優(yōu)化電子離校流程提高工作效率

文/安金聚

每年的畢業(yè)季節(jié)，畢業(yè)生都需要辦理繁雜的離校手續(xù)，由于辦理時間相對集中，傳統(tǒng)的離校辦理方式需要投入很大的人力、物力且工作效率低下，學(xué)生需要長時間排隊辦理，這給大學(xué)的離校工作帶來巨大的壓力。我校在對多年畢業(yè)生離校工作分析、總結(jié)的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)了優(yōu)化的畢業(yè)生離校流程。

在電子化離校系統(tǒng)出現(xiàn)之前，畢業(yè)生辦理離校手續(xù)需要拿著“離校單”去職能部門逐個蓋章，只有按照規(guī)定的順序蓋完所有離校確認(rèn)章才能到院系領(lǐng)取畢業(yè)證書，如果中間丟失離校單，就需要重新辦理所有手續(xù)。基于紙質(zhì)離校單的管理辦法下，各個部門都是獨立辦理離校業(yè)務(wù)。假如有五千人畢業(yè)，需要到十個部門離校確認(rèn)，那么就需要累計蓋章五萬多次，不僅工作量大，效率也非常低下。以我校本科生離校手續(xù)辦理流程為例，大致需要進行以下十步操作：

1.班主任簽名：畢業(yè)生索取離校單、填寫個人信息。

2.院系蓋章：核實黨費、團費繳納情況。

3.宿管員簽字：到宿管處辦理財產(chǎn)驗收，如果有財產(chǎn)損壞則需要到后勤辦理賠償。

4.后勤處蓋章：有財產(chǎn)損壞則辦理賠償，核查電費及住宿費繳納情況。

5.教務(wù)處蓋章：核對教材費、補考費繳納情況，多退少補，確認(rèn)畢業(yè)信息。

6.圖書館蓋章：辦理借還圖書清理手續(xù)，是否已經(jīng)上傳電子版畢業(yè)論文。

7.就業(yè)指導(dǎo)中心蓋章：辦理就業(yè)合同簽收，發(fā)放派遣手續(xù)。

8.財務(wù)處蓋章：核查學(xué)雜費繳納情況，退還各項押金。

9.學(xué)生處蓋章：上交學(xué)生證、辦理貸款的同學(xué)簽訂還款協(xié)議。

10.到學(xué)院領(lǐng)取畢業(yè)證：上交離校單，領(lǐng)取畢業(yè)證，完成離校流程。

隨著近幾年信息化的逐漸發(fā)展，各個職能部門登錄統(tǒng)一的離校平臺進行網(wǎng)上離校確認(rèn)操作，免去了逐個蓋公章這一機械步驟，也省去了“離校單”，實現(xiàn)了“無紙化”操作。但是針對每個畢業(yè)生來說，依然需要到每個部門分別辦理離校手續(xù)，相對傳統(tǒng)離校流程優(yōu)化效果并不明顯，甚至因為沒有了紙質(zhì)的離校單，導(dǎo)致很多學(xué)生不清楚到底哪些部門辦理完成了，哪些部門還沒有辦理，而且也無法確定辦理的次序，如很多學(xué)生在校園卡中心辦理注銷校園卡時排了很久隊，才發(fā)現(xiàn)因為圖書館未辦理離校確認(rèn)導(dǎo)致不能進行校園卡注銷，這樣雖然通過信息技術(shù)嚴(yán)格控制了離校流程的規(guī)范化操作，但是對于學(xué)生來說反而更加繁瑣。

通過對傳統(tǒng)的離校流程進行深入分析之后發(fā)現(xiàn)，大部分畢業(yè)生的離校手續(xù)都比較簡單，只有很少一部分學(xué)生是需要特殊處理的。以2012年我校畢業(yè)的3600名本科生為例，欠款的只有幾十人；圖書未歸還的不到100人；直升本校研究生的校園卡要延期使用到9月份的400人；其他諸如宿管方面需要核對電費、對財產(chǎn)損壞需要賠償?shù)囊不咎崆疤幚磉^。根據(jù)這些特征，可以把畢業(yè)生離校工作從傳統(tǒng)的以學(xué)生為主動、職能部門被動的操作模式轉(zhuǎn)變?yōu)橐月毮懿块T為主動，學(xué)生離校為被動的操作模式，采取類似黑名單的模式，各個部門梳理出一份需要來本部門辦理業(yè)務(wù)的學(xué)生名單，只針對自己部門需要特殊處理的那部分學(xué)生進行逐個辦理，其他大部分學(xué)生采取網(wǎng)上批量辦理的操作辦法，這樣既鎖定了這批特殊的學(xué)生，又使得其他學(xué)生毫無壓力地順利畢業(yè)離校。

以我校本科生的離校流程來看，共有十多個部門需要對畢業(yè)生進行離校處理操作，各職能部門提前核對需要到本部門現(xiàn)場辦理手續(xù)的畢業(yè)生名單，對于不需要來現(xiàn)場辦理手續(xù)的則直接設(shè)置為允許畢業(yè)，畢業(yè)生在網(wǎng)上提交畢業(yè)申請后即時顯示自己還需要到哪些部門進行現(xiàn)場辦理，辦理的內(nèi)容，需要提供的材料清單。同時還顯示各個部門目前有多少人需要辦理，各個部門辦公地點以及辦理時間等，對于需要現(xiàn)場辦理人數(shù)比較多的部門還提供網(wǎng)上預(yù)約功能，預(yù)約之后借助短信平臺通知學(xué)生何時辦理。業(yè)務(wù)處理流程如圖1所示。

每年畢業(yè)之際，學(xué)生處首先在離校系統(tǒng)內(nèi)將需要畢業(yè)離校的學(xué)生進行標(biāo)記，各個職能部門讀取此標(biāo)記并進行梳理，將必須到本部門處理的學(xué)生進行鎖定，其他學(xué)生批量放行。需要離校的學(xué)生在提交離校申請后即可看到哪些部門是必須要去辦理手續(xù)的。例如，校園卡中心需要梳理帶有畢業(yè)離校標(biāo)記的學(xué)生對應(yīng)的校園卡，將那些賬戶內(nèi)有余額的用戶標(biāo)記為需要辦理退還余額的手續(xù)，學(xué)生可以選擇現(xiàn)場辦理退還余額并銷卡，也可以在關(guān)聯(lián)自身的銀行卡號后選擇非現(xiàn)場辦理并確認(rèn)，系統(tǒng)將把校園卡余額自動退還到銀行卡中，并對校園卡進行注銷操作，這樣幾乎所有的畢業(yè)生都不需要來校園卡中心辦理注銷手續(xù)。

目前我校公共數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)已經(jīng)日趨完善，逐步實現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)共享中心，學(xué)校各個職能部門對應(yīng)的子系統(tǒng)已經(jīng)實現(xiàn)以公共數(shù)據(jù)平臺為基礎(chǔ)，人、財、物等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的實時交換中心，結(jié)合這些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)及決策分析系統(tǒng)，還可以對當(dāng)前的離校流程再進一步優(yōu)化，切實有效地提高辦事效率，節(jié)省有限的公共資源。