高校校院（系）兩級辦公室工作機(jī)制初探

摘 要：高校辦公室作為學(xué)校各級行政管理的中樞機(jī)構(gòu)，在整個學(xué)校運(yùn)轉(zhuǎn)中處于舉足輕重的位置。探討校院（系）兩級辦公室如何構(gòu)建適應(yīng)學(xué)校發(fā)展的管理體制和工作機(jī)制，促進(jìn)其內(nèi)部相互協(xié)調(diào)和功能的延伸。

關(guān)鍵詞：辦公室工作； 工作機(jī)制

中圖分類號：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1006-3315（2013）02-128-001

要推動高校的跨越式發(fā)展，實(shí)現(xiàn)教學(xué)科研水平的全面提升，自然而然對高校的行政管理服務(wù)提出了新的要求和挑戰(zhàn)。辦公室作為高校各級行政管理的中樞機(jī)構(gòu)，是高校行政管理的綜合職能機(jī)構(gòu)，擔(dān)負(fù)著承上啟下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外的職能，同時又起著傳遞信息、輔助決策、督辦落實(shí)的重要作用，具有參與政務(wù)、管理事務(wù)、搞好服務(wù)等多項(xiàng)職能，是教學(xué)、科研等中心工作的保障力量。辦公室工作的成敗將直接影響到整個學(xué)校的形象和管理服務(wù)水平，影響到學(xué)校自身的發(fā)展。辦公室工作的特殊性和重要性決定了它在高校進(jìn)行校院（系）兩級管理體制改革、管理重心下移后，將承擔(dān)更多的責(zé)任和義務(wù)，面臨更大的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。在這一新形勢下，就需要探討校院（系）兩級辦公室如何構(gòu)建適應(yīng)學(xué)校發(fā)展的管理體制和工作機(jī)制，促進(jìn)其內(nèi)部相互協(xié)調(diào)和功能延伸，從體制機(jī)制上整合高校校院（系）兩級辦公室工作，真正做到信息通暢、資源共享、分工協(xié)作，實(shí)現(xiàn)管理上水平、服務(wù)上檔次、業(yè)務(wù)上臺階、工作有突破，對于促進(jìn)辦公室工作，提高工作效率，樹立全新的辦公室形象具有非常重要的意義。

一、理順管理體制

目前，高校學(xué)校辦公室與學(xué)院（系）辦公室按塊管理，各自為政，工作、崗位上的交流都很少，不利于辦公室工作為教學(xué)科研服務(wù)。建議高校采取學(xué)院（系）辦公室由“學(xué)院（系）和學(xué)校辦公室雙重領(lǐng)導(dǎo)、以學(xué)院（系）為主”的管理體制。提出這一建議主要是基于以下兩方面考慮：一是發(fā)揮學(xué)校辦公室的輻射和引領(lǐng)作用。學(xué)校辦公室作為學(xué)校的綜合協(xié)調(diào)部門，在工作理念、管理模式、工作機(jī)制、服務(wù)方法、規(guī)范化建設(shè)等方面探索出一些比較好的經(jīng)驗(yàn)和做法。通過這樣的體制，可以加強(qiáng)學(xué)校辦公室與學(xué)院（系）辦公室的溝通，促進(jìn)全校辦公室的均衡發(fā)展；二是系統(tǒng)的整合校院（系）兩級辦公室的工作，促進(jìn)其內(nèi)部相互協(xié)調(diào)和功能延伸，從根本上打通全校辦公室系統(tǒng)工作，逐步實(shí)現(xiàn)學(xué)校行政管理服務(wù)一體化、規(guī)范化、專業(yè)化，帶動全校管理水平的提升，從而逐步實(shí)現(xiàn)全校行政管理系統(tǒng)的大融通、大循環(huán)。

二、創(chuàng)新工作機(jī)制

一是主副崗制。辦公室的工作隨機(jī)性特別大，本來每個人都有自己的職責(zé)，都有自己負(fù)責(zé)的一塊工作，但常常會因?yàn)檫@個人外出、臨時出去辦事等原因，他負(fù)責(zé)的這塊工作就出現(xiàn)了空缺。一些師生來辦事，就需要等半天，甚至辦不了。為了解決這個問題，建議采取主副崗制。每個工作人員在履行自身的崗位職責(zé)時（主崗），同時也熟悉、承擔(dān)著辦公室另外一個工作人員的崗位職責(zé)（副崗），這種安排必須建立在工作需要和個人的素質(zhì)、優(yōu)長的基礎(chǔ)上。通過這種機(jī)制，加強(qiáng)了辦公室工作的拾遺補(bǔ)缺和人員的相互了解、密切配合。

二是三三制。辦公室工作因?yàn)轭^緒多，常常是做完了這件事，接著又忙別的事，很少有時間能夠坐下來思考問題，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。完全把自己捆在事務(wù)上，這不利于工作的深入開展。建議實(shí)行三三制工作方式，即用三分之一的時間和精力做預(yù)前工作，用三分之一的時間和精力做事件處理工作，用三分之一的時間和精力做事后的研究總結(jié)工作。通過這種工作方式促進(jìn)辦公室人員多思考和總結(jié)工作，盡可能把工作做到更細(xì)致、更主動、更系統(tǒng)。

三是個性化工作模式。以學(xué)校辦公室為例，主要負(fù)責(zé)行政接待、文秘綜合和信訪，這三大塊在工作性質(zhì)上有很大差別，只有針對不同的工作性質(zhì)，采用不同的工作模式，才能更有效率地做好工作。針對行政接待工作，實(shí)行方案式工作模式，把能想到的細(xì)節(jié)都寫進(jìn)方案里，遇到事情按照方案實(shí)施，增強(qiáng)工作的預(yù)見性和可操作性；針對文秘綜合工作，實(shí)行研討調(diào)研式工作模式，事先擬好研討和調(diào)研題目，不定期組織內(nèi)部研討和到相關(guān)部門了解情況，濃厚研究型的團(tuán)隊(duì)氛圍；針對信訪工作，實(shí)行預(yù)前式工作模式，把可能發(fā)生的信訪事件通過信息發(fā)布、有問必答等方式，消滅在萌芽中。

四是建立聯(lián)系制度。為了從根本上扭轉(zhuǎn)學(xué)校辦公室與學(xué)院（系）辦公室各自為政，工作、崗位上的交流少的現(xiàn)狀，嘗試從學(xué)校辦公室挑選工作人員（以科級以上干部為主），每人負(fù)責(zé)聯(lián)系幾個學(xué)院（系）辦公室，加強(qiáng)學(xué)校辦公室和學(xué)院（系）辦公室的聯(lián)系和溝通。同時，可以邀請學(xué)院（系）辦公室主任或行政干事在適當(dāng)?shù)臅r候到學(xué)校辦公室體驗(yàn)工作，也可以將學(xué)校辦公室工作人員派到學(xué)院（系）辦公室掛職鍛煉，加強(qiáng)人員之間的交流，增進(jìn)崗位了解。

五是規(guī)范工作程序。工作程序?qū)嵸|(zhì)上是工作制度的具體化，按照工作程序去做，就會使一項(xiàng)復(fù)雜的工作變得富有條理性。學(xué)校辦公室把一年中的常規(guī)性工作全部程序化，匯總成常規(guī)工作運(yùn)行規(guī)程，包括開學(xué)典禮、畢業(yè)典禮、運(yùn)動會、教師節(jié)表彰、節(jié)日走訪等。有了這些規(guī)程，即便是新來的辦公室人員，也很容易接手工作，縮短了新同志了解和適應(yīng)工作的周期。除此之外，在每類事務(wù)上也都建立固定的工作流程，比如會議籌辦流程、接待工作流程、公文處理流程、信息報送流程、信訪工作流程等。

六是濃厚研究氛圍。嘗試編印學(xué)校的辦公室系統(tǒng)內(nèi)部刊物《辦公室工作》，選取一些學(xué)院（系）辦公室的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)材料和有關(guān)辦公室工作的好文章，激發(fā)辦公室工作人員學(xué)習(xí)和思考的熱情，推動辦公室這支隊(duì)伍向?qū)W習(xí)型、研究型團(tuán)隊(duì)的方向發(fā)展。