大型會議活動專項經費監管思路淺析

●張世勛

各地舉辦的大型會議活動，如貿易洽談會、承接產業轉移活動、產品博覽會等，在促進本地經濟社會發展方面發揮了重要作用。會議活動期間經費加上前期經費，支出動輒幾百、上千萬，財政部門事先會預撥一部分專項經費，會議活動結束后一并審核撥付。工作實際中，個別承辦單位不注重專項經費使用管理，致使部分經費支出不能按照財政財務的規定得到審核認定，從而帶來諸多弊端。因此，要確保大型會議活動的圓滿舉行，確保專項經費支出得到審核認定并及時支付，必須科學使用、管理、監督大型會議活動專項經費，筆者就此談幾點看法。

一、大型會議活動的特點

大型會議活動的特點既是承辦單位工作的著力點，也是專項經費監管必須考慮的關鍵點。大型會議活動一般有以下特點：一是舉辦規格高。區域性的會議活動一般是省級政府和中央部委共同舉辦的，受邀請的人員有相關單位領導、院士、高校專家學者、大型企業集團高層領導等；二是邀請人員多。受邀參加會議活動的人員有幾千人，與之相關的展館參觀、會場儀式、食、宿、行等支出費用較高；三是承辦單位、會務人員多。與會議活動相關的單位都參與會議活動中，一個單位分包一項或幾項活動，有的單位全員參與到會務工作中，部分會務活動由社會公益捐助，一部分會務工作實行外包；四是活動內容細。活動內容有綜合活動、專項活動；有來賓接待、開幕式、論壇、項目考察、簽約儀式等；有印刷、宣傳、醫療保障、交通、通訊、住宿、場地布置、接待等；五是前期活動雜。大型會議活動時間一般集中在三天左右，為了做好會議活動期間的工作，承辦單位前期做了大量準備工作如事務協調、宣傳推介、聯絡等，經費支出也是一筆不小數目。

二、大型會議活動專項經費管理使用存在的不足

大型會議活動在承辦單位的精心準備下，舉辦很成功，但由于對專項經費管理使用不夠重視或監管薄弱，為以后的專項經費審核結算留下了隱患，甚至導致專項經費資金不能依法依規撥付。

（一）專項經費使用方案確定遲

舉辦大型會議活動力求取得明顯成效，然而，由于參加人員、項目內容等許多事項不能提前明確，會議活動方案一再修改細化，一般在會議活動舉行前一個月才能最終定稿，沒有留下足夠的時間給專項經費預算編制、場地布置、物資服務政府采購等會務活動，致使一些會務工作倉促上馬，未能按照財政財務制度要求進行。

（二）專項經費預算編制不夠細化

在承辦單位的經費預算申請文件中，僅泛泛列舉了如場地布置費、印刷費、宣傳費、交通費、接待費等幾大項費用總數，對于每項活動具體環節、具體費用支出內容、所需經費數額計算等說明不夠詳細。在執行中，資金管理使用比較粗放，支出內容不具體明確，支出標準缺乏統一規定，如住宿標準、接待標準、專家費標準、會務人員經費、儀式會場布置標準等。

（三）事前審核、事中監管不到位

大型會議活動實施前，相關部門沒有對專項經費預算進行嚴格審核把關，要求完善預算明細，剔除不必要、不合理開支，缺乏事前審核監督。在會議活動實施過程中，沒有按照規定使用大型會議活動審批報銷單等內部約束措施，支出內容標準控制力不夠，一些明顯不符合規范的支出沒有被拒絕支付，經費支出監管力度較弱。

（四）內控措施缺位或執行不到位

承辦單位把主要精力放在了做好會務工作上，不注重完善大型會議活動專項資金管理辦法，致使內部控制措施缺位。有的承辦單位雖然有內部控制制度辦法，規定也較為詳細，但在實際操作中很多方面卻未按規定執行。如對于已下達財務控制數的支出由申請人在支出額度內報銷，卻沒有支出額度控制明細；對于超預算控制數的支出、未下達財務控制數的支出以及臨時追加的支出，按照先申請后支出的原則使用，實踐中往往是先支出后說明情況；所有支出活動實行一事一報，經辦人員需提前提出用款申請，工作結束三日內憑票報銷，實際上有的支出事項結束一個多月后才提交報銷資料。

（五）未嚴格履行政府采購規定

由于會期臨近、會務人員財經法規意識淡薄等原因，在政府采購目錄及限額標準以上的服務類支出未嚴格按規定履行政府采購程序，如：場地布置、車輛租賃、宣傳、印刷等，容易誘發權力尋租等不廉潔甚至違法行為。

三、加強大型會議活動專項經費監管建議

為了確保大型會議活動圓滿舉辦，專項經費審核撥付順利進行，筆者提幾點建議：

（一）堅持規模適當、勤儉節約原則

按照中央政治局關于改進工作作風、密切聯系群眾的八項規定，堅持規模適當、勤儉節約原則，做到既成功舉辦大型會議活動，取得預期經濟、社會效果，又減少經費支出，節儉辦會，避免不必要的浪費和高消費。

（二）及早統籌確定會議活動方案

大型會議活動方案不確定，各項會務工作便無法有效進行。對于定期舉辦的大型會議活動，每屆活動內容變化不會太大，活動方案在上屆活動日程安排的基礎上，突出今年的工作重點和特色，方案定稿要及早安排；對于臨時或一次性的活動，要超前謀劃，增強前瞻性和預見性，從而盡早敲定工作方案?；蛘呖傮w方案不能完全確定，必要的、關鍵環節的活動安排可以提前明確，給會務準備工作以充足的時間。

（三）強化會務人員財務知識的培訓

在會務工作開展前，開展專門的專項經費申報、使用知識培訓會，強調財務規定的嚴肅性和重要性，在做好會務具體工作的同時，對相關支出標準、支出范圍、支出手續、支出資料的取得和保存等統一認知，避免出現超標準、超范圍列支，沒有取得、保管好票據、表格、名單等基礎資料的情況，應延誤專項經費審核結算。

（四）提高專項經費預算編制精細化水平

對于會議活動預算方案編制，要緊密結合會議活動總體方案，進一步細化活動工作方案細節和關鍵環節，結合活動具體內容，細化專項經費預算編制。在報送經費預算申請文件時，注明活動方案明細、經費用途、經費測算內容、測算依據以及相關文件的規定，為預算執行、監控、經費審核認定等做足基礎工作。

（五）注重發揮事前專項經費預算審核職能

專項經費預算申請文件的批轉、審核部門在審核大型會議活動預算過程中要嚴格把關，審核專項經費預算編制是否全面、是否達到了精細化要求、是否科學合理。進一步明確大型會議活動專項經費支出內容、標準、依據，從源頭上確保資金使用規范、有效。對于不符合財政財務要求的預算編制，要溝通協商承辦單位，以及時補充完善相關預算編制內容。同時，加強對專項經費使用情況進行績效管理，實施績效評價。

（六）健全內部控制制度約束機制

在財政財務法規框架下，進一步強化內部管理控制制度的健全和執行。制定大型會議活動專項經費管理辦法，細化專項經費支出管理制度；設計合理的業務操作流程，如經費支出業務審批流程等，資金使用實行“先申請，再執行”的方法，確保制度的執行力和有效性；加強內控制度執行過程中的動態監控，以避免內控制度流于形式，充分發揮內部控制的作用；同時，健全財務檔案資料管理，規范財務行為，嚴密財務手續。

（七）嚴格落實政府采購相關規定

大型會議活動的場地布置、宣傳、印刷、車輛租賃等事項，一般都在政府采購要求的范圍內，承辦單位工作人員盡管不是財務人員，也要增強政府采購的法制意識，認真執行政府采購法規制度規定的工作程序和操作標準，合理確定采購需求，及時簽訂合同、執行政府采購規定。■