高校檔案信息資源開發(fā)與利用研究

摘 要：高校檔案是國家檔案的有機組成部分，記載一個學(xué)校的教學(xué)、科研和各項管理活動及學(xué)校建設(shè)和發(fā)展過程的原生信息。從高校整體發(fā)展的角度，研究了高校檔案資源的開發(fā)與利用的意義，并針對檔案工作所存在的問題，著重分析了檔案資源開發(fā)利用工作的對策。

關(guān)鍵詞：高校檔案； 資源開發(fā)； 充分利用

中圖分類號：G270.7 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1006-3315（2013）01-149-001

高校檔案是一個集黨政管理、教學(xué)、科研、基建、出版、儀器設(shè)備、財會、外事等為一體的綜合性檔案體系。拓寬檔案工作的發(fā)展思路，將檔案的開發(fā)與利用放在教學(xué)科研同等重要地位，更好地為學(xué)校各項工作服務(wù)，這是值得我們研究和思考的問題。所以高校檔案的信息資源開發(fā)與利用是檔案收集和管理的根本目的。

一、如何做好檔案的信息資源開發(fā)工作

1.檔案信息資源開發(fā)的意義

檔案信息資源的開發(fā)能滿足各類檔案利用者的需求，使用復(fù)制的孤本檔案，有利于保護檔案原件。學(xué)校有關(guān)部門對檔案工作的認識和利用，將使檔案信息資源由靜態(tài)變?yōu)閯討B(tài)，能夠充分發(fā)揮檔案的作用。

2.完善檔案的收集工作

一個學(xué)校的檔案門類齊全、內(nèi)容完整、庫藏豐富，是開發(fā)信息資源的前提和堅實的物質(zhì)基礎(chǔ)。檔案收集既是一項繁瑣、復(fù)雜、點多線長的工作，也是對檔案工作人員的責(zé)任心和學(xué)校各部門領(lǐng)導(dǎo)檔案意識的考驗。另外，還有一些特殊情況，致使檔案收集無法完善。還有的把復(fù)印件歸檔，原件卻自己保存。這樣就大大影響了檔案的整體質(zhì)量。所以收集檔案材料，不僅要有責(zé)任心，同時還要講究技巧，既不放過任何線索，一追到底，又要結(jié)合收集工作，做好宣傳和指導(dǎo)工作，使提供檔案資源的部門既能了解到文件材料歸檔的重要性，又能了解到有保存意義的信息資源的價值。根據(jù)高校各部門職能，建立健全學(xué)校檔案工作的網(wǎng)絡(luò)體系，明確各部門分管檔案工作的負責(zé)人和專、兼職檔案工作人員及他們各自的職責(zé)范圍。各部門人員的檔案意識提高了，就能積極配合檔案部門工作，為檔案信息資源的完善提供有利條件，推動和促進檔案的收集歸檔工作。

二、如何充分利用檔案的信息資源

1.檔案利用的現(xiàn)狀及其局限性

檔案業(yè)務(wù)工作的內(nèi)容很多，而開發(fā)利用檔案信息資源應(yīng)該是業(yè)務(wù)工作的“主體工程”。因為收集和管理檔案的根本目的，是為了利用，否則就失去保存檔案的意義。從2011年我校檔案館檔案利用的數(shù)據(jù)看，檔案利用者全年不足200人次， 僅占全校師生總?cè)藬?shù)的2%，其中較大部分是已離校學(xué)生查詢學(xué)籍檔案。由此可見，在現(xiàn)實工作和生活中人們對檔案的需求和利用不高是客觀存在的事實。

檔案的原始記錄性決定了檔案是集原始性、真實性、客觀性以及記錄性于一體的信息載體。檔案的本質(zhì)屬性決定了檔案信息是原生靜態(tài)的信息，它不同于經(jīng)過加工提煉的圖書文獻、情報資料等衍生信息，其具有較強的時代性，特別是處在知識經(jīng)濟時代，人們對知識的追求更強調(diào)與時俱進，以適應(yīng)社會的高速發(fā)展，而檔案信息缺乏時效性和現(xiàn)實性的特征，必然制約人們對它的需求。再有現(xiàn)行檔案管理的安全性、保密性以及檔案公開時限等制度因素均不同程度地制約著人們對檔案信息的利用程度和范圍。

2.提高檔案的利用率

在一些高校檔案館檔案利用工作中，還存在著其他一些亟待解決的問題，如大量的館藏檔案仍處于睡眠狀態(tài)，沒有發(fā)揮檔案本身應(yīng)用的價值，傳統(tǒng)的被動坐等服務(wù)形式，查詢檢索工具單一，缺乏檔案利用信息反饋等，這些已嚴(yán)重影響到檔案信息資源的開發(fā)利用和學(xué)校檔案事業(yè)的健康發(fā)展。檔案利用是檔案工作永恒的話題。信息時代的巨大變革，為檔案利用工作帶來了機遇，更帶來了挑戰(zhàn)。高校檔案工作者必須強化服務(wù)意識，轉(zhuǎn)變觀念，打破傳統(tǒng)的檔案管理和服務(wù)形式，抓住檔案利用的特點和規(guī)律性，積極探索，努力開創(chuàng)檔案信息服務(wù)的新局面，才能更好地為高校黨政管理、教學(xué)科研和師生服務(wù)。

目前，為了提高檔案的利用率，許多高校建起了電子檔案館、利用計算機檢索等一些手段。檔案工作者通過自身的努力來獲取利用率，在質(zhì)量上有較大提高是完全可能實現(xiàn)的。優(yōu)質(zhì)的檔案館藏能夠?qū)崿F(xiàn)檔案利用在質(zhì)量方面的發(fā)展，同時也是檔案館生存發(fā)展的關(guān)鍵所在。在優(yōu)化館藏建設(shè)中，檔案工作者完全可以處在主導(dǎo)地位，通過完善制度、查問題、找差距、定措施，改變以往館藏結(jié)構(gòu)不合理、內(nèi)容缺失的情況，重點做好檔案的收集、鑒定工作，使建設(shè)中的館藏既能夠完整、真實地記錄和反映本地區(qū)、本單位歷史進程的全貌，又能充分發(fā)揮檔案信息的重要作用，成為學(xué)校發(fā)展和建設(shè)不可缺失的重要信息資源。比如，檔案的史料價值和憑證價值是檔案在利用方面的兩大重要價值，如果能有效發(fā)揮這兩大重要價值的作用，那么，檔案利用率從質(zhì)量的角度講是其他信息載體所不能相比較的。當(dāng)代著名史學(xué)家李侃說“補史之缺，參史之錯、詳史之略、續(xù)史之亡”，就是對檔案史料價值的褒獎。再說檔案的憑證價值， 它的作用最貼近日常工作，也是檔案價值與日常工作關(guān)系最為密切的方面，如土地、房產(chǎn)、職稱、出國等方面均能體現(xiàn)檔案憑證價值的作用。教職工要解決這類問題求助到檔案室時，檔案室能為其提供出相關(guān)的、完整的原始憑證，這必將為他們的工作和生活帶來很大便利。因此，檔案的利用不在于大量的利用者涌入檔案室，而更在于為需要利用檔案的人們提供足以解決問題的檔案資料，避免利用者期待而來、敗興而歸。所以，盡可能讓每一位檔案利用者達到百分百滿意，這才應(yīng)該是我們每一位檔案工作者在檔案利用服務(wù)工作中追求的目標(biāo)。

總之，檔案利用是檔案事業(yè)發(fā)展的動力，把利用工作當(dāng)作高校檔案工作的重點，充分認識和高度重視檔案利用工作，提高高校檔案的利用率，促進檔案事業(yè)全面發(fā)展，增強檔案利用意識，使高校檔案發(fā)揮其應(yīng)有的效用，促進高校檔案事業(yè)的發(fā)展，把檔案利用工作從思想和實踐兩方面提升到一個新高度，為社會主義經(jīng)濟建設(shè)和現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

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