參考文獻(xiàn)著錄不規(guī)范現(xiàn)象分析及其解決方法

張 洋，郭 偉

（《中國(guó)機(jī)械工程》雜志社，湖北 武漢 430068）

著錄不規(guī)范現(xiàn)象分析及其解決方法

張 洋，郭 偉

（《中國(guó)機(jī)械工程》雜志社，湖北 武漢 430068）

是論文的重要組成部分，針對(duì)編輯過程中遇到的文中參考文獻(xiàn)引用不規(guī)范和文后參考文獻(xiàn)著錄格式不規(guī)范、不完整的問題，提出了解決方法。首先，在初次審讀時(shí)向論文作者指出文中參考文獻(xiàn)過度引用、欠引用、實(shí)效性差和文后參考文獻(xiàn)著錄格式不規(guī)范問題；然后，在后續(xù)審讀過程中，核對(duì)文中參考文獻(xiàn)和文后著錄的順序和數(shù)量是否對(duì)應(yīng)，并通過查詢國(guó)內(nèi)外主流數(shù)據(jù)庫的方式來核對(duì)參考文獻(xiàn)的真實(shí)性，將不完整的著錄格式補(bǔ)充完整。

參考文獻(xiàn)真實(shí)性；著錄不規(guī)范；科技論文

0 引言

參考文獻(xiàn)是指為撰寫或編輯論著而引用的有關(guān)資料。文后參考文獻(xiàn)是科技論文的重要組成部分，它注明了被引理論、觀點(diǎn)、方法、數(shù)據(jù)的來源，是反映論文真實(shí)性的科學(xué)依據(jù)，同時(shí)也表明了科研工作的繼承性和相關(guān)性，體現(xiàn)了作者對(duì)他人勞動(dòng)的尊重和對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的維護(hù)［1］。因此，保證參考文獻(xiàn)著錄的真實(shí)性、完整性和規(guī)范性成為論文編校工作的組成部分。不少學(xué)者從參考文獻(xiàn)的作用出發(fā)，針對(duì)參考文獻(xiàn)引用中出現(xiàn)的問題進(jìn)行了參考文獻(xiàn)著錄規(guī)范性的研究［2-8］。但這些研究大多針對(duì)參考文獻(xiàn)著錄格式規(guī)范化的問題，針對(duì)保證參考文獻(xiàn)真實(shí)性的研究還不多。因此，筆者從自己的工作出發(fā)，介紹了一些解決該問題的方法。

1 參考文獻(xiàn)著錄存在的問題及其原因

參考文獻(xiàn)是論文的重要組成部分，其作用體現(xiàn)在：①提供真實(shí)、廣泛的科學(xué)依據(jù)；②有利于情報(bào)研究和文獻(xiàn)計(jì)量學(xué)研究；③區(qū)別論文作者成果與他人成果；④便于文獻(xiàn)檢索；⑤節(jié)省文章篇幅；⑥具有網(wǎng)絡(luò)鏈接功能［9］。參考文獻(xiàn)的這些作用使得對(duì)參考文獻(xiàn)的處理成為編輯工作的一個(gè)重要組成部分，常常耗費(fèi)編輯不少精力與時(shí)間。

參考文獻(xiàn)的引用中出現(xiàn)頻率較高的問題有缺乏準(zhǔn)確性、故意漏引或多引、過分自引、著錄欠規(guī)范［10］。產(chǎn)生這些問題的原因比較復(fù)雜，既有主觀原因，也有客觀原因。

主觀原因造成的問題多是參考文獻(xiàn)故意漏引或多引、過分自引。研究工作是論文素材的來源，是論文撰寫的基礎(chǔ)。當(dāng)研究成果不夠豐富和厚實(shí)，卻因?yàn)楦鞣N原因而要撰寫論文時(shí)，作者常常會(huì)采用以下幾種方式來拼湊一篇論文：①把他人的論文不加引用地放入自己的論文，將其作為自己的研究成果；②為顯示論文水平，大量引用與論文內(nèi)容關(guān)聯(lián)不大的著名學(xué)者著作；③作者為提高自己已發(fā)表論文的引用頻次，不加選擇地引用已刊出論文；④為達(dá)到論文的刊出要求（有些刊物對(duì)論文中參考文獻(xiàn)的數(shù)量有要求），隨意列入一些參考文獻(xiàn)應(yīng)付。

客觀原因造成的問題多是參考文獻(xiàn)缺乏準(zhǔn)確性和著錄欠規(guī)范。閱讀文獻(xiàn)是科研工作者日常的工作之一，但科研工作者閱讀的習(xí)慣是泛讀多、精讀少，很少有意識(shí)地去整理已閱讀的文獻(xiàn)，記錄下文獻(xiàn)完整的信息。除此之外，有不少論文的執(zhí)筆者是研究生，他們投稿的時(shí)候還在學(xué)校，可以方便地查詢參考文獻(xiàn)，等到論文需要在刊出前修改的時(shí)候，他們多半已經(jīng)工作。由于在論文撰寫時(shí)沒有注意整理參考文獻(xiàn)，而工作單位又不具備再次查詢文獻(xiàn)的條件，因此他們無法按照參考文獻(xiàn)著錄格式的規(guī)范將其補(bǔ)充完整。與經(jīng)過系統(tǒng)規(guī)范培訓(xùn)的編輯不同，論文作者一般不了解參考文獻(xiàn)著錄格式完整、規(guī)范的重要性，他們往往在著錄參考文獻(xiàn)的時(shí)候只求有著錄，而不關(guān)注著錄是否完整規(guī)范。

2 參考文獻(xiàn)著錄格式的規(guī)范化及核對(duì)

論文的編校是一個(gè)由粗到細(xì)、由整體到局部的過程。參考文獻(xiàn)及其著錄格式的處理作為編校過程的一個(gè)組成部分，同樣應(yīng)按照逐步細(xì)化的流程來進(jìn)行。

2.1 審稿中參考文獻(xiàn)著錄存在的問題及解決方法

2.1.1 審稿中參考文獻(xiàn)著錄存在的問題 論文初審時(shí)，編輯應(yīng)通讀全文，找出參考文獻(xiàn)引用中的問題。該階段論文參考文獻(xiàn)著錄的主要問題表現(xiàn)為以下4個(gè)方面。

1）參考文獻(xiàn)過分引用。論文是給特定專業(yè)領(lǐng)域?qū)W者閱讀的，他們對(duì)自己專業(yè)領(lǐng)域內(nèi)的發(fā)展動(dòng)態(tài)和基礎(chǔ)很了解，熟悉那些常用的方法和技術(shù)。作者把這些專業(yè)領(lǐng)域中所熟知的知識(shí)單獨(dú)給出說明，并提供參考文獻(xiàn)就顯得有些冗余，減少了論文單位文字中的信息量含量。另一種情況是，作者引用與論文所述內(nèi)容關(guān)聯(lián)不大的參考文獻(xiàn)，僅僅為了達(dá)到所投稿期刊對(duì)參考文獻(xiàn)數(shù)量的要求而拼湊參考文獻(xiàn)。

2）參考文獻(xiàn)欠引用。作者來稿中有時(shí)會(huì)有作者明確指出某位學(xué)者做了哪些研究，得到了什么樣的結(jié)果，但沒有給出參考文獻(xiàn)的情況。這種實(shí)際上引用了參考文獻(xiàn)卻沒有給出著錄，會(huì)降低對(duì)應(yīng)說明的可信度。由于沒有相應(yīng)的參考文獻(xiàn)來證明，讀者會(huì)對(duì)作者表述的真實(shí)性產(chǎn)生疑慮，甚至?xí)凶髡呤欠癯u的困惑。

3）參考文獻(xiàn)過于陳舊。最新的參考文獻(xiàn)不僅反應(yīng)了當(dāng)前其所在領(lǐng)域的研究現(xiàn)狀，還濾除了過去研究中的一些不好的方法和錯(cuò)誤結(jié)論，具有更多的信息和更好的時(shí)效性。一般來說，從作者投稿時(shí)間起，10年之內(nèi)的參考文獻(xiàn)的時(shí)效性是比較好的。10年之前的文獻(xiàn)，要么因?yàn)槠渌鰞?nèi)容非常重要，常被引用而成為該領(lǐng)域所熟知的知識(shí)；要么因?yàn)槠渌鰞?nèi)容不全面、不正確，被其他文獻(xiàn)所完善。

4）參考文獻(xiàn)著錄格式不規(guī)范、不完整。當(dāng)前，論文投稿時(shí)執(zhí)筆的一部分是在校的研究生或畢業(yè)后剛投入工作的研究生。他們的論文寫作經(jīng)驗(yàn)不豐富，不是很了解參考文獻(xiàn)著錄格式的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，即使想把參考文獻(xiàn)按照國(guó)標(biāo)的要求規(guī)范化處理，也由于沒有范本而難以做到。

2.1.2 審稿中參考文獻(xiàn)著錄問題的解決方法 ①前述的情況1）～3）屬于參考文獻(xiàn)引用不當(dāng)?shù)膯栴}，編輯在通讀時(shí)可以向作者一一指明，并提出相應(yīng)的修改意見，如建議作者刪除那些過度引用的文獻(xiàn)，補(bǔ)充欠引用的參考文獻(xiàn)，用最新的參考文獻(xiàn)去替換那些時(shí)效性不強(qiáng)的文獻(xiàn)。②針對(duì)前述的情況4），編輯可以根據(jù)GB/T 7714-2005《文后參考文獻(xiàn)著錄規(guī)則》的要求，將各種類型的參考文獻(xiàn)的著錄格式的說明及示例整理成一個(gè)文檔，在將論文返回給作者修改的時(shí)候一并附上，給作者提供一個(gè)修改的范例，讓作者有的放矢地去修改。

2.2 編校中參考文獻(xiàn)著錄存在的問題及解放方法

2.2.1 編校中參考文獻(xiàn)著錄存在的問題 經(jīng)過初審，論文中的參考文獻(xiàn)數(shù)量會(huì)有一定的變化，參考文獻(xiàn)在文中引用的順序可能也會(huì)有一些變化，但所引用的參考文獻(xiàn)基本確定。這一階段參考文獻(xiàn)著錄中容易出現(xiàn)兩個(gè)問題：一是文中參考文獻(xiàn)的內(nèi)容和編號(hào)與文后著錄的參考文獻(xiàn)不一致。作者根據(jù)論文初次審讀意見調(diào)整參考文獻(xiàn)時(shí)，參考文獻(xiàn)變動(dòng)大，作者在調(diào)整之后，往往沒有重新仔細(xì)整理參考文獻(xiàn)，易出現(xiàn)文中的參考文獻(xiàn)沒有按照其出現(xiàn)的先后順序編號(hào)、正文中引用的參考文獻(xiàn)與文后對(duì)應(yīng)編號(hào)的參考文獻(xiàn)的內(nèi)容不一致、文中出現(xiàn)的參考文獻(xiàn)數(shù)量與文后列出的參考文獻(xiàn)的數(shù)量不一致。二是文后參考文獻(xiàn)著錄不規(guī)范、不完整。即使編輯將參考文獻(xiàn)著錄格式國(guó)標(biāo)規(guī)范與示例給了作者，作者也會(huì)因?yàn)楦鞣N原因而不能按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的要求給出完整的著錄格式。

2.2.2 編校中參考文獻(xiàn)著錄問題的解決方法 上述兩個(gè)問題中的第一個(gè)比較容易解決，編輯在審讀的過程中將文中、文后的參考文獻(xiàn)對(duì)應(yīng)起來審讀就容易解決。第二個(gè)問題需要根據(jù)參考文獻(xiàn)的類型分開處理。參考文獻(xiàn)可分為中文文獻(xiàn)和英文文獻(xiàn)，這兩大類文獻(xiàn)按照文獻(xiàn)的類型（標(biāo)識(shí)符）可以分為期刊、圖書、標(biāo)準(zhǔn)、會(huì)議文獻(xiàn)、報(bào)告等形式。下面針對(duì)各種類型的參考文獻(xiàn)逐一給出說明。中國(guó)知網(wǎng)、萬方數(shù)據(jù)、維普網(wǎng)作為國(guó)內(nèi)主要的文獻(xiàn)數(shù)據(jù)平臺(tái)，可提供查詢的中文文獻(xiàn)類型包括：學(xué)術(shù)期刊、博士學(xué)位論文、優(yōu)秀碩士學(xué)位論文、工具書、重要會(huì)議論文、年鑒、專著、報(bào)紙、專利、標(biāo)準(zhǔn)、科技成果、知識(shí)元、商業(yè)評(píng)論數(shù)據(jù)庫、古籍等。進(jìn)入文獻(xiàn)數(shù)據(jù)平臺(tái)后，輸入?yún)⒖嘉墨I(xiàn)的標(biāo)題或作者就可以得到文獻(xiàn)的詳細(xì)資料。中國(guó)國(guó)家圖書館是國(guó)內(nèi)最大的書籍收藏單位，其官方網(wǎng)站（中國(guó)國(guó)家數(shù)字圖書館）可以提供中文書籍和國(guó)內(nèi)出版單位出版的外文書籍的查詢。編輯進(jìn)入國(guó)家圖書館的官網(wǎng)http：//www.nlc.gov.cn/后，在首頁輸入需要查詢的書名就可以查詢到其完整信息。外文文獻(xiàn)中的絕大多數(shù)都是英文文獻(xiàn)，下面就以英文文獻(xiàn)為例來說明。查詢英文圖書最好的網(wǎng)站是亞馬遜（www. amazon.com）。在網(wǎng)站首頁，選擇需要尋找的類型為圖書（book）后，輸入書名就可以得到相關(guān)的查詢結(jié)果。需要注意的是同一書名可能有不同作者寫作的圖書，同一作者所寫的圖書也會(huì)有版本的差別。在得到的查詢結(jié)果里面，編輯需要根據(jù)作者列出的圖書其他信息從檢測(cè)結(jié)果中找到對(duì)應(yīng)的圖書。點(diǎn)開對(duì)應(yīng)圖書頁面后，在圖書詳情（prod?uct details）欄里面可以找到出版者（publisher）及其出版時(shí)間。圖書之外的參考文獻(xiàn)可以用國(guó)外權(quán)威的文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫，如Springer、Elsevier的www.sci?encedirect.com、IEEE的ieexplore、SAE的http：//pa?pers.sae.org/，這些網(wǎng)站都可以根據(jù)作者提供的參考文獻(xiàn)的不完全信息查詢得到完整信息，編輯再根據(jù)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的要求將參考文獻(xiàn)的著錄格式補(bǔ)充完整。

通過上述方法來補(bǔ)充參考文獻(xiàn)的詳細(xì)信息不但可以發(fā)現(xiàn)作者著錄中遺漏的內(nèi)容，還可以找到虛假著錄的參考文獻(xiàn)，從而將其剔除，保證參考文獻(xiàn)的真實(shí)性。

3 結(jié)語

隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，編輯與作者的聯(lián)系變得更加方便，編輯和作者基本上在第一時(shí)間就能夠收到對(duì)方處理后的稿件，正文部分編校所花費(fèi)的時(shí)間大大縮短。與此同時(shí)，以前耗時(shí)很多甚至是無法做到的參考文獻(xiàn)的一一核對(duì)也成為可能。筆者在日常工作中采用上述方法，提高了參考文獻(xiàn)著錄的完整性、規(guī)范性和真實(shí)性。

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（責(zé)任編輯：曾 婷）

G232

：A

：1673-0143（2013）04-0150-03

2013－07－03

中國(guó)科協(xié)精品科技期刊工程項(xiàng)目

張 洋（1979—），男，編輯，碩士，研究方向：科技期刊編輯學(xué)。