淺談如何加強管理提高醫院辦公室工作效率

吳繼勝

（新邵縣人民醫院，湖南 邵陽 422900）

淺談如何加強管理提高醫院辦公室工作效率

吳繼勝

（新邵縣人民醫院，湖南 邵陽 422900）

隨著社會主義市場經濟的發展與改革開放進程的不斷推進，醫療衛生事業逐漸地發展起來。而醫院辦公室的管理工作室醫院管理工作的核心，在構建和諧醫患關系、提升醫院服務水平等方面發揮著至關重要的促進作用。本文將從醫院辦公室的工作與管理的角度出發，探討如何加強管理以提升醫院辦公室工作效率。

醫院辦公室；管理；工作效率；措施

醫院辦公室是醫院內部的綜合性工作部門，它在醫院日常工作中承擔著繁重的工作任務。隨著醫療衛生事業的改革與發展，人們對醫院服務水平與服務態度提出了更高的要求。因此，如何加強醫院的日常管理以提升醫院辦公室工作效率，是當前人們熱衷研究的一大課題。

1 關于醫院辦公室工作職能的概述

醫院辦公室作為醫院內部行政管理的綜合性職能部門，它的工作職能包括以下三個方面：

首先是醫院辦公室的行政職能：一是要主管醫院往來行政公文的收發、登記、催辦督辦、轉遞傳閱以及保密工作，檢查醫院各個部門年度公文的利用與保管情況；二是要根據醫院管理者的指示，擬制定全院的規章制度，發布行政事項的通告、通知以及布告；三是要做好會議通知、會場準備與記錄工作，專門負責應急管理工作。

其次是醫院辦公室的服務職能：一是負責全醫院的通訊工作與職工手機虛擬網絡以及對虛擬網絡的管理工作；二是要受理醫院內部各個職能部門的報告、指示并及時地反饋給相關部門；三是負責兄弟單位院級的行政領導或者上級領導的來訪接待工作；四是負責醫院職工的計劃生育工作；五是負責醫院內部或者外部群眾的來訪與來信事項。

三是醫院辦公室的管理職能：一是在日常管理中協助相關部門做好綜合性的管理工作，在潛移默化中提升醫院的執行能力與管理水平；二是要在平時工作中嚴格貫徹上級的指示與各項政策決議，并負責檢查執行情況；三是協助醫院高層管理者了解醫院的運行狀況，并向上級領導提出科學可行的建議與方案[1]。

2 針對加強管理以提升醫院辦公室工作效率的研究

2.1 措施之一——采取措施創新管理工作的方法、制度與要求

要創新管理工作的方法、制度與要求，就要做到以下三點：

一是要采取措施完善醫院辦公室的管理方法，根據醫院管理項目的內容與要求采用調研、督促與催報的形式進行。醫院的一些重要決策或者工作在開始執行之前，辦公室要在規定的時間內不定期或者定期對相關承辦部門工作的辦理結果與情況進行催報。同時，醫院辦公室室在開展行政管理工作的過程中，調研與管理要同時進行，為醫院的管理者進行科學決策提供便利。

二是要采取措施在醫院內部建立健全科學合理的管理制度，將醫院的管理責任進行合理劃分，并將責任落實到部門或則個人。在實際的管理過程中，醫院辦公室要根據不同部門所承擔的不同工作進行重點抽查或者普遍性的檢查。醫院辦公室可以利用各種座談會與會議對各個部門在落實醫院重大決策與重要批示的工作進行通報。對于落實工作較好的部門要給予表揚，對于落實工作較差的部門，要予以督促與批評，并將所有部門的落實情況計入績效工資的考核范圍之內。

三是要采取措施遵守醫院的管理要求。醫院辦公室的工作人員要堅持實事求是、以人為本的原則，以認真負責的工作態度，做好醫院的行政管理工作[2]。首先要深入基層進行全面細致地調研，準確地了解并掌握管理工作中存在的問題與矛盾，對于一些涉及管理秘密的工作要嚴格保密。同時，在日常的管理工作中，辦公室的工作人員要做好與其他部門的溝通與協調工作，提升辦公室的工作效率。

2.2 措施之二——采取措施實施三級的管理制度

要提升醫院辦公室的工作效率，就要在日常管理的過程中，實施三級管理制度：首先要采取措施強化醫院的醫務管理，明確各個部門所需承擔的職責，嚴格遵守管理制度，將醫務管理的工作納入績效工資的實際考核之中，從而在最大程度上提升醫院辦公室的工作效率；其次是強化醫院的行政例會管理工作，在醫院行政例會舉行的過程中，辦公室的工作人員要做好會議的記錄與整理工作，及時地歸納與總結會議中提出的問題，并及時地將領導分配的任務分配給各個部門，并做好任務執行過程中的檢查工作，對于工作積極、任務完成質量高的部門要予以表揚，對于任務完成質量低的部門要限期整改；三是要高度重視醫院總值班管理制度，要在平時的工作中，及時地傾聽員工的工作意見與要求，幫助員工解決一些突發性的事件，穩定員工的工作情緒，并將處理意見上報給上級領導，將處理結果通知各個部門，在部門負責人簽字之后，組織人員進行辦理。

2.3 措施之三——采取措施提升辦公室工作人員的專業素質

要提升辦公室工作人員的專業素質，就要做到以下三點[3]：

一是做好工作人員的培訓工作，要通過各種各樣的途徑獲取醫院高層管理者的支持，為人員的培訓、學習與進修創造良好的外部環境，并在醫院內部開展豐富多彩的培訓活動，鼓勵工作人員積極地參與。

二是要在日常的工作中加強學習，因為平時的工作較忙，辦公室的工作人員很少有時間參與學習。因此，在平時的工作中，要倡導工作人員抓住一分一秒的時間學習，努力提升他們的工作質量與水平以及自身的綜合素質。

三是要采取措施優化醫院的資源配置，堅持實事求是、優勢互補的原則與工作理念，針對辦公室內工作人員的性格與特長，科學合理地劃分每一位工作人員的工作職責，從而在最大程度上提升辦公室工作人員的服務質量與水平。

2.4 措施之四——采取措施更新管理觀念

要更新管理觀念，就需要做到以下三點：一是要采取措施緊抓廣大人民群眾所反映的熱點問題與上級領導所關注的難點情況，在完成上級領導布置的任務的基礎上，主動地思考實際工作中需要改善的方面；二是醫院辦公室要及時發現醫院在發展過程中潛在的問題與矛盾，并提出相應的解決措施，為上級領導制定科學的決策提供專業服務；三是醫院辦公室要緊緊把握國家頒布的相關政策法規，在保障醫院改革正常進行的基礎上，主動做好醫院日常管理的督促與檢查工作，在最大程度上確保醫院決策落到實處[4]。

2.5 措施之五——利用新技術創新工作方法

在現代化醫院的管理過程中，新技術的應用不僅提升了醫院辦公室的工作效率，而且簡化了很多工作流程，節約了成本。比如說，計算機技術、網絡通信技術、先進的辦公軟件等。

隨著時代的發展與社會的進步，人們對醫院如何提升醫院的服務水平與醫療水平的關注度越來越高。而醫院辦公室作為醫院內部的重要組成部分，在提升醫院行政管理水平與改善醫院內部的工作氛圍等方面發揮著重要的推動作用[5]。因此，在新時期新形勢下，加強醫院的管理以達到提升醫院辦公室工作效率的目的，是當前擺在人們面前的一項重大而有緊迫的任務。

[1]黃皓勤.醫院辦公室工作的實踐與探索[J].安徽衛生職業技術學院學報,2011,10(6):10-11.

[2]王巍,林霄,楊思妤,等.5S現場管理在醫院辦公室工作中的實踐與創新[J].醫院管理論壇,2011,28(12):57-59.

[3]包黎剛.新形勢下辦公室工作的幾點思考[J].中國美容醫學,2010, 19(z4):318-319.

[4]王巍.論醫院辦公室工作的創新實踐[J].醫院管理論壇,2009,26 (12):13-15.

[5]衛剛,秦璞.淺談如何提高醫院辦公室工作效能[J].中醫藥管理雜志,2009,17(11):1050-1051.

R197.3

：C

：1671-8194（2013）07-0369-02