企業(yè)如何有效管理曠工員工

基本案情

于某于2011年5月10日入職北京某公司，月工資標(biāo)準(zhǔn)3400元，并簽訂有書面勞動(dòng)合同，2012年9月1日至2012年9月31日于某未履行任何請假手續(xù)，曠工多達(dá)11天，當(dāng)月實(shí)際出勤11天。曠工事實(shí)發(fā)生之后，公司人力資源部門準(zhǔn)備著手對于某進(jìn)行處分，但由于該公司采取電子打卡的方式記錄考勤，其證明效力不高，人力資源部門特意找于某就缺勤情況進(jìn)行了當(dāng)面了解，并將整個(gè)談話過程進(jìn)行了錄音。談話過程中，于某確認(rèn)自己存在未去單位上班的行為，但是是請假回家看望生病的親人，并且公司也一直未提醒自己辦理請假手續(xù)。拿到此證據(jù)后，公司經(jīng)過討論決定于2012年10月15日以于某存在嚴(yán)重曠工行為違反了公司的規(guī)章制度為由解除勞動(dòng)合同，并且拒絕支付于某2012年9月份的工資。該公司的規(guī)章生效日期為2007年8月19日，其中規(guī)定曠工3天需扣發(fā)當(dāng)月薪水，并且月累計(jì)曠工3次或一年內(nèi)累計(jì)曠工3天的，公司可以嚴(yán)重違紀(jì)解除勞動(dòng)合同。于某在入職時(shí)，在規(guī)章制度簽領(lǐng)單上簽了字，并且確認(rèn)已知曉規(guī)章制度的內(nèi)容。

公司做出辭退處理決定之后，于某不服，訴至北京市某仲裁委員會(huì)，在審理過程中，職工一方面否認(rèn)錄音是其本人說話錄音以否認(rèn)曠工事實(shí)，一方面重點(diǎn)指出公司的規(guī)章制度未經(jīng)民主程序應(yīng)屬無效。最后仲裁委裁決認(rèn)為，《勞動(dòng)合同法》已經(jīng)實(shí)施近5年，公司一直未補(bǔ)正規(guī)章制度制定的民主程序，因此不能作為處理員工的依據(jù)，公司依據(jù)無效的規(guī)章制度解除勞動(dòng)合同屬于違法行為，因此支持了于某所主張的違法解除勞動(dòng)關(guān)系經(jīng)濟(jì)賠償金及2012年9月出勤期間的工資。后公司聘請律師起訴至某區(qū)人民法院，經(jīng)過法院審理，根據(jù)公司提供的證據(jù)，法院確認(rèn)了于某曠工的事實(shí)，并且認(rèn)可了公司規(guī)章制度的效力，認(rèn)定公司辭退行為合法有效，但同時(shí)根據(jù)公平原則，認(rèn)定公司因曠工扣發(fā)工資的規(guī)定無效，判決公司按照于某的出勤天數(shù)支付工資。

案例評析

這是一起處理曠工違紀(jì)的典型案例，從案件中我們可以看出，對于一個(gè)曠工行為的處理，從有效管理、防范風(fēng)險(xiǎn)的方面來看，企業(yè)需要把握的主要是三個(gè)階段的工作，第一個(gè)是防范違紀(jì)行為發(fā)生的工作，第二個(gè)是違紀(jì)行為發(fā)生后的處理工作，第三個(gè)是爭議發(fā)生后的訴訟工作。

企業(yè)如何有效防范曠工行為的發(fā)生？

考勤管理是企業(yè)進(jìn)行人事管理的基礎(chǔ)性工作。考勤管理工作主要可以從如下方面入手以防范曠工行為的發(fā)生：

第一，要有合法有效、明確具體的考勤管理制度。考勤管理制度首先要合法有效：一是制度本身是否有效，根據(jù)《勞動(dòng)合同法》第4條的規(guī)定，作為企業(yè)對員工進(jìn)行管理的一項(xiàng)重要制度的考勤管理制度，在制定的過程中需要經(jīng)過民主程序，否則無效。制度的內(nèi)容不存在違反法律強(qiáng)制性規(guī)定的內(nèi)容。三是，企業(yè)的考勤管理制度要明確具體。本案中由于公司的規(guī)章制度在制定過程中未經(jīng)過民主程序以及扣款條件有違最低工資標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定，因此對于該公司規(guī)章制度的效力產(chǎn)生了很大爭議。

第二，有效執(zhí)行考勤管理制度。首先要對制度進(jìn)行宣講，同時(shí)保存相關(guān)宣講證據(jù)。讓員工知曉是制度對員工產(chǎn)生約束力的一項(xiàng)重要條件。其次是明確管理分工，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題、處理問題，可以采用專門部門或?qū)Ｈ吮O(jiān)督考勤的方式，并明確直屬領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查等內(nèi)容，讓考勤管理落到實(shí)處。本案中，對于于某是否知曉制度的問題也存在爭議，尤其是在于某一個(gè)月中存在11天的曠工行為的情況下，公司事后才知道，沒有及時(shí)采取有效措施，避免曠工情況的嚴(yán)重化。

第三，選擇合適的考勤方式。企業(yè)應(yīng)該根據(jù)自身的特點(diǎn)選擇合適的考勤方式，盡量采用證據(jù)較高的考勤記錄方式，如手簽考勤，但這種一般適合規(guī)模較小的企業(yè)。目前，大部分企業(yè)采用電子考勤方式，其從訴訟證據(jù)角度來說，效力都是比較低的，所以從證據(jù)保全的角度來說，建議不得不采取電子考勤方式的企業(yè)定期對考勤情況進(jìn)行匯總，并由員工簽字確認(rèn)。如果此方法工作量仍較大的話，那么可以采取定期匯總考勤異常情況，由考勤出現(xiàn)異常情況的員工簽字確認(rèn)。本案中，公司便是采取電子打卡的考勤記錄方式，不過公司已經(jīng)認(rèn)識(shí)到這種記錄方式的弊端，采取了其他的措施，從而避免了舉證方面的風(fēng)險(xiǎn)。

小貼士

1.2008年之前的規(guī)章制度未經(jīng)過民主程序制定是否有效？

在本案中，涉案公司的規(guī)章制度未經(jīng)過《勞動(dòng)合同法》第四條所規(guī)定的民主程序，那么是否有效呢？下面針對此問題作一分析。

《勞動(dòng)合同法》頒布后，各省市結(jié)合自身的司法實(shí)踐，出臺(tái)了相應(yīng)的司法性文件，對該規(guī)定做了相應(yīng)的變通。特別是在《北京市高級人民法院、北京市勞動(dòng)爭議仲裁委員會(huì)關(guān)于勞動(dòng)爭議案件法律適用問題研討會(huì)《會(huì)議紀(jì)要》第36條規(guī)定：“企業(yè)在《勞動(dòng)合同法》實(shí)施前制定的規(guī)章制度，雖未經(jīng)過《勞動(dòng)合同法》第四條第二款規(guī)定的民主程序，但內(nèi)容未違反法律、行政法規(guī)及政策規(guī)定，并已向員工公示或告知的，可以作為企業(yè)用工管理的依據(jù)。”在本案中，公司的規(guī)章制度，雖未經(jīng)過民主程序，但是因生效時(shí)間是在2007年，故依目前的司法實(shí)踐，該規(guī)章制度仍具有法律效力。

所以，在該案中，公司的規(guī)章制度因?yàn)槭窃?008年《勞動(dòng)合同法》實(shí)施之前制定并實(shí)施的，故仍具有法律效力。因于某在入職時(shí)填寫了相應(yīng)的確認(rèn)書，公司也履行了相應(yīng)的告知程序。最后，人民法院亦采信了公司系合法解除的主張。需要注意的是，2008年之后制定或修改規(guī)章制度的，應(yīng)按照《勞動(dòng)合同法》的規(guī)定通過相應(yīng)的民主程序制定。

2.企業(yè)如何有效處理已經(jīng)發(fā)生的曠工行為？

如果員工出現(xiàn)了曠工行為，企業(yè)又該如何處理呢？建議可以從如下方面處理。

首先，確認(rèn)曠工事實(shí)的證據(jù)是否有效、充分。如果證據(jù)充分，那么可以直接以員工嚴(yán)重違反公司規(guī)章制度為由進(jìn)行處理，包括解除勞動(dòng)關(guān)系，履行相應(yīng)的送達(dá)手續(xù)后，雙方的勞動(dòng)關(guān)系即解除。

如果證據(jù)不充分，則應(yīng)盡可能多的搜集證據(jù)。主要可以從以下方面：第一，讓員工口頭承認(rèn)曠工事實(shí)或缺勤事實(shí)，并錄音。第二，盡量收集書面證據(jù)，要求員工就此問題出具一份書面說明。第三，企業(yè)也可以采用考勤統(tǒng)計(jì)表簽字確認(rèn)的方式或考勤異常后簽字確認(rèn)的方式確認(rèn)員工的曠工事實(shí)。

其次，處理程序合法。確認(rèn)員工的曠工事實(shí)后，可以按照公司的規(guī)章制度作出相應(yīng)的處理，不需要或未達(dá)到解除勞動(dòng)關(guān)系的，可以給予相應(yīng)的警告；需要解除勞動(dòng)關(guān)系的，如果企業(yè)有工會(huì)的，卻未通知，則屬于程序違法。解除勞動(dòng)合同的通知應(yīng)該當(dāng)面書面送達(dá)員工，如果員工拒簽的，可以采用郵寄的方式送達(dá)，郵寄無法送達(dá)的，則可以采用公告的方式送達(dá)。

本案中，公司通過電子打卡的方式記錄考勤，所以公司通過電話錄音的方式取證員工存在曠工的行為，并在電話中進(jìn)行確認(rèn)，這為處理員工提供了事實(shí)依據(jù)。

3.企業(yè)如何應(yīng)對因曠工處理而產(chǎn)生的訴訟糾紛？

因曠工處理而產(chǎn)生訴訟糾紛后，企業(yè)應(yīng)該積極應(yīng)訴，因?yàn)榘凑铡蹲罡呷嗣穹ㄔ宏P(guān)于民事訴訟證據(jù)的若干規(guī)定》第六條的規(guī)定：“在勞動(dòng)爭議糾紛案件中，因企業(yè)作出開除、除名、辭退、解除勞動(dòng)合同、減少勞動(dòng)報(bào)酬、計(jì)算員工工作年限等決定而發(fā)生勞動(dòng)爭議的，由企業(yè)負(fù)舉證責(zé)任。”故企業(yè)需要對員工因曠工而違反公司規(guī)章制度而解除勞動(dòng)合同承擔(dān)舉證責(zé)任。企業(yè)需要證明如下事項(xiàng)：第一，規(guī)章制度或考勤制度合法有效，即上文所提到的民主程序以及告知員工的程序；第二，員工存在曠工的事實(shí)；第三；處理決定送達(dá)程序合法，已有效送達(dá)。如果企業(yè)未證明上述標(biāo)準(zhǔn)，則可能被仲裁或人民法院認(rèn)定為違法解除，而員工則可以要求繼續(xù)履行勞動(dòng)合同或要求企業(yè)支付違法解除勞動(dòng)合同的經(jīng)濟(jì)賠償金。所以，如果企業(yè)在制定規(guī)章制度、確認(rèn)違紀(jì)事實(shí)、送達(dá)解除決定的時(shí)候已經(jīng)做到合法有效了，那么也就能經(jīng)得起法律的考驗(yàn)。

作者：北京義賢律師事務(wù)所

北京義賢律師事務(wù)所，長期致力于企業(yè)人力資源法律服務(wù)，在勞動(dòng)合同管理、薪酬管理、紀(jì)律及獎(jiǎng)懲管理、休假管理、用工方式管理、規(guī)章制度設(shè)計(jì)、離職管理等方面有著數(shù)以千計(jì)的實(shí)戰(zhàn)案件經(jīng)驗(yàn)。