石津灌區水利工程項目檔案管理淺議

【摘 要】 水利工程項目檔案對搞好石津灌區水利工程項目建設和管護工作尤為重要，本文針對水利工程項目檔案在收集、整理、應用、保管等環節中存在的問題進行分析，提出解決對策。

【關鍵詞】 水利工程項目 檔案 管理

九十年代后期，國家持續加大了水利基礎設施建設投資力度，石津灌區作為水利部續建配套與節水改造、末級渠系節水改造、水管體制改革、信息化建設四大試點，灌區工程體系得到持續改善，形成了大量的工程檔案，包括建設前期批文、施工過程記錄、竣工驗收資料及維修保養記錄等。這些檔案全面反映了水利工程建設情況，對工程質量評定、工程竣工后的運行管理和維護，以及對新建項目的前期籌備等，都具有重要的參考利用價值，水利工程檔案管理工作顯得尤為重要。

2008年水利部制定下發了《水利工程建設項目檔案驗收管理辦法》，明確要求大中型以上和國家重點水利工程建設項目驗收前，必須先對工程檔案進行專項驗收，檔案驗收不合格的，不得進行項目竣工驗收。因此，如何加強水利工程檔案管理，提高科學管理水平，拓展檔案利用效益，成為檔案管理工作的重中之重。

1.石津灌區管理局工程檔案管理工作現狀

石津灌區管理局綜合檔案室成立于1991年，1992年晉升為河北省機關團體事業單位省三級檔案管理標準，1998年晉升為科技事業單位國家二級檔案管理標準，工程檔案的數量成倍增加，2000年成立了石津灌區續建配套項目建設局綜合檔案室，制定了工程檔案管理制度，形成了由項目法人、建設單位、施工單位、監理單位組成的檔案管理網絡，配備了專、兼職檔案員負責工程檔案的收集、整理和歸檔工作，至今形成了五個類別的水利工程檔案共618卷，其中，水工建筑物設計、施工等基建檔案182卷，防滲配套檔案69卷，日偽時期工程檔案18卷，續建配套和節水改造檔案349卷，末級渠系檔案15卷。近年來，我局加快檔案管理信息化建設步伐，實現了微機檢索，顯著提高了檔案利用效率，檔案查閱利用卷數累計突破2000卷次，在灌區續建配套與節水改造、末級渠系節水改造、信息化建設、水能梯級開發和南水北調規劃論證等相關工作中，均發揮了重要作用，創造了可觀效益。

2.灌區工程檔案管理工作存在的問題

2.1 灌區工程檔案收集不夠齊全，管理不夠規范

一是灌區歷史久遠，前期工程資料不足；二是工程檔案管理工作滯后于工程建設，往往工程項目竣工后才進行檔案資料的收集整理工作；三是專職檔案員缺乏工程專業管理知識，而兼職檔案員缺乏檔案管理專業知識，使得大量的工程檔案資料原件缺失，整理不規范。

2.2 灌區工程檔案利用信息反饋不及時，缺乏查詢的針對性

一是可檢索性差，查詢不便。利用者無法說出檔案的具體名稱和事項，使得查準率、查全率降低；二是檔案管理部門對在建工程項目資訊掌握不全面，不能及時主動地提供利用；三是利用者不能及時反饋信息，造成利用效益無法統計，檔案成果匯編不及時，檔案的真正價值無法體現。

2.3 重要檔案實體保管問題亟待解決。一些重要的年代久遠的檔案資料，因紙質老舊發脆且應用較多，字跡大都模糊，既不利檔案實體長期保存又影響使用。

3.做好工程檔案管理工作的對策和建議

3.1 做好工程檔案資料的收集、整理工作

3.1.1 建立完善的適合灌區實際的工程檔案管理制度

嚴格按照《水利工程建設項目檔案驗收管理辦法》，結合工程項目本身，建立由項目法人負責、各參建單位組成的檔案管理網絡，針對具體工程項目，制定出文件材料的歸檔范圍和保管期限表、檔案分類方案和整編細則等較實用的工程項目檔案管理制度，用制度約束各參建單位高質量地完成檔案資料的收集工作。

3.1.2 加強崗前培訓，規范工程檔案的管理

在工程項目的招投標階段，項目法人的工程檔案管理部門就要求各中標單位指定一名責任心強的人員主管本單位的工程檔案資料，在項目施工前對各參建單位的專職或兼職檔案管理人員進行針對性培訓，講解水利工程建設過程中會形成哪些類型的文件材料，哪些是屬于有保存價值需歸檔的，針對工程項目制定出具體的歸檔范圍，使大家對項目檔案的內容、數量做到心中有數。

堅持檔案收集、整理工作和工程項目管理工作同步進行。簽訂工程合同時，納入文件材料整理歸檔條款；檢查工程質量和進度時，同時檢查工程檔案資料的收集、整理情況；進行項目成果評審、鑒定或項目階段與竣工驗收時，同時檢查驗收相關檔案資料，對照歸檔范圍詳細核對收集到的檔案資料是否完整，整理是否規范。

3.1.3 多措并舉收集檔案資料。

一是多方訪查、搜集資料，完善前期工程檔案；二是專職檔案管理人員必須參與工程項目的建設，及時掌握工程進展情況，并指導和督促技術部門有針對性地催要檔案資料；三是收取檔案資料押金。即當一項水利工程報建后，施工單位先交—定金額的資料押金，直到工程完工，施工單位將完整的檔案資料移交給檔案部門后才可退回這筆押金。四是嚴把工程檔案的專項驗收關，把應該歸檔的文件材料全部收集齊全。

3.2 加強工程檔案的開發利用工作。

3.2.1 制定完善的檔案借閱利用制度。完備借閱、復印審批和及時歸還手續，要求主動反饋利用信息，履行保密責任。

3.2.2 建立便捷的檔案信息檢索工具，最大限度的發揮檔案的價值。

一是建立手工目錄和機讀目錄并存的檔案信息檢索系統。根據不同利用情況，聯合應用各種檢索工具，達到快速調卷的目的，提高檔案的查全率和查準率。只知道查閱內容總類時，使用案卷目錄和卷內文件目錄最方便；只需要單份文件和圖紙時，使用微機檢索最快捷；二是積極進行檔案資料編研。一方面能積極宣傳灌區，另一方面還可作為輔助查詢工具，尤其是多指標、多年份、成系列查閱資料時，查閱檔案資料匯編更便捷；三是拓展檔案的利用效益。1992至2008年，工程檔案查閱達1000余人次，為灌區工程勘測、規劃、設計、施工等提供了詳盡的數據資料，從而也推動了工程檔案的規范管理。

3.3 加強重點檔案的保護。對年代久遠的、利用頻繁的重要工程檔案進行復制，查閱利用復印件，有效保護檔案原件。