迷你云：學校無紙化辦公數據管理的利器

■王芳

針對學校目前無紙化辦公現狀，應用“迷你云”將改善現狀，分別從簡便性、可操性、優越性等方面闡述“迷你云”應用給學校無紙化辦公數據管理帶來的益處及可行性。

現如今“云”絕對是一個炙手可熱的概念，云儲存、云計算、云端等經常被提及。云儲存在使用中常被分為“公有云”和“私有云”，“私有云”通常是由用戶自己構建在自己的服務器上的云服務，對數據有著更強的控制能力和安全保障，可以避免“公有云”可能存在的安全性、法律風險等問題。

“云”的本質內涵應該是“存于網絡、隨時下載”，通俗地說就是將個人終端（臺式電腦、筆記本電腦、智能手機等）放到互聯網中，可以讓我們在任何時間任何地點做任何與電腦相關的事，再也不用攜帶筆記本或者U盤，因為我們需要的所有數據、軟件都在“云”中。筆者在這里探討的“迷你云”也具有這一特點，它還有一些應用在課堂教學管理文件時的優點，這是其他云不可比擬的。對于高中信息技術教學中存在某些問題，“迷你云”也可以很輕松地解決。

1 目前學校無紙化辦公的現狀

學校在一個學期或一個學年過程中，需要教師上交很多文件，如教案、各類編制試題、練習、教研組活動記錄表、學期初工作計劃、學期末工作小結等，以及學校各部門下發的文件。現在大多數中學的辦公現代化仍較為原始，如學校各部門發出的通知和文件都是以紙質形式在校宣傳欄上張貼或者發送到各辦公室，甚至人手一份，教師上交材料都需要排隊打印，然后上交，或者有些學校雖為無紙化狀態，但使用較為煩瑣，如通過在校園網上發布文件、公告和通知，在校園網郵箱和FTP上相互傳遞文件，如果碰到節假日不在學校，校園網的郵箱就不能使用，只能使用外網的FTP或Internet上的郵箱，這些方式雖能達到一定程度的無紙化辦公，但在實際應用中還是存一些問題。

1.1 教師使用各平臺時感覺費力

教師需要記住多個用戶名和密碼進入不同的平臺，如進入校園網郵箱和進入FTP以及發布信息都需要不同的用戶名和密碼，即使設置成同一種用戶名和密碼，但每次登錄還是需要輸入密碼才能進入。有時又因校各部門相對獨立和習慣使用的平臺不同，教師同一文檔還需要發送多個部門或放置在多個平臺中，這也給老師們帶來麻煩。

1.2 各部門收集教師上交文檔費時

應用不同平臺傳遞文件的結果就是各部門負責人需要在各個平臺中收集和下載文檔，這樣會使部門不能快速統計和收集這些文件。

1.3 各部門之間共享文件不便利

各部門之間常相互共享文件，但由于各部門文件可以放置郵箱或FTP，這種放置方式具有分散性，導致某一部門需要另一部門的文件時，要花費時間將這些平時零散發送進來的文件找出，就需要匯總各個老師或各部門的資料進行查閱，這樣，校辦公室或檔案室不能方便、及時地得到資料，勢必影響工作效率。

2 “迷你云”的功能特點

“公有云”能實現的就是將你自己的東西存放在人家那兒，而“迷你云”屬于“私有云”的一種，是國內首款面向微小組織的同步云盤產品，它與目前市場上常見的云存儲服務不同，“迷你云”除了具有“公有云”的海量數據存儲功能，還可以作為應用軟件（如郵箱、視頻監控）的海量存儲空間，又可作為員工的私密存儲以及數據共享的空間，為了確保數據安全，辦公室內部共享數據與通過互聯網共享數據采用完全隔離的兩套系統。在辦公室內部，通過“我的電腦”直接訪問自己的私有云，在辦公室外部，可通過網頁版界面和移動終端訪問“迷你云”，實現移動學習、辦公等。

3 “迷你云”在學校無紙化辦公表現優越

面對上述目前本校無紙化辦公的現狀問題，使用“迷你云”可以方便實現文檔的存儲、歸類。

3.1 “迷你云”架構的要求低、操作簡單

“迷你云”對服務器要求不高，只要有一個大容量的硬盤即可，其操作系統可以是Windows XP/Win7/Windows server2003等。不需要機房連接外網，只要有局域網就行。所有部門或教師的移動終端（可以是臺式電腦、筆記本電腦、安卓手機、iPhone以及iPad等）安裝客戶端軟件（只是一個小軟件，安裝很簡單），“迷你云”就架構完成了。

3.2 教師使用“迷你云”簡單方便

1）注冊“迷你云”簡單，可以由管理員在后臺為每個教師新建賬戶，并分配可用空間大小以及是否賦予管理員等。當然也可以由教師自己注冊，注冊時只需要各部門或教師按照自己的名字或“學科+姓名”或“部門+姓名”（不管采用哪種方式命名，只要學校能識別出你是誰，當然為了統一，也可以做規定，學校管理層可以自行做出規定和要求）等用戶名進行注冊（注冊的要求非常低，只要你會打自己登錄名和密碼即可，其他不作要求）。

2）登錄“迷你云”快捷，在登錄界面添加“迷你云”服務器的IP地址（這個可以事先告知各位老師，服務器IP添加只是在第一次登錄時需要）和輸入之前注冊的用戶名和密碼即可進入“迷你云”世界。

3）使用“迷你云”就像操作自己電腦硬盤一樣，雙擊桌面上“我的電腦”，在打開的“我的電腦”窗口發現除了硬盤之外，還多了一個“迷你云”盤，在這里教師們就可以新建文件夾或文件（文件類型可以是文檔、圖片、聲音、視頻等），并分門別類地管理和操作（重命名、復制、剪切、刪除等等）這些文件夾或文件。

3.3 “迷你云”的功能強大

1）各行政領導和部門可以方便集中下載和檢查,各個教師在自己移動終端的“迷你云”盤里建立的這些文件夾或文件將會同步上傳到云服務器中，教師之間如果沒有得到訪問權限相互是不能訪問的，每個老師只能看到自己電腦“迷你云”中資料，就比如說你自己的電腦里資料，同事在另外的電腦里一般情況下是不能訪問的。但學校的管理員卻能看到所有教師“迷你云”中的文件夾和文件，這就給收集上交教師文檔提供了很大方便。

2）設置公共目錄，可實現教師共享學校需要告知教師的文件、通知、資料等等內容，教師們再也不需要在各個平臺中查看學校發布的內容，而只要雙擊桌面上“我的電腦→迷你云”，在打開的窗口中查看這個公共文件，比如“校辦”“教務處”“教科室”“政教處”等共享的文件夾，當然部門還可以設置教師們或其他部門不能看到的文件夾和文件，這只需進行權限的設置就可以了。

“迷你云”既方便了教師又有利于學校領導的管理，因此說，“迷你云”是學校無紙化辦公的利器。