優(yōu)化人事代理人員檔案管理的探索

李玉琴

人事代理制度已實(shí)行數(shù)年，按規(guī)定人事代理人員的人事檔案應(yīng)由人事代理機(jī)構(gòu)統(tǒng)一管理，各單位應(yīng)將人事代理人員在本單位工作期間產(chǎn)生的檔案材料及時(shí)傳遞至人事代理機(jī)構(gòu)，后者將材料歸至人事代理人員個(gè)人檔案。各單位和個(gè)人要了解人事代理人員的檔案信息，如工資、福利、保險(xiǎn)、培訓(xùn)、晉升、考核、政審等情況時(shí)，需攜帶單位介紹信，到人事代理機(jī)構(gòu)辦理查借閱手續(xù)，調(diào)檔查看。如此，不但手續(xù)繁瑣，耗時(shí)耗力，還大大增加了工作量。如何創(chuàng)新模式，優(yōu)化人事代理人員檔案管理，及時(shí)充實(shí)人事代理人員檔案、方便快捷利用人事代理人員檔案，成為檔案管理的當(dāng)務(wù)之急。

1 樹立服務(wù)宗旨 完善服務(wù)功能

1.1 實(shí)行遠(yuǎn)程人事檔案信息查詢 為避免人事代理追求形式、趕潮流，或僅僅局限于初始的學(xué)籍檔案管理，人事代理機(jī)構(gòu)要在信息通訊和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的技術(shù)支持下，建立相應(yīng)的人員信息網(wǎng)站和相應(yīng)的信息鏈接，實(shí)行遠(yuǎn)程人事檔案信息查詢。用人單位可借助網(wǎng)絡(luò)平臺，查閱本單位所屬人事代理人員的電子檔案，了解社會保險(xiǎn)的繳納、學(xué)歷、職稱、履歷等信息，切實(shí)解決代理人員“人檔分離”的問題。

1.2 變 “守?cái)偸健狈?wù)為開發(fā)式服務(wù) 樹立人事檔案利用的“受眾”意識，根據(jù)人事代理工作、代理單位的要求和社會生活其它領(lǐng)域的信息要求，進(jìn)行人員信息的加工整理，提供專題信息、咨詢意見、政策建議。建立內(nèi)部局域網(wǎng)，在規(guī)定相應(yīng)使用權(quán)限的情況下，部分信息對單位、部門和個(gè)人開放[1]，建立公開、透明的人事檔案管理機(jī)制。加強(qiáng)檔案信息的開發(fā)利用，不斷擴(kuò)大服務(wù)范圍，深化服務(wù)內(nèi)容，拓展利用渠道。

1.3 實(shí)現(xiàn)人事檔案的共建共享 人事檔案不僅為單位、組織服務(wù),還要為廣大社會公眾生活和公民參與社會經(jīng)濟(jì)、政治、文化活動提供保障和創(chuàng)造條件。人事檔案管理要堅(jiān)持“以人為本”,儲存、開發(fā)和利用人事檔案信息,既要尊重檔案主體的隱私權(quán)又要維護(hù)其知情權(quán)。實(shí)現(xiàn)人事檔案的共建共享，拓展人事檔案服務(wù)職能。正確處理保密與利用的關(guān)系，在確保檔案安全的基礎(chǔ)上，提高其利用率。

2 優(yōu)化信息資源 完善制度管理

2.1 提高人事信息管理的科學(xué)性、時(shí)效性 人事檔案是整個(gè)人事代理服務(wù)工作的依據(jù)和基礎(chǔ)，人事檔案材料的收集是人事檔案工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)，是人事檔案利用的起點(diǎn)和重要基礎(chǔ)。建立高效、集成的電子文件數(shù)據(jù)收集交換系統(tǒng)，不斷優(yōu)化檔案信息資源，為歸檔材料進(jìn)行實(shí)時(shí)在線歸檔以及進(jìn)檔后的數(shù)據(jù)遷移、數(shù)據(jù)處理。人事代理機(jī)構(gòu)要進(jìn)一步提高工作效率，準(zhǔn)確、及時(shí)地傳輸人事信息，建立、完善綜合數(shù)據(jù)庫，通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫群，提高人事信息管理的科學(xué)性、時(shí)效性。

2.2 保證人事信息的權(quán)威性、及時(shí)性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性 為準(zhǔn)確地評價(jià)一個(gè)人，及時(shí)反映個(gè)人的真實(shí)情況，要重視研究人事檔案用戶的多方位需求，除收集考察、考核、學(xué)歷、各種培訓(xùn)、聘任、專業(yè)技術(shù)晉升等常規(guī)材料外，盡力收集能反映人事代理人員業(yè)務(wù)能力、科研、教學(xué)、行風(fēng)、信用等富有個(gè)性特征、有科學(xué)的定性描述和定量分析的個(gè)性化材料。加強(qiáng)檔案材料的鑒定，完善審核制度，保證人事檔案的權(quán)威性、及時(shí)性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。檔案整理的清晰化、有序化，可為快速、準(zhǔn)確、及時(shí)利用檔案提供保障。

2.3 采用先進(jìn)的數(shù)字技術(shù)來存儲人事檔案信息 充分利用現(xiàn)代科技，堅(jiān)持計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；通過相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存。充分利用新媒體來實(shí)現(xiàn)人事檔案信息存在形態(tài)與傳播形式的創(chuàng)新，提供優(yōu)質(zhì)高效的人事檔案信息服務(wù)，確保方便快捷準(zhǔn)確地利用人事檔案信息。

3 幾點(diǎn)體會

3.1 建立人事檔案管理監(jiān)督機(jī)制 我國檔案服務(wù)政策體系的內(nèi)容框架尚未形成，現(xiàn)有政策整體上“管理性”十分強(qiáng)勢，“服務(wù)性”卻相對弱勢，應(yīng)盡快建立和完善檔案利用服務(wù)政策體系，明確人事檔案管理的責(zé)任、義務(wù)、服務(wù)對象、方式與內(nèi)容，制定開放范圍和程序，同時(shí)要制定、完善有關(guān)獎懲制度和量化考核指標(biāo)。不斷優(yōu)化人事代理人員的檔案管理程序，引導(dǎo)合理、高效、準(zhǔn)確地利用檔案。做到有章可循、有法可依，科學(xué)合理規(guī)范雙方工作流程和操作程序，建立高效靈敏的信息反饋和檢索系統(tǒng)，使人事檔案代理工作步入科學(xué)、有序的發(fā)展軌道，

3.2 積極借鑒國外人事檔案管理的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn) 隨著社會的進(jìn)步，人事工作越來越民主、公開、透明，我們應(yīng)當(dāng)適度、有效地借鑒人事檔案管理的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)。改變傳統(tǒng)的封閉、單一的管理模式，樹立人事檔案管理的服務(wù)宗旨，完善人事檔案管理的服務(wù)功能，提高人事代理人員檔案管理水平。為單位、組織部門或個(gè)人提供快速、便捷的利用方式，以便其及時(shí)、準(zhǔn)確地利用人事代理人員檔案。

3.3 加大宣傳力度 通過各種媒體，廣泛深入地宣傳，讓大眾充分了解檔案服務(wù)的功能，了解人事檔案的內(nèi)容和用途，了解利用檔案的法律法規(guī)及程序，消除人事檔案的神秘感。強(qiáng)化利用檔案意識，不斷提高人事檔案工作的社會認(rèn)知度，增強(qiáng)公眾人事檔案信息的接受和利用能力，消除利用檔案的障礙，從而更方便、快捷、更多地利用檔案。

1 張慧敏.人事檔案信息資源開發(fā)策略探析[J].黑龍江檔案，2010，2：31.