淺議設計公司的檔案管理

摘要：文化創(chuàng)意產業(yè)高速發(fā)展的背景下，設計公司在內地行內企業(yè)發(fā)展態(tài)勢整體良好。但是，因為諸多原因，設計公司的檔案管理存在諸多不盡如人意的地方。為此，筆者首先論述了設計公司檔案管理現(xiàn)狀，進而依據(jù)行業(yè)與設計公司自身特點，從五個方面闡釋了完善設計公司檔案管理的策略，希望對設計公司改進檔案管理提供一點參考。

關鍵詞：設計公司；檔案管理；管理策略

1設計公司檔案管理現(xiàn)狀

設計公司本質上是用創(chuàng)意設計制造價值的知識性企業(yè)，屬于文化創(chuàng)意產業(yè)之一。我國文化產業(yè)發(fā)展的總體態(tài)勢是：2004年起，中國文化產業(yè)的增長率為每年15%，遠遠超過同期GDP增長率。文化產業(yè)異軍突起，各項指標均位居世界前列。[1]產業(yè)的蓬勃發(fā)展帶動設計公司在內地行內企業(yè)迅猛發(fā)展，但是產業(yè)內部存在種種問題，比如企業(yè)制度還沒有完備，長久發(fā)展缺少可持續(xù)動力等。因為企業(yè)規(guī)模問題，設計公司多為10人以下的小企業(yè)，即使是著名的中國設計公司如正邦設計、朗圖設計、早晨設計等業(yè)內前十強，也不過二三百人，囿于人手問題，多數(shù)設計公司在檔案管理方面明顯缺失、甚至缺位。由于設計公司急于賺錢急功近利的短期行為，管理者不可能自發(fā)產生文件檔案管理的良好機制，所以設計公司檔案管理狀態(tài)堪憂。因此，產生了很多不利于設計公司長遠發(fā)展的因素。如不重視設計方案的有效歸檔管理，不重視企業(yè)客戶檔案的維護，以至造成設計企業(yè)商業(yè)秘密的擴散和客戶的流失，給企業(yè)的長遠發(fā)展帶來很多困難甚至重大損失。另外，設計公司人員流動頻繁，許多設計師將自己的設計方案握為己有，不及時送歸公司相關部門入檔，跳槽時有的設計公司又沒有加強離職管理，導致設計企業(yè)設計思路的流失，甚至失去在某些領域設計思路領先的優(yōu)勢。在引發(fā)知識產權糾紛時，也沒有原始憑據(jù)作為依據(jù)，往往處于不利地位。作為將知識創(chuàng)意轉換為價值的設計企業(yè)，知識產權的保護尤為重要。如果長久對檔案管理不加以重視的話，企業(yè)的生存發(fā)展都成問題。同時，也因為設計公司人員流動頻繁，所以不少設計公司不重視對設計師的人事管理檔案管理，造成許多設計師人事檔案的不完整，漠視設計師權益必然導致向心力不強，影響設計公司的人脈與發(fā)展。此外，經(jīng)營管理者將合同協(xié)議視為秘密不向檔案室移交，行政管理中各種會議等記錄也沒有及時歸檔，造成文件歸檔不能全面完備，最終導致設計公司企業(yè)管理制度的不完善。

故而，完善設計公司的檔案管理，站在現(xiàn)代企業(yè)制度管理的高度重視檔案管理，從長遠看，有助于提升設計企業(yè)的競爭力、凝聚力；有助于維護設計企業(yè)合法權益；有助于設計企業(yè)構筑企業(yè)信用體系，提高企業(yè)誠信度，樹立企業(yè)形象；有助于培養(yǎng)和形成企業(yè)文化，創(chuàng)造出獨特的設計理念，擺脫急功近利，最終以鮮明的品牌立足于激烈的市場之中。

2完善設計公司檔案管理的相應策略

設計公司檔案管理的根本目的就是要為企業(yè)成長發(fā)展助力，要把核心檔案當作企業(yè)生存發(fā)展的生命，同時根據(jù)自身特點推行簡約式管理。在此基礎上，實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、知識化、信息化。

（1）完善核心檔案管理。“企業(yè)核心檔案資源指現(xiàn)代企業(yè)運營必備的檔案文件”。[2]對于設計公司而言，所謂核心檔案資源就是事關公司生存、發(fā)展的必要的檔案文件資料。一旦失去，會給設計公司帶來重大損失，導致設計公司將無法恢復、重建與運轉。所以，加強核心檔案管理，對于設計企業(yè)至關重要。那么哪些檔案屬于設計公司的核心檔案呢？主要包括如下幾個方面：第一，設計公司的資本、財產及技術資源憑證。如設計公司的營業(yè)執(zhí)照、資本金憑證、債權債務憑證、事關公司成立的其他相關證明（如有限責任公司的股權證明等）、合同文書、外觀設計（如外包裝設計）等相關的知識產權證明、特許證書以及其他相關財務文件等。第二，設計公司經(jīng)營活動必須的依據(jù)性文件。如設計方案、招投標文件、市場運營方案、客戶資源檔案、與設計相關的各類標準等。第三，設計公司運營管理的規(guī)范性文件。如設計公司管理章程等相關制度和規(guī)定、主要設計師個人資料等。有論者認為，必須讓眾多的檔案信息成長為具有知識產權的企業(yè)核心競爭力。[3]因此，作為設計公司靈魂的設計創(chuàng)意（即知識產權檔案），必須成為企業(yè)檔案核心之核心。對此，設計公司應加以高度重視，加大管理力度。保管好企業(yè)的核心檔案，就是保管好設計公司的立身基礎。

（2）例行簡約式管理。鑒于設計公司的規(guī)模和運營狀況，筆者認為檔案管理應該例行簡約式管理。但是簡約并不是簡單，簡約式管理的歸結點就是高效、便捷。誠如李兆明副研究員所言，“簡約，是對企業(yè)檔案管理傳統(tǒng)理念的更新，是對檔案勞動方式和生產力的解放！”[4]概言之，就是檔案室藏檔簡約組織，檔案利用簡約檢索以及檔案管理中的其他管理簡約化。具體到設計公司推行簡約式管理，就是依據(jù)行業(yè)與公司自身特點，首先確定檔案的簡約分類，這個是綱，是其他簡約管理的前提。根據(jù)李兆明先生的方法，并且結合設計公司的實際情況，確定如下簡約分類：1）分類規(guī)則：年代——類別——保管期限。2）分類代號、分類類目：a.行政黨群管理類；b.法規(guī)制度類；c.財務審計類；d.人事勞資類；e.經(jīng)營類；f.知識產權類；g.其他類。以此為出發(fā)點，簡約劃分檔案保管期限，實現(xiàn)檔案簡約編目，最后組成簡約化的設計公司檔案室藏；其次推行“直接檢索法”。簡化檔案使用手續(xù)，從而充分有效地為設計公司發(fā)展服務；最后，在公司檔案安全保管方面注重實效，依據(jù)“四步法”實現(xiàn)公司檔案的新陳代謝。

（3）實現(xiàn)規(guī)范化管理。其一，組織完善，制度完備。建立完善的組織管理體系，是實現(xiàn)檔案規(guī)范化管理的基礎。因此“要做到四個‘有’，即有人管理檔案；有檔案管理制度；有保存檔案的場地、裝具；有各門類和載體的檔案材料并開展了檔案的歸檔和管理工作。”[5]其二，依法治理。主要依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)以及設計公司自身的檔案管理規(guī)章制度，對公司的檔案加以管理。其三，完善崗位設計與流程設計，主要推行簡約式管理。其四，分類管理，重點保護。設計公司應當配備專兼職檔案人員，負責公司的檔案管理。由于設計公司人員較少，如果配備專職檔案管理員缺乏條件的話，可以由行政或人事專員兼任檔案管理員，但是必須加以培訓，使之具備管理檔案的專業(yè)知識和技能。

（4）促成知識管理。設計企業(yè)成長特別需要年頭打磨，只有憑借豐厚的積累和沉淀方能形成企業(yè)獨特的風格、思維方式以及創(chuàng)意產品生產方法。積累和沉淀又離不開檔案，對于設計公司而言，檔案資料已經(jīng)不僅僅是對企業(yè)過往的原始記錄，更是對創(chuàng)意設計思路的總結、發(fā)展與升華，進而內化為設計企業(yè)成長發(fā)展的精神要素。內在的精神素質鑄就設計公司獨特的品質與傳統(tǒng)。同時，設計企業(yè)依靠創(chuàng)意謀生存，創(chuàng)意不能一層不變，因循守舊，必須不斷創(chuàng)新。創(chuàng)新又不可能憑空產生，必須依據(jù)現(xiàn)有知識經(jīng)驗，而現(xiàn)有知識經(jīng)驗需要加強對設計公司舊有檔案資料的整理、分析以及再創(chuàng)造的過程。只有通過對以往知識、經(jīng)驗地共享與汲取，才能培養(yǎng)出具備設計公司自身特色的企業(yè)文化傳承者，從而形成設計公司塑造自身傳統(tǒng)的一個有效途徑，進而形成一以貫之的設計特質，為企業(yè)發(fā)展提供動力。我們必須認識到，“以知識管理為導向創(chuàng)新拓展檔案管理，已經(jīng)成為檔案管理發(fā)展的必然趨勢。”[6]故而，設計企業(yè)更應重視檔案知識化管理，將檔案當作企業(yè)發(fā)展必不可少的知識資源。

（5）采取信息化管理。“所謂檔案館信息化，就是運用信息技術，使檔案館自動化水平不斷提高，逐步使其服務內容、服務方式和服務手段逐步向適應信息社會的現(xiàn)代化檔案館的轉化”[7]知識經(jīng)濟時代，也是信息化的時代。主要采用電子計算機作為檔案信息管理的載體和工具。這有助于企業(yè)實現(xiàn)無紙化辦公，節(jié)省辦公成本，提升工作效率；又可以使“檔案工作的重心由實體管理向信息管理轉化”，極大地促進檔案管理工作。檔案信息化研究涉及的方面很多，于此不贅。下面僅就設計公司在檔案管理信息化過程中需要特別注意的幾個問題加以說明：其一，設計公司應當將所有核心檔案信息化歸檔處理，并且加以備份，尤其涉及企業(yè)核心利益的檔案要加密管理；其二，設置內網(wǎng)，在設計公司員工內部有限制地共享企業(yè)檔案資料，但是要利用技術手段，保障如設計方案等核心信息不被盜取。有些設計業(yè)務涉及合同的，可以由網(wǎng)絡實現(xiàn)調閱合同文本。國內有些地方的民營企業(yè)將企業(yè)運營相關重要文件采用djvu格式加以保存，在調閱時十分清晰便利，可以為設計公司的處理相關檔案文件時提供借鑒；其三，無紙化后固然壓縮了管理空間，但不是對于所有的檔案都適宜，有些原始憑據(jù)，仍然要以紙質文本方式保管。

誠如前文所言，設計公司應該促成檔案的知識化管理，信息化管理應該為該項管理目的服務。通過對公司所有檔案數(shù)據(jù)的處理，使之成為對設計公司有用的信息，信息再加工變?yōu)槠髽I(yè)發(fā)展有關的相關知識，信息化檔案室應將信息加工處理、使之成為知識模塊，為公司職工成長提供豐富的內部知識與經(jīng)驗。如此，信息化管理檔案的目的才最后實現(xiàn)。筆者期待設計公司能夠高度重視公司檔案的價值，認真致力于公司檔案資源建設，最終為設計公司的健康、長遠、可持續(xù)的發(fā)展營造可靠的檔案資源保障。

參考文獻：

[1] 新世紀實現(xiàn)新跨越·新征程譜寫新篇章—從十六大到十八大經(jīng)濟社會發(fā)展成就系列報告之一[DB/OL].http：//www.stats.gov.cn/tjfx/ztfx/sbdcj/t20120815_402827873.html.國家統(tǒng)計局網(wǎng).

[2] 賀真.論現(xiàn)代企業(yè)檔案資源建設依據(jù)與策略[J].檔案學研究，2009（1）.

[3] 周瑞芬.知識管理視角下民營企業(yè)檔案工作研究[J].檔案學研究，2009（1）.

[4] 李兆明.企業(yè)檔案簡約管理檔案界業(yè)務講座

[DB/OL].http：//www.danganj.net/bbs/viewthread.php？tid=22628extra=page%3D1.

[5] 江蘇省民營企業(yè)檔案實用知識技能60問[C].蘇州市檔案局館網(wǎng).

[6] 徐擁軍.從檔案收集到知識積累[C].山西檔案，2009（2）.

[7] 泊客等.社會信息化·我們檔案人能做些什么[J].檔案管理，2008（3）.

作者簡介：伍賢亮（1978—），男，湖南邵陽人，賀州學院藝術學院講師，主要研究方向：環(huán)境藝術設計，設計管理研究。