會計電算化下內部控制方法的探討

○黃愛平

（合誠工程咨詢股份有限公司 福建 廈門 361009）

一、引言

會計電算化的發展是會計發展史上的一次重大變革，對于推動會計工作起到了重大的作用，改變了傳統的會計核算方式，提高了會計工作的效率以及核算的準確性。計算機的普遍應用，提高了會計信息的及時性，大大提高了核算和管理的職能，因此會計電算化是會計發展的必然趨勢，但是會計電算化的發展改變了企業傳統的內部控制制度，使原有的內部控制監督作用弱化，加大了會計數據真實性的風險以及犯罪可能性。于是加強企業內部控制建設是防范企業的經營風險、適應信息網絡時代發展以及加強內部審計監督等要求的必然選擇。

二、會計電算化對內部控制的影響

會計電算化改變了組織的控制流程和方法原則，在傳統的手工記賬方式下，內部控制制度主要是通過人員的崗位分工、權責分離以及各種憑證的定期核對來加強內部控制，但是電算化的使用導致人與人之間、信息溝通方式以及控制內容方面的變化，進而改變了內部控制方式的改變。

1、內部控制的范圍和對象發生變化

在傳統的手工方式下，內部控制主要是對發生的經濟業務進行管理和控制。在電算化背景下，會計工作更多地是依賴于計算機來完成，會計人員只是負責數據的錄入和審核，數據輸出結果由計算機自動完成，這種情況下，內部控制除了對會計人員進行控制，還要對計算機的操作管理、維護、數據存儲安全等問題進行控制和監督；另外數據輸入是電算化工作的起點，也是會計數據真實可靠的保證，因此加強數據輸入的正確性是內部控制工作控制的關鍵點。

2、會計處理流程發生了重大變化，審核作用減弱

在傳統會計方式下，對于發生的經濟事項，要經過具有不同權限的人員和不同部門的相互確認和審核，才能最終完成會計的記錄工作，在企業內部就形成了一套嚴密的相互制約的內部控制流程；而實行電算化以后，很多繁瑣的程序和流程被簡化，計算機能夠自動處理很多原來由人工操作的數據，數據處理更加集中化和自動化，這就導致了會計人員對于會計處理程序的監控作用，審核的力度大大削弱。

3、會計信息的存儲發生重大變化

手工記賬方式下，會計信息主要是通過紙質的方式進行保存，從填制憑證到賬表輸出都通過文字和紙張進行記載，那么任何的修改和變動都會在紙質上反映出來；實行電算化以后，各種會計數據都存儲在計算機的硬盤或者其他移動硬盤上，這就加大了數據被修改的可能性以及由于不適當的存儲造成的數據丟失風險。這些問題是會計工作中面臨的巨大挑戰，也是內部控制需要強化和改進的方面。

4、安全管理和控制問題

網絡技術的發展使得信息交流的平臺更加開放，大量的信息通過互聯網進行傳遞，這就給一些不法分子提供了可乘之機，也為計算機病毒的傳播帶來了更大的可能性，因此安全問題也是內部控制應該關注的重點。會計軟件的使用會涉及到大量的數據，而各種破解軟件的發展會造成企業數據庫遭到惡意的破壞，導致大量重要數據的丟失，因此，必須加強對于計算機安全控制工作，確保數據的安全完整。另外還要對計算機的操作權限進行管理，確保開放環境下軟件的安全。

5、內部控制方式發生變化

手工方式下，內部控制主要是通過人員之間的相互牽制來保證信息的準確性，但是會計電算化以后，人與人之間的牽制轉變成通過計算機程序和制度來進行控制，內部控制的方式發生了變化，傳統的控制如編制科目匯總表，試算平衡檢查以及賬目之間的核對在電算化環境下已經沒有必要存在，計算機會自動進行試算平衡和檢查，所以，電算化削弱了人在內部控制檢查中的作用。

三、會計電算化下強化企業內部控制的方法

會計電算化發展的趨勢要求企業應該建立一套完善的內部控制制度，從人員、程序、安全等方面加強對內部控制制度的完善，進而確保企業會計信息的真實完整，以及會計信息質量的提高，杜絕違法犯罪行為的發生，保護企業財產的安全完整，降低經營風險，最終實現企業的經營目標。

1、加強會計人員控制，明確崗位分工和權利責任

內部控制的有效實施依賴于一套完整的內部控制流程以及明確的職責分工，這樣才能確保會計人員各司其職、合法合理的行使自己的權利和責任，因此就要求組織進行合理的崗位分工，明確各人的職責。首先，應分別設置電算化部門和用戶部門，從而確保業務的授權、執行、保管和記錄等不相容職務的分離以及各自部門內的權責分離，在系統的開發設計過程中，應該根據每個崗位的不同要求設置相應的權限，以確保數據處理過程的準確性，崗位分工能夠確保不同職位的相對獨立性，避免越權操作，保證了操作流程的規范性；其次，授予不同的操作權限，加強對會計人員操作密碼的管理，在電算化環境下，會計人員對于會計信息的處理權限依賴于會計人員的姓名和密碼，計算機對于是否是本人的操作不能進行驗證，只能對姓名和密碼進行識別，因此，會計人員應該加強對進入系統口令的保密工作，防止他人濫用自己的權限。

2、強化操作程序的管理控制，提高內部控制的水平

發生的經濟業務在處理時都應該經過不同權限操作人員的確認和審核，才能進行錄入系統，一切按照規定的流程進行處理，及時進行復核，以保證賬實相符。首先，加強從原始憑證的錄入到最終的賬表輸出都應該設置規范的流程操作，即輸入控制、處理控制、輸出控制，例如記賬憑證必須經過審核程序才能夠進行記賬，對任何不合規流程，計算機都應該進行提醒，這樣才能保證會計數據的準確性；其次，對于操作計算機人員的身份進行確認，嚴禁非相關人員進入機房操作，避免因人員失誤造成的程序混亂；再次，加強數據的安全保護，在機房產生的數據結果不能夠帶到機房之外，更不能被閑雜人員接觸，會計人員不能將企業的會計信息提供給除財務主管以外的其他任何人；最后，對于在處理工程中發現的錯誤要及時查找原因，并及時報告給相關人員，在授權之后按照系統的操作要求進行改正，不能擅自處理以上問題。完善、規范的內部控制制度才能為提供準確的會計信息提供良好的基礎。

3、加強會計文件安全保管控制

會計電算化的推行改變了傳統的文件保管形式，硬盤、軟盤等介質成為新環境下的主要存儲媒介，但是電子介質具有易受潮、毀損、易被竊取的特征，所以應該加強對它的安全保管工作。首先應該對相關的文件進行隨時備份，并把備份文件安全存放，并定期檢查，防止由于意外情況導致數據丟失；其次，要把電子文件進行輸出打印，以書面的形式進行保管，并進行核對，并設置專門的檔案管理部門，嚴格檔案的閱覽、借出手續，對于重要的文件要使用專門的加密設備進行保管，防止數據的泄露和被盜；最后，不斷完善計算機系統的性能，，加強網絡安全管理，避免受到外部攻擊和病毒破壞，進而建立起全面的安全控制體系。

4、加強計算機系統的安全管理

在電算化環境中，計算機是存儲會計數據的重要工具，一旦其因為外部的突發事故而導致無法運行，就會造成會計數據的大量丟失，更甚者導致整個會計系統的癱瘓，因此，加強計算機的安全維護工作是新的會計工作環境下必不可少的控制管理工作。強化計算機系統的安全就是要不斷提升計算機的軟硬件設施，提高抵御外部網絡風險的能力，所以，應該設置專門的人員進行計算機定期的維護和管理。首先，配置兩人以上的人員進行計算機日常的維護，這樣可以形成相互牽制的作用，避免犯錯，還能夠提高他們的積極性，同時還要加強軟件升級、更換的審批制度，硬件的更換和修改應該報上級領導的批準，對于硬件應進行定期的檢查和備份；其次應該使用數據加密技術，設置操作密碼，未經批準，操作人員不能對相關的軟件進行卸載和更改，同時要使用殺毒軟件，并不斷的更新和升級，以防范網絡病毒對于計算機的侵害；最后，設置身份識別認證密碼，禁止非相關人士進入機房重地接觸計算機，并對計算機的安全環境進行檢查，如電源、各種線路的檢查，以確保計算機在使用過程中的安全。

5、完善內部審計制度

內部審計是企業內部控制的重要組成部分，也是完善內部控制制度的一種重要方式，通過內部審計可以加強對于會計電算化信息的監控和評價，以發現會計控制程序的缺點，并及時提出改進意見。因此，內部審計人員應做到以下幾點：首先，對會計信息進行定期的審計，以確認會計電算化處理程序和流程是否按照相關的規定執行，賬務處理是否及時和真實；其次，審查計算機上的電子數據是否和書面依據一致，確保賬賬相符和賬表相符；最后，要檢查操作環節是否合理，監督數據的輸入、處理和輸出以及歸檔是否合理有效，防止濫用權力和操作失誤，并對發現的漏洞進行及時修補。

6、提高會計人員的素質水平

任何對流程的控制歸根結底都是對人的控制，因此，提高企業人員的素質和能力是完善內部控制制度本質的要求。首先應該讓會計人員參加計算機系統的開發設計，使他們了解系統的性能，以減少操作環節出現的錯誤；其次要加強對于會計人員的培訓，針對系統知識、內部控制制度以及操作流程、職業道德等進行系統的培訓，推動電算化知識在會計人員的傳播，培養具有會計知識的高級管理人員，為內部控制的完善奠定良好的人員基礎。

計算機技術在會計工作中的應用和發展，使得企業對于它的依賴越來越大，為了確保其產生的會計信息的真實性和準確性，必須加強企業內部控制建設。

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