淺談事業單位檔案信息化管理的問題及對策

劉 曄 顏維安

隨著計算機技術和網絡技術的迅猛發展，各行各業的信息化程度和水平都得到空前提升。檔案信息化建設的內容主要包括三個方面：一是檔案信息管理標準化；二是檔案信息存儲數字化；三是檔案信息利用網絡化。其中，檔案的數字化和檔案信息網絡化是重點，人才和軟件是關鍵，設備硬件是條件，前處理是基礎，社會化利用是目的[1]。

1 檔案信息化管理存在的問題

1.1 缺乏專業的信息化管理人才 檔案的信息化對管理人員提出了更高的要求，不僅要精通傳統的檔案業務，而且要掌握信息化、網絡化技術。目前大部分事業單位的檔案管理人員都非檔案專業出身，只是通過培訓取得檔案工作職業資格。有些人員在實際工作中并沒有深入學習專業知識，對新出臺的文件法規不甚了解，單位也沒有給予更多的培訓與交流的機會。

1.2 缺少高性能的管理設備及網絡 一是檔案軟件功能覆蓋面小。事業單位檔案信息化建設起步雖然較早，早已使用軟件進行收文和歸檔工作，但是僅停留在檔案信息搜索的階段，檔案管理未形成系統化。此外，軟件搜索僅用于文書檔案，科技檔案并不適用，搜索的便利度和實際的效率并不理想。二是缺少高性能的硬件設備。很多事業單位在建造檔案室的時候，沒有充分考慮對電子檔案的管理，缺少特殊存儲設備，在一定程度上影響了檔案信息化的進程。三是盡管也在推行“無紙化”辦公，多數單位OA自動化辦公系統仍尚未實施，檔案信息網絡化、系統化建設受限。

1.3 檔案信息安全未被重視 有的事業單位尚未建立健全檔案信息安全管理機制，工作人員檔案安全意識和保密意識不強，思想政治素質不高，常常忽略對檔案信息的審查。此外，還存在技術問題、電腦病毒、黑客攻擊等因素的影響，對檔案信息安全造成很大的威脅。

2 提高檔案信息化管理水平的對策

2.1 加強檔案人員培訓 儲蓄后備人才 檔案管理人員作為檔案的直接執行者，其專業技術水平的高低，影響著檔案信息化建設的程度。因此，對于檔案管理人員的選擇與培訓尤為重要。首先，要選擇責任心強、學習能力強、專業水平較高的人員擔任檔案管理員。其次，加強檔案管理人員的培訓，使其不斷學習并掌握必要的網絡知識和信息技術，根據利用者的需求和單位的實際情況，區分輕重緩急，分批分步驟地選擇那些具有保存價值、且使用頻率高的檔案先行數據化，提高資源利用率。

2.2 更新檔案管理設備 建立管理網絡 “工欲善其事，必先利其器”，良好的軟硬件建設和管理環境是做好檔案信息化建設的前提和保障。一是要以OA辦公自動化系統和內部局域網建設為基礎，以互聯網主頁建設為重點，建立全功能的信息中心，把檔案信息資源軟硬件建設納入單位長遠規劃中。二是配齊檔案信息化管理的硬件設施，根據單位的具體情況投入資金購買掃描儀、監控系統、檔案密集架、底圖柜、磁介質檔案存儲設備、可連接電腦的打印溫濕度記錄儀等硬件設施。

2.3 保障檔案信息安全 提高防范意識 檔案信息化是檔案信息資源開發利用的高速公路，尤其要處理好發展和安全之間的關系。一是完善事業單位檔案信息安全管理體系。修訂單位信息管理制度，加強對計算機檔案管理系統的管理，確保檔案數據庫信息資源的安全。加強對電子文檔歸檔工作的監督、檢查和指導，保證歸檔電子文件的真實、完整和有效。加強內部局域網與外網管理，做到兩者相隔離，嚴格安全保密程序。二是開發利用檔案信息資源和網絡系統建設。要提高工作人員信息安全意識，防止信息泄露，確保檔案信息安全和系統安全。三是嚴格執行《保密法》、《檔案法》和《電子檔案移交與接收辦法》等法律法規，強化安全防范意識，做好安全保障工作。

1 蔣郁新. 檔案信息化建設的思考[J]. 蘭臺世界，2005，11：24-25.