關于地勘單位地質檔案管理的對策分析

文/廣東省化工地質勘查院　葉素琪

關于地勘單位地質檔案管理的對策分析

文/廣東省化工地質勘查院葉素琪

地質檔案主要是真實記錄地質科學技術活動，在地勘單位中占據重要的位置。通過地質檔案，能夠獲取工作考察的重要信息，從而有效開展工作。然而由于地質檔案數量多，內容繁雜，管理難度大，所以必須重視地勘單位的地質檔案管理，不斷推動地勘經濟的發展。

地勘單位；地質檔案管理；對策

地質檔案管理是地質行業的重要組成部分，能夠完整、準確地為工程建設提供數據服務，對勘探工作和地勘單位的發展具有十分重要的意義，還關系著國民經濟的發展。然而現階段，地勘單位的地質檔案管理還存在許多問題和不足之處，如地質檔案管理模式過于落后、投入的資金不足、檔案管理設施不完善、檔案管理制度不規范、檔案信息采集手段落后、檔案管理人員的綜合素質有待提高、檔案資源共享不廣泛等。這些問題的存在嚴重影響了地質檔案的開發及利用，不利于地勘單位工作的有效開展。因此，針對地勘單位地質檔案管理存在的問題，提出高效的地質檔案管理對策成為一項迫在眉睫的課題。

一、創新地質檔案管理模式

創新地質檔案管理模式，實現地質檔案管理的現代化管理，是提高其管理水平的重要前提。隨著信息技術的迅速發展，地質檔案管理工作得到了很大的改進，信息資料管理的網絡組織水平得到了提升，傳統的地質檔案管理模式明顯不適應新時期的檔案管理工作。所以地勘單位應該結合自身的實際情況，構建檔案管理模式，為推動地質檔案管理工作的有效開展和地質檔案的充分利用奠定良好的基礎。具體來說，應該結合政府和企事業單位的現有管理模式，充分發揮政府的宏觀調控功能，對地質檔案管理資源進行整合與創新，如加強地勘單位、地質院校與地質科研所的聯系與合作，從而構建先進的地質檔案管理模式。同時，還要充分利用計算機信息技術進行地質檔案管理，方便相關工作人員進行查閱，也以圖片與視頻相結合的形式，讓檔案工作人員更容易理解其中的信息，從而提升檔案利用率。

二、構建地質檔案管理基礎設施

良好的基礎設施對于地質檔案管理來說是十分重要的。倘若地質檔案管理的外部環境十分惡劣，沒有進行及時修繕的話，那么將會大大縮短地質檔案的壽命。這就要求地勘單位加大基礎設施建設，改善地質檔案庫藏條件，盡量做到防火災、防偷盜、防蟲鼠，避免檔案的流失。其次，由于現代信息技術的發展和廣泛應用，地勘單位要加強檔案庫房建設，加大對現代地質檔案的設備投入，不斷完善設備，如數碼復印機、繪圖儀、掃描儀、激光打印機等，加大檔案管理的內容承載量，實現地質檔案的數字化管理。同時，為了保證檔案資料的完整性和有效性，地勘單位檔案部門要注意將紙質檔案資料和電子檔案資料分別存放，為經濟建設提供相應的數據資料參考。

三、實現地質檔案資源的共享

受傳統地質檔案管理意識的影響，一些地勘單位的地質檔案管理觀念較為落后，大多數情況下只有當地的部門及其項目建設者才有可能共享檔案資料，地質檔案資源共享不廣泛。因此，地勘單位要努力建立地質檔案電子閱覽室，實現電子化、信息化地質檔案管理的根本性轉變。電子閱覽室的檔案資料主要是以PDF格式進行保存的，一般來說都有文字和圖片作為書簽引導，并輔以多目標的查詢系統，自動生成統計表格，為相關工作人員提供更為便捷的閱讀服務。同時，還要依托信息網，建立文件管理和檔案管理合一，促使電子文件歸檔和電子檔案管理朝著規范化的方向發展，這也是大勢所趨。此外，還可以建立地勘單位的“地質檔案資料管理與服務”網站欄目，及時發布一些檔案管理的動態、規范標準、政策法規等，提供互聯網的查詢利用，實現了地質檔案資源的共享。

四、提高地質檔案管理人員的素質

地質檔案管理人員是地勘單位檔案管理的重要組成部分，其綜合素質的高低對地質檔案管理具有十分重要的意義。特別是在進入信息時代以后，檔案管理人員能力的培養已經迫在眉睫。具體來說，可以從兩個方面入手：1.定期開展培訓工作，對檔案管理人員進行培訓學習。特別是要提高檔案管理人員的信息化應用水平，引進信息技術，采取激勵的辦法促使員工主動學習，營造良好的學習氛圍。2.檔案管理人員自身要有學習的意識，主動學習計算機技術，在檔案的錄入、管理等環節學會用信息技術進行管理，更好地完成地質檔案管理工作，提高檔案的利用率。同時，由于檔案安全是檔案管理的頭等大事，也是檔案部門一項長期而艱巨的任務，所以提高地質檔案管理人員的綜合素質，強化他們的安全意識，自覺保護檔案的安全，這對于發揮檔案的作用與確保國家秘密安全都具有十分重要的意義。

五、結語

總之，地質檔案管理是地勘單位的一項重要工作，對我國地質發展具有十分重要的意義。因此，地勘單位必須予以高度重視，相關人員也要認清地質檔案管理存在的問題，結合具體工作情況，從源頭保證原本地質檔案的完整、準確和系統，加強對地質檔案的管理。只有這樣才能充分發揮地質檔案資料的價值，更好地為國民經濟發展服務。

［1］姚淑梅，孫瑩，趙志杰.地勘單位科技檔案管理工作之若干問題探討［J］.科技創新導報，2011（29）.

［2］吳玉鳳.關于地質檔案管理及利用的實踐研究［J］.經營管理者，2013（19）.

［3］林惠玲.地質檔案的數字化利用與保密方法探討［J］.廣東科技，2016（08）.