收集是做好檔案管理工作的第一步

中國(guó)兒童中心成立于1982年，是黨中央、國(guó)務(wù)院贈(zèng)送給全國(guó)少年兒童的一份厚禮。是集應(yīng)用科學(xué)研究、興趣培養(yǎng)、教育活動(dòng)和公共服務(wù)為一體的國(guó)家級(jí)校外教育機(jī)構(gòu)。

校外教育是我國(guó)教育事業(yè)的重要組成部分，是基礎(chǔ)教育的主要領(lǐng)域，是實(shí)施素質(zhì)教育的廣闊天地。校外教育以公益性、思想性、趣味性、科學(xué)性為指導(dǎo)思想，以兒童少年的興趣愛(ài)好為出發(fā)點(diǎn)，以整個(gè)社會(huì)為大課堂，以實(shí)踐體驗(yàn)為特征的兒童少年校外教育活動(dòng)。

校外教育是兒童少年等未成年人活動(dòng)的場(chǎng)所、是實(shí)施素質(zhì)教育的主要渠道、載體和教育模式。所以，現(xiàn)在人們把校外教育比喻成小麻雀，麻雀雖小但五臟齊全。這就是校外教育機(jī)構(gòu)檔案收集工作的復(fù)雜性、和工作的難點(diǎn)所在。

在中心各項(xiàng)管理工作中，檔案工作是基礎(chǔ)性工作，而檔案的收集工作又是檔案工作中的基礎(chǔ)，可謂基礎(chǔ)中的基礎(chǔ)，由此可見(jiàn)檔案收集工作在中心管理工作中起著至關(guān)重要的作用。

俗話說(shuō)，巧婦難為無(wú)米之炊。在中心檔案管理工作中，文件收集不全，歸檔工作的質(zhì)量又怎能保證。如何收集，怎樣收集，制定怎樣的收集制度和方法，是保證檔案工作質(zhì)量的必要前提條件。

一、爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的最大支持，是解決收集工作難的關(guān)鍵

（一）檔案工作的輔助性和服務(wù)性，決定了檔案工作是容易被忽視的崗位

檔案管理工作屬于后臺(tái)默默奉獻(xiàn)的服務(wù)崗位，不像中心各個(gè)業(yè)務(wù)人員工作業(yè)績(jī)是顯而易見(jiàn)的；檔案管理人員的工作和成績(jī)通常是不被了解的，在大多數(shù)人的心里檔案管理工作是隨便可替代和兼職的崗位，因此檔案管理工作缺乏被人理解和受領(lǐng)導(dǎo)重視的機(jī)會(huì)，制約了檔案管理工作人員的積極性，這對(duì)中心各個(gè)管理部門項(xiàng)目檔案的收集工作也會(huì)產(chǎn)生很多不利的影響。

（二）檔案管理人員要積極宣傳檔案工作的重要性，提高中心全員檔案意識(shí)

每年工作開始，中心檔案管理人員就要經(jīng)常對(duì)中心各個(gè)職能部門兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和技術(shù)交流，多向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案收集管理的進(jìn)展情況，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)幫助解決工作中的難題，取得領(lǐng)導(dǎo)和中心全員對(duì)檔案管理工作的理解和支持。

（三）中心檔案管理人員應(yīng)爭(zhēng)取變被動(dòng)為主動(dòng)

目前大多單位，不論是機(jī)關(guān)還是企事業(yè)單位，檔案管理工作大多歸屬于辦公室，不是獨(dú)立的職能部門，檔案工作人員少，沒(méi)有決定權(quán)，只能是給什么收什么，收什么整理什么。這種情況給檔案收集工作帶來(lái)一定的被動(dòng)和困難，同時(shí)也極大地影響了檔案的完整性。

（四）檔案收集的特點(diǎn)和重要性

檔案收集工作涉及到中心的各個(gè)部門，具有難度大、數(shù)量多、涉及工作面廣的特點(diǎn)。檔案管理水平直接反映著中心工作的管理水平，因此要提高全員的檔案意識(shí)，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的最大支持，解決檔案收集過(guò)程中的實(shí)際困難。

二、建立健全有針對(duì)性的檔案管理制度，制定切實(shí)可行的檔案管理辦法

印發(fā)檔案管理辦法，傳達(dá)到中心的各個(gè)部門的全體人員。在檔案管理辦法中要制定出檔案歸檔的分類方案、各項(xiàng)檔案管理制度，包括檔案收集制度、整編制度、歸檔制度、驗(yàn)收移交制度、保管制度、保密制度以及借閱查看制度等。檔案管理制度中要詳細(xì)規(guī)定各個(gè)職能部門具體項(xiàng)目檔案收集的范圍、質(zhì)量要求、檔案驗(yàn)收的要求和檔案移交制度，并結(jié)合各個(gè)職能部門日常工作自身的特點(diǎn)，細(xì)化檔案具體的收集辦法。

（一）歸納中心各個(gè)職能部門每項(xiàng)工作需注重加強(qiáng)收集的文件材料、照片、聲像資料整理與收集工作

1.根據(jù)中心各個(gè)部門的職能，對(duì)每項(xiàng)工作會(huì)產(chǎn)生的文件，進(jìn)行評(píng)估，準(zhǔn)備預(yù)歸檔的檔案夾，每當(dāng)一項(xiàng)工作完成之后，業(yè)務(wù)人員可將產(chǎn)生的文件放到預(yù)歸檔夾中，待到年底統(tǒng)一歸檔。

2.中心的各個(gè)職能部門產(chǎn)生的文件，主要指在行使職能工作中形成的文件，其中包括：中心發(fā)文和收到的外單位的來(lái)文等。

（二）制定檔案收集制度

1.明確檔案的收集、整理是各中心各個(gè)職能部門兼職檔案員的基本職責(zé)。

2.中心各個(gè)職能部門的領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)本部門檔案的收集工作負(fù)責(zé)，要按中心檔案管理的要求，督促部門兼職檔案員按時(shí)將歸檔好的文件交到中心檔案管理人員。中心檔案管理人員要重視文件的收集，從各個(gè)職能部門以開始工作抓起，設(shè)部門兼職檔案人員專人負(fù)責(zé)收集和管理形成的文件，并定期接受中心檔案管理人員對(duì)本部門的檢查。

3.各個(gè)職能部門負(fù)責(zé)人在一年工作結(jié)束或一個(gè)項(xiàng)目告一段落或完成某一階段時(shí)，組織收集、整理相關(guān)文件，隨時(shí)歸檔。

（三）確定文件歸檔的質(zhì)量要求

1.歸檔的文件應(yīng)當(dāng)為原件。如果案卷內(nèi)有復(fù)印的文件材料時(shí)，要求復(fù)印件字跡清晰，反差效果良好，必須與原件內(nèi)容及形式保持一致，在備考表中說(shuō)明提供復(fù)印件的單位及原件保存地點(diǎn)并加蓋公章。

2.文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，與工作實(shí)際相符。

3.歸檔的文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等。

4.文件材料的抄寫要字跡工整、清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。不得使用未經(jīng)國(guó)家頒布實(shí)施的簡(jiǎn)化字，禁止使用涂改液。

5.歸檔的文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面（297×210mm），圖紙宜采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)圖幅。

6.歸檔文件的紙張應(yīng)采用能夠長(zhǎng)期保存的韌力大、耐久性強(qiáng)的紙張。對(duì)于破損的文件、圖紙應(yīng)進(jìn)行托裱，不得使用膠紙帶粘貼。如果有圖紙一般采用藍(lán)曬圖，竣工圖應(yīng)是新藍(lán)圖，允許使用計(jì)算機(jī)出圖，但不得使用圖紙的復(fù)印件。圖紙內(nèi)容必須清晰。

三、掌握檔案收集的方法

1.中心檔案管理人員要將各個(gè)職能部門應(yīng)該歸檔的范圍發(fā)放到各個(gè)職能部門領(lǐng)導(dǎo)及兼職檔案人員手中，要明確規(guī)定各個(gè)歸檔的具體內(nèi)容、份數(shù)和歸檔時(shí)間等。待各項(xiàng)工作完成之后，將文件檢查齊全無(wú)誤后歸檔。

2.中心的各個(gè)職能部門，在工作時(shí)要注意文件的收集，采用預(yù)立卷的方法，在每項(xiàng)工作完成后，將文件按時(shí)間或事件預(yù)歸檔。為日后的檔案收集做好準(zhǔn)備工作，將所有應(yīng)該歸檔的文件歸檔。

3.中心檔案管理人員要經(jīng)常與各個(gè)職能部門的兼職檔案人員聯(lián)系，對(duì)他們進(jìn)行必要的檔案知識(shí)的培訓(xùn)，幫助他們解決工作中的問(wèn)題，使歸檔的文件齊全完整。

4.歸檔時(shí)間一般在第二年的6月份以前。

5.中心檔案管理人員要負(fù)責(zé)將各部門歸檔的文件收集后進(jìn)行檢查、驗(yàn)收和鑒定工作。主要是檢查案卷的卷內(nèi)目錄填寫、備考表的簽名和蓋章是否規(guī)范；使用的檔案盒是否符合要求的防腐檔案盒；卷內(nèi)頁(yè)碼編寫是否有遺漏等，這些看似是小問(wèn)題，但是不注意檢查就會(huì)給日后檔案?jìng)浒笌?lái)更多的麻煩，并且影響日后工作。

檔案的收集管理工作是一項(xiàng)職責(zé)與技能管理相結(jié)合，是多部門、多環(huán)節(jié)的綜合性業(yè)務(wù)工作，做好檔案收集工作有利于檔案管理水平的進(jìn)一步提高。