在保存這些電子檔案時應遠離磁場，注意防潮、防塵等。

（2）對采用磁性介質保存的檔案，還應定期進行檢查、復制，防止由于磁性介質的損壞而使會計檔案丟失，造成無法挽救的損失。

（3）企業應建立起完善的檔案管理制度，要有合格的檔案管理人員，如完善的資料借出和歸還手續的登記，完善的標簽和索引方法和安全可靠的檔案保管設備。

6、加強會計信息系統的安全性、保密性

會計信息的安全性對會計電算化工作的正常運行尤其重要，實行會計電算化后，由于存儲載體的變化、處理方式的變更，使會計信息的安全性受到了嚴重的挑戰，要從以下幾個方面來加強。

（1）要創造良好的會計信息系統運行環境。應加強對計算機安全的宏觀控制，政府主管部門還應當進一步完善會計制度，對危害計算機安全的行為進行制裁，為計算機信息系統創造一個良好的社會環境。

（2）建立計算機硬件設備的管理制度。應當擬定一套完整的管理制度，包括對濕度、防火、防雷擊、防靜電等的管理，也包括對人文環境的管理，如防止無關人員進入計算機工作區域，防止設備被盜等，以保證設備的完好，保證設備的正常運行。

（3）建立內部安全控制制度。在計算機網絡環境下，某些內部人員的惡意行為及工作人員都有可能造成會計信息的外漏，因此必須建立以下的內部控制制度。一是實行權限分級授權管理，明確管理員、操作人員、維護人員的職責范圍，相互制約，相互促進。二是建立健全對病毒、電腦黑客的安全防范措施。例如采用防火墻技術、網絡防毒、信息加密存儲通訊、身份認證、授權等。三是對儲存數據的各種磁盤或光盤做好必要的標號，文件的修改、更新等操作都應附有修改通知書、更新通知書等書面授權證明，對整個修改更新過程都應當做好登記。四是強化審計線索制度。計算機會計系統應具有必要的自動記錄能力，以便業務人員或審計人員查詢或跟蹤檢查。

如今的會計電算化是管理現代化和會計自身改革和發展的客觀需求，是科技時代發展的必然產物，網絡技術的迅速發展要求實現會計電算化以滿足現代企業管理的需要。總之，隨著我國經濟的發展，會計電算化工作將面臨巨大的變化，會計電算化工作也將出現各種各樣的問題，如果經濟單位不能重視和及時解決會計電算化工作的問題，將不利于會計電算化向更深層次發展。

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