“年會攻略”對話板

因為“年會攻略”，我們采訪到了這項企業秀涉及到的諸多領域專家，他們是年會環節中至關重要的角色，他們在常年的參與過程中積累了自己的看法，對“年會攻略”提出了第一線的寶貴經驗。

田納新 山東大廈副總經理

她的年會關鍵詞：正能量+策劃服務

站在客戶角度上發揮自己的正能量，既要將會議場地合理銷售，同時又能保證會議質量。

◎提前調度，了解會議主辦方的活動信息、時間要求和場地要求，做好場地的預留對接，尤其對于常規會議單位及VIP老客戶，有意識地給予提前預留更顯示個性化服務。

◎整體活動的細節調度。對會議活動的流程環節進行梳理，做好準備和調度。

◎細致地掌握年會客戶第一手的資料，保障店內信息的傳播傳遞、工作落地的準確和縝密。

◎為客人實施大廈的LOVE式特色服務，集體的LOVE式服務策劃為會議主辦方邀請的VIP客人創造流連忘返的體驗。

◎以資源和經驗優勢為保障，為客戶做好場地布置和重點宴會擺臺形式及與會氛圍的營造。充滿高科技的硬件設施為會議主辦方提供了堅實的保障。

◎提前半天量的工作和調度，優先于會議主辦方議程前安排和檢查，為年會提供提前預防性營銷服務。

張東升 濟南舜耕山莊集團副總經理 貴賓樓經理

他的年會關鍵詞：針對性策劃+全方位服務

當把焦點對準賓客，當品質和策劃變得專業化、個性化，我們的服務成就的將是一次滿意加驚喜的難忘體驗。

◎對于年會的組織，我們有一支專業的精英團隊來全程跟進，從服務者轉變到參與者、策劃者，無論是員工還是客人，都會從中獲得經驗和成果的享受。

◎用活動主題引導服務指向。我們從主辦方了解活動類型和情感基調后，利用酒店資源配合活動的氛圍布置，從員工的著裝變化到服務項目的增添，都全面配合整個主題。

◎視覺預覽，場景展現。依照活動的要求用電腦做出效果圖除了可以感受現場，更便于客戶提出修改意見。

◎對于每一個年會活動做好詳細的會議客戶檔案，這樣不僅有助于酒店保存年會經驗資料，也為老客戶未來年會的改進提供修改依據。

◎任何一個大型會務活動都需要明確的服務分工，各項目管理人員和企業組織者的對接要具體及時，保持雙方的聯系暢通很重要。

陳正薈 索菲特銀座大飯店 市場銷售總監

她的年會關鍵詞：靈感激勵+環保理念

服務也是有風格的，我喜歡法式的“腔調”，我們對自己的服務也挑剔得恰如其分，在優雅中透露著精細綿密。

◎企業年會的主題和我們的“靈感會議”團隊經過討論碰撞，往往可以有更實際、更新穎的點子出現。我們不僅需要出售服務，更需要提供經驗和靈感。

◎一場年會不論費用高低，如果能考慮到環保和低碳的因素，在裝飾方面多使用可回收利用的物料，用燈光效果代替現場裝飾，用LED屏替代高損耗的噴繪展板，那將是有益于企業和社會的事情。

◎在年會開場前，用雞尾酒會過度人員陸陸續續簽到的空場期，既能增加互動，也可以欣賞企業展區或PPT回顧，為年會起到暖場的作用。

◎使年會舉辦的日期避開周末，能更好地保證邀請的重要客人的到場率。

◎就像房產的預售一樣，訂酒店時間越早約好，提前三個月和一個月拿到的優惠政策是不一樣的。

孫家麟 濟南喜來登酒店行政助理經理

他的年會關鍵詞：信任+溝通

服務理念來自于日積月累的沉淀，細細碎碎的東西凝聚成了一種根植心中的精神。

◎如果時間充足，年會訂酒店前可以多咨詢幾家酒店，搜集相應的信息做個比較，因為不同的酒店有不同的特色，有時候甚至我們也會根據客戶的要求推薦酒店。

◎在組織年會這樣的大型會務時，我會堅持自己一貫的原則：不管好消息、壞消息，你要告訴我真的消息。只有這樣才能在問題產生之前作出正確的判斷。

◎留出時間的提前量等于為企業留出更多選擇權，不僅有舞臺和場地的選擇權，可以有時間試餐并制定菜單，甚至還可以在員工內部做一個調查，讓他們更早地參與進來，更能感受到企業的關懷。

◎溝通要及時，更要細致，提前溝通好企業員工的交通方式。如果需要叫車服務，我們要在年會結束之前聯系好相應數量的出租車公司。

◎保持酒店和企業組織者的及時溝通，尤其要跟進用餐時間，以保證菜品準備的時間和及時。

杜光菊 山東國際飯店副總經理

她的年會關鍵詞：綠色健康+時尚理念

一次完善的服務就是一個承諾的達成，越了解服務行業，越明白“貼心為你”、“親情一個家”簡單話語背后的復雜，也更珍惜所有的付出和努力。

◎在年會準備過程中，永遠不用擔心過分細心是多余的，它是圓滿組織年會的基本要素，我們要求銷售人員要對接到企業人員具體的信息，包括偏好、當日交通和民族飲食禁忌等。

◎因為年會涉及的客人是規模型的，對此類大型活動特別要注重食品的安全問題，所以要保證食材在活動舉辦的當天采購并使用。

◎提前預定的除了場地，還應提醒企業是否需要客房。尤其是有外地客戶和分公司人員參加的企業，未雨綢繆是預防失誤的保障。

◎入場前的簽到活動看似簡單，但如果有禮品分發和簽字留影環節，要注意留出足夠的活動區域，做好禮品補充專人對接，防止客人同時到達造成的擁堵。

◎任何完美的方案也會需要“應急預案”，無論何時做好充足的備用方案，把“可能突發”當成“確實已發”建立預案，是我們多年年會順暢舉辦的心得。

田文萍 萬達凱悅會議宴會總監

她的年會關鍵詞：細節+耐心

把自己融入年會組織者中，變成其中的一分子，你會發現這是在做自己的年會。

◎雞尾酒會式年會讓人們的溝通比較愜意，往往可以用在整體年會的一個環節或者小型年會。在會場中我們會使用服務員托盤服務，同時現場擺放雞尾酒桌，避免取餐混亂。

◎對于家庭式的年會形式，菜單和飲料的選擇要考慮到孩子的需求。依照年會的主題制定相應菜單也比較個性化。

◎合理地做好年會客人入場和散場時間的調整，簡單的提醒就能避免擁擠和其他不安全因素。

◎年會中有節目演出環節，男女演員化妝和更換演出服需要離年會場地近的小休息室，這樣的打包服務和提前詢問考驗的是酒店銷售人員的細致。

◎必要的細節追問是減少失誤的法寶，比如何時布置會場、企業展板是否需要提前送到、掌握好節目單跟進每一個操作等，細節在保證質量中起到關鍵作用。

◎參加年會的人數是組織方比較難控制的，提前三天再次確定參會人數，既能夠及時跟進信息更新，如果有人員的增加，也有足夠的時間去應對。

鐘銳 慶典活動策劃人

他的年會關鍵詞：互動游戲+溫情牌

我更喜歡用情感活躍氛圍的做法，在歡快的情節下做一些感動的事情，在感動的時刻做一些歡快的事情。

◎過多的演出節目容易讓現場氛圍和年會互動的主題脫節，不要想著把年會辦成春晚，嚴絲合縫的環節抵不過渾然天成的互動。

◎ 400人左右的大型年會要組織一場別開生面的演出，最好把歌舞類節目以一定的比例外包給演出公司，然后員工參與的節目占據其中小部分。分工合作的模式可以減輕員工的工作量，讓員工在參與的同時也能觀賞。

◎組織一個環節流暢的年會舞臺秀，后臺的無名英雄必須有良好的配合，尤其是現場導演、主持人、現場工作人員、調光師、調音師、大屏幕控制人員之間的及時溝通。

◎熱場可以采用游戲和小道具，群體性的游戲最易于打破距離感，小手拍等現場道具也能讓氛圍和參與度更好。

◎確定年會的主題基調很重要，應該多從愛情、親情和友情三方面下工夫，而不是先定下節目流程、菜品。這些都是為了年會中的情感服務的，所以從公司員工的細節入手是首要。

◎送禮物的最高境界是不要純粹地為了感動。越有愛有情的禮物，越要以一種輕松的方式送出。