試論城建檔案數(shù)字信息化管理模式探討

摘 要：分析檔案信息化建設(shè)的必要性和建設(shè)信息化管理的一些關(guān)鍵環(huán)節(jié)，最后引起檔案信息資源安全問題的防范，提出相應(yīng)的信息安全保障措施。

關(guān)鍵詞：城建檔案； 信息化安全

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1006-3315（2013）02-174-001

城市建設(shè)檔案是指在城市規(guī)劃、建設(shè)和管理活動過程中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。面對新形勢，城建檔案工作如何運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，加快數(shù)字化城建檔案館建設(shè)的步伐，全面推進(jìn)信息化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，最大限度地發(fā)揮其特有的經(jīng)濟(jì)效益、社會效益，有效地為社會各界提供服務(wù)，我們必須加快推進(jìn)城建檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程，為城市規(guī)劃、建設(shè)和管理提供科學(xué)決策依據(jù)，為城市經(jīng)濟(jì)、社會、文化發(fā)展提供高效、優(yōu)質(zhì)的公共服務(wù)。

一、城建檔案的必要性

城建檔案作為城市規(guī)劃、建設(shè)和管理過程直接形成的真實(shí)記錄，蘊(yùn)藏著豐富的信息資源，涉及城市規(guī)劃、建設(shè)和管理等各個專業(yè)部門。開發(fā)城建檔案信息是充分發(fā)揮城建檔案作用和價值的重要手段。作為城建檔案的存儲介質(zhì)，目前我國大多數(shù)城建檔案的載體是紙制檔案和錄音、錄像帶等。這些傳統(tǒng)的紙制檔案存儲空間大、維護(hù)成本高、查閱不便，難以適應(yīng)數(shù)字化時代的飛速發(fā)展，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)尤其是辦公自動化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，產(chǎn)生了越來越多的電子文件，許多工程圖紙也直接以數(shù)字化形式存在于電子文件中。通過管理內(nèi)容數(shù)字化，新的管理模式采用現(xiàn)代高新技術(shù)和數(shù)碼信息處理技術(shù)對城建檔案的收集、整理、利用各工作環(huán)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化，整合檔案信息，優(yōu)化信息源，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，實(shí)現(xiàn)城建檔案資源的合理配置、最大開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)對檔案實(shí)體的保護(hù)，方便了利用者，減少了中間環(huán)節(jié)，也大大方便了網(wǎng)上傳輸，為社會提供一種全新的傳播、交流城建檔案信息的方式與高質(zhì)量的城建檔案信息產(chǎn)品，使城建檔案工作更好地為城市的現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

二、城建檔案信息化的環(huán)節(jié)

檔案的信息化應(yīng)以現(xiàn)實(shí)需要為前提，分階段、分步驟穩(wěn)妥實(shí)施，重點(diǎn)加強(qiáng)對珍貴、重要、易損和利用頻率高的城建檔案和現(xiàn)行公開文件的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，逐步實(shí)現(xiàn)館藏紙質(zhì)檔案和照片、錄音、錄像等檔案的數(shù)字化，建立數(shù)字資源庫。在信息化城建檔案館從理念走向現(xiàn)實(shí)的過程中，必須解決好幾個關(guān)鍵問題：

1.電子檔案的法律憑證問題

電子文件的法律效力等基礎(chǔ)性問題必須有法律依據(jù)徹底解決電子檔案的接受與管理問題，否則難以保證電子文件的真實(shí)性、完整性、可靠性。

2.數(shù)字化檔案信息資源的長期存取問題

數(shù)字信息載體的脆弱性以及數(shù)字信息所依賴的計(jì)算機(jī)硬軟件的不斷更新，造成數(shù)字化檔案信息資源的長期存取存在種種問題。

3.統(tǒng)一數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)格式問題

檔案信息共享的前提是標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，它包括檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范化、檔案館運(yùn)作規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化、信息交換規(guī)范化。全國各地城建檔案館，包括眾多相關(guān)信息提供單位，只有大家按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、格式來進(jìn)行數(shù)字化，才能更有利于信息資源的共享。

三、數(shù)字化檔案具備的功能

數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)意義上的檔案館相比，有著很大的不同，它的功能特點(diǎn)有五化：館藏檔案數(shù)字化、檔案管理現(xiàn)代化、資源利用共享化、信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)連接化。

1.館藏檔案數(shù)字化：通過運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)與多媒體技術(shù)，將各類傳統(tǒng)介質(zhì)的檔案資料進(jìn)行處理并轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，使所有館藏信息都以數(shù)字化的形式儲存，這是檔案館數(shù)字化建設(shè)的核心。

2.檔案管理現(xiàn)代化：數(shù)字化檔案館不僅包含了傳統(tǒng)檔案館的一切功能，它還包括：檔案編目和檢索自動化、檔案全文儲存與檢索自動化，計(jì)算機(jī)輔助檔案業(yè)務(wù)工作管理、輔助立卷、檔案標(biāo)引自動化、檔案館辦公自動化、檔案庫房管理、保護(hù)技術(shù)現(xiàn)代化、建立檔案數(shù)據(jù)庫等，這是實(shí)現(xiàn)檔案館數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)。

3.資源利用共享化：各種載體的檔案資料將以文字形式存在于檔案館這個“信息空間”中，通過網(wǎng)絡(luò)，用戶可以方便地利用信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案利用的信息資源共享。

4.信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化：數(shù)字檔案館的服務(wù)通過以網(wǎng)絡(luò)為主的信息基礎(chǔ)設(shè)施，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的信息傳遞。

5.數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)連接化：通過統(tǒng)一規(guī)劃的、標(biāo)準(zhǔn)的、規(guī)范化的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，各部門之間可以方便地進(jìn)行數(shù)據(jù)交換和數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換。

四、數(shù)字城建檔案的安全性

如何保障數(shù)字城建檔案館信息安全決定著能否全面實(shí)施檔案的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，可采用包括操作系統(tǒng)及數(shù)據(jù)庫安全技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)、信息加密與身份認(rèn)證技術(shù)、防病毒技術(shù)等在內(nèi)的多種安全技術(shù)。（1）采用高安全性能的操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。（2）綜合使用多種網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)與產(chǎn)品，實(shí)現(xiàn)對網(wǎng)絡(luò)的安全保護(hù)。（3）采用信息加密技術(shù)與身份認(rèn)證技術(shù)。（4）采用最新的防病毒產(chǎn)品，建立病毒檢測制度。（5）加強(qiáng)各應(yīng)用系統(tǒng)的安全管理，統(tǒng)一管理、分工負(fù)責(zé)、及時維護(hù)，確保系統(tǒng)穩(wěn)定、安全運(yùn)行及高效服務(wù)。加強(qiáng)對用戶的管理，包括加強(qiáng)對用戶權(quán)限的管理，即加強(qiáng)對用戶的監(jiān)督、審計(jì)、跟蹤，同時控制上網(wǎng)信息范圍。（6）加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、設(shè)施的安全保護(hù)，做到防震、防水、防火、防有害氣體和其他環(huán)境事故。

五、結(jié)論

建設(shè)數(shù)字化檔案館是檔案信息化發(fā)展到一定程度必然進(jìn)入的軌道，也是城建檔案館發(fā)展的方向，數(shù)字化檔案館建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要長期細(xì)致的工作并有待于在實(shí)踐中不斷發(fā)展和完善，在開發(fā)和應(yīng)用過程中應(yīng)該堅(jiān)持統(tǒng)籌規(guī)劃、量力而行、循序漸進(jìn)、使用有效、安全保密的原則，用信息化建設(shè)思想統(tǒng)攬全局，實(shí)現(xiàn)檔案管理歷史性的跨越，從而保證檔案信息化建設(shè)與全社會信息化同步發(fā)展，為促進(jìn)國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展，維護(hù)社會政治穩(wěn)定提供快捷有效的檔案信息服務(wù)。

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