我院醫療設備檔案管理工作的探討

衛生部北京醫院 醫學工程科，北京 100730

我院醫療設備檔案管理工作的探討

周嬙

衛生部北京醫院 醫學工程科，北京 100730

本文介紹了我院醫療設備檔案管理的內容，從醫療設備檔案的有效利用、管理模式及處理方式等方面探討了如何有效加強醫療設備檔案的管理。

醫療設備檔案；檔案管理；醫院信息系統

醫療設備檔案是現代化醫院臨床、教學、科研的重要信息來源，其有效利用是檔案管理工作得以持續發展的基礎，是醫院發展進程中不可或缺的重要環節[1-2]。醫療設備檔案管理的最終目的是完善利用醫療設備整個生命周期過程中的信息資源，發揮檔案的深層次效能，更好地為醫院現代化建設服務，為臨床、教學、科研活動服務，為領導決策提供各種信息資源。因此，科學規范地做好我院醫療設備檔案的管理工作很有必要[3-4]。

1 我院醫療設備檔案管理的內容

根據財政部和衛生部的相關法律法規，我院要求為單價在1萬元以上、屬于固定資產的醫療設備建立檔案，并且長期保存；如果該醫療設備報廢，其設備檔案也要做相應處理。我院醫療設備檔案管理的內容主要包括兩部分：醫療設備申購過程中形成的檔案和醫療設備使用過程中形成的檔案。

1.1 醫療設備申購過程中形成的檔案

這部分主要包括醫療設備申請報告、購置論證表及論證會議記錄、產品合同、發票、安裝驗收報告、三證（醫療器械生產企業許可證、醫療器械經營許可證、準字號的醫療器械注冊證）等；進行招標采購的醫療設備，還要保存招投標的相關材料；需要《大型醫用設備配置許可證》的醫療設備還包括全套有關材料等。通過外貿采購的醫療設備，還應包括機電設備進口證明、報關單、外貿合同、外商發票、外商原產地證書、外商質量保證書、外商裝箱/重量體積單、外運單據等；享有國家免稅政策的醫療設備，還需附加海關免稅證明。

1.2 醫療設備使用過程中形成的檔案

我院醫學工程科有20余名醫學工程技術人員，負責保障全院醫療設備正常運轉的同時還負責記錄醫療設備使用過程中形成的檔案，主要內容包括醫療設備的定期保養計劃、醫療設備使用情況的記錄、維修維護情況的記錄、每年的經濟效益分析情況的記錄等[5]。

2 醫療設備檔案的管理模式

我院醫療設備檔案的管理遵循了《中華人民共和國檔案法》、《GB/T 11822-2008 科學技術檔案案卷構成的一般要求》、《GB/T 18894-2002電子文件歸檔與管理規范》等相關法律和技術標準，結合實際工作，建立了合適的、科學的醫療設備檔案管理模式和制度。

2.1 醫療設備檔案的紙質保管

醫療設備檔案管理雖然越來越多地采用了計算機化管理模式，但完整的紙質資料保管相當重要。對于查閱紙質資料的，由檔案管理人員陪同，當時翻查資料，當時回收；對于借閱資料的，由檔案管理人員認真填寫借閱表，包括借閱文件的名稱、借閱時間、借閱人員所屬科室，并由借閱人簽字，留好聯系方式，并向借閱人明確歸還時間，在規定的時限前督促歸還，以維護檔案資料的完整性[7]。

2.2 醫療設備檔案的信息化管理

醫療設備檔案的信息化管理不僅可以準確、快捷地查閱所需資料，節約人力和時間，提高工作效率，而且對于更新管理概念和管理手段、提高醫療設備管理人員的素質和檔案管理的質量起到十分積極的促進作用。

為了便于對醫療設備檔案的查詢、統計和利用，我院規范了醫療設備的術語，對各類數據進行標準化、結構化記錄，這是后期對大量設備檔案進行統計和數據挖掘，使得海量零散數據成為有用信息的基礎；我院還將一些難以進行數據格式化保存的重要文件進行了掃描存檔。

3 醫療設備檔案的處置方式

我院醫療設備的處置方式可大致分為：調撥、轉讓、捐贈、報廢報損等，有時為便于原有設備的更新、升級、換代，還有廠家回收的方式[8]，簡單來說可以歸結為醫療設備的轉移和終止，相應地，我院醫療設備檔案的處置也分為轉移和終止兩種方式。一般而言，醫療設備轉移后，其檔案原件在不違反相關法律和制度的前提下，也應隨設備一起轉移至設備接收方，轉出方應保留重要內容的復印件；也可以雙方約定，轉出方繼續保留原件并終止更新內容，接收方保留其所需檔案內容的復印件。若醫療設備報廢，則其設備檔案隨之終止。對于已終止的設備檔案，相關法律、標準中并沒有明確其保管時間，我院根據相關的檔案管理制度進行處置，如隨即銷毀，或根據實際需要繼續保存若干年。一般我院對已終止的醫療設備檔案繼續保存8年以上時間，上不封頂，因為多數設備的折舊年限和使用年限約為6～8年，醫院可以充分利用舊設備的信息，以便對做好新設備的采購、使用、保養等工作提供幫助。

4 小結

醫療設備檔案的管理工作對資源的充分利用和醫院的發展具有重要意義，應該引起足夠重視[9]。為使檔案信息資源在醫院現代化發展過程中發揮其應有的作用[10]。必須不斷提高醫療設備檔案管理意識，健全檔案管理制度，建立醫院信息一體化管理模式，實現檔案信息資源的共享，通過多途徑、多渠道利用檔案信息資源，滿足臨床、教學、科研工作的需要。

[1] 周建學,楊繼慶．探討醫療設備檔案的科學管理[J]．中國醫學裝備,2011,8(12):69-71．

[2] 曾冬梅,徐勛良．醫療設備檔案管理之我見[J]．醫療裝備,2011, 24(2):67-68．

[3] 鹿泉忠．醫療設備檔案的合理利用及信息資源管理的對策[J]．中國現代藥物應用,2008,2(20):1210 -1211．

[4] 華金芬．淺談醫療設備檔案管理及其應用[J]．醫療裝備,2010, 23(9):50-52．

[5] 王玉紅．如何健全和規范醫療設備維修檔案[J]．醫療裝備, 2010,23(1):59-60．

[6] 黃燕,種銀保,胡曉霞,等．醫院醫療設備的檔案管理的實踐與體會[J]．醫療衛生裝備,2011,32(8):118-119．

[7] 劉欣．淺談醫療設備檔案管理工作[J]．中國醫療設備,2009, 24(7):89-90．

[8] 馮世領,王禹,蔡葵．醫療設備資產處置實踐及問題探討[J]．中國醫療設備,2011,26(2):74-77．

[9] 何彩平．醫療設備檔案的建立與管理[J]．中國醫學裝備,2011, 8(12):58-60．

[10] 朱秀蓮．醫療機構技術檔案管理模式與探討[J]．醫學信息, 2007,20(6):961-962．

Discussion of Medical Equipment Archives Management in Our Hospital

ZHOU Qiang
Medical Engineering Department, Beijing Hospital, Beijing 100730, China

This paper introduces the content of medical equipment archives management in our hospital, discusses how to strengthen the management of medical equipment archives in aspects of the effective use, management mode and processing methods in our hospital.

medical equipment archives; archives management; hospital information system

G271；R197.39

C

10.3969/j.issn.1674-1633.2013.05.037

1674-1633(2013)05-0105-02

2012-07-17

2013-03-27

作者郵箱：zhouqiang@bjhmoh．cn