對社保業務紙質檔案數字化管理的思考

社會保險業務紙質檔案是形成于社會保險業務經辦活動的第一手材料，它反映了參保對象的重要信息和社會保險經辦機構業務辦理工作的基本過程。但是，目前檔案管理仍采用框架式紙張保存和目錄式管理的傳統保存方式，多年來都沒能從傳統的紙質檔案管理模式中走出來。這種模式不僅管理成本高、庫房空間占量大，而且保管時易損壞，最主要是查閱和利用非常不便。雖然部分單位使用計算機管理，但其多數是基于目錄級的管理，檔案本身仍以紙張等傳統形式存在，其管理、查詢與利用仍需要在庫房中進行。而且，從本質上看，機讀檔案目錄并不是檔案，僅僅只是一種檢索工具，只是為了實現傳統檔案的快速檢索，利用者并不能查閱檔案全文。因此，這不僅不適應信息化飛速發展的要求，更制約了社保管理水平的進一步提高。對此，筆者認為社保紙質檔案數字化管理是社會保險工作實現現代化管理的必然要求。

一、社保業務紙質檔案數字化管理的優點

（一）標準統一，要求規范

將社會保險業務紙質檔案的范圍、分類、收集、立卷、歸檔、使用等要求以軟件的形式編制在社會保險檔案電子管理系統中，不按規定流程整理便無法歸檔，從而使社會保險業務紙質檔案化管理標準統一，要求規范。解決了目前紙質檔案管理中的標準不統一、內容不齊全，整理的規格不統一、質量不高等問題。

（二）即時采集，隨時歸檔

實行電子檔案管理可以在參保對象業務辦結后立即將紙質資料掃描錄入微機，不僅避免了手工錄入造成的差錯，提高了工作效率，而且解決了有些單位平時不注意紙質資料的收集整理，造成資料散失遺漏的問題。同時，電子檔案不需要裝訂，因此可隨時編號歸檔，解決了紙質資料平時無法歸檔，必須等到年底才能整理歸檔的問題，保證了紙質資料的歸檔率和完整率。

（三）易于管理，查閱方便

電子檔案是以電子數據的形式存儲紙質檔案資料，幾百甚至幾千本紙質資料用一張光盤便可輕而易舉地容納下，而無需固定的庫房、檔案架、防霉防蟲等設施，節約了人力和財力，管理起來十分方便。聯機后凡是在經過授權的微機上，都可以方便、快捷地查閱自己想要的各類社會保險檔案資料，提升了社會保險經辦機構基礎管理水平，解決了多年來傳統檔案管理一直處于封閉式的局面，提高了資料檔案利用價值。

（四）監控前移，方便考核

由于采用高清晰度掃描，參保人的簽名、章印、審核人意見、文書中的法律條款等，每一個細節你都看得清清楚楚，在微機中審核社會保險業務資料，可以方便地找出哪些申報表未審核簽字，哪些報表審核不認真，哪些登記表填寫或資料不全等，將監控工作前移到受理錄入環節，有效地提高了各項基礎工作的質量。同時為內部考評提供了新的途徑和依據，想查書面資料情況直接在計算機上就可實現，無需再到業務員或檔案室調取資料檢查。

二、實現社保業務紙質檔案數字化管理的可行性

（一）取材容易，采集便捷

對于社會保險業務紙質檔案數字化管理來說，需要的是將紙質資料轉換成電子數據。紙質資料可通過掃描儀掃描進入微機，只需要設計出實用的社會保險業務資料檔案管理軟件將它們組合、分類、存儲起來，再配以適當的查詢應用系統便可順利運行。

（二）投資不大，技術不難

社會保險業務紙質檔案數字化管理的難點是軟件的編寫，雖然一般單位缺乏熟練的程序員，但通過“借腦”的辦法，結合本身社會保險業務檔案工作的要求，借助外部技術人員的力量，可以成功地解決這一難題。同時，高速掃描儀的價格不高。

（三）容易普及，實用性強

軟件的前臺應用十分簡潔，通俗易懂，先用掃描儀將紙質檔案掃描進計算機保存，再用檔案管理軟件將已保存的電子資料進行整理歸檔，然后便可按使用者的需求檢索資料，使用方法十分簡單。同時，網絡版的社會保險業務檔案管理軟件，通過授權可以實現系統內網中的任何一臺計算機都可以方便地檢索和查閱社會保險業務檔案資料，實現真正的資源共享，根本不需要再到指定的檔案室去，十分實用而又容易普及。其中工作量最大的是初期資料的掃描錄入，但使用高速掃描儀可解決這一問題。

三、實行社保業務紙質檔案數字化管理應注意的幾個問題

（一）加強紙質資料審核

資料整理是檔案數字化工作中的一個基礎環節，準備不充分會造成數據錄入內容與名稱不對應或資料殘缺不全等現象。這要求在檔案掃描前，必須加強審核，對裝訂物影響掃描工作進行的檔案，應拆除裝訂物，拆除裝訂物時應注意保護檔案不受損害，不允許裁切檔案紙張。破損嚴重無法直接進行掃描的檔案，應先進行技術修復；折皺不平影響掃描質量的原件應先進行處理（壓平或熨平）后再進行掃描。

（二）加強數據質量控制與管理

對于掃描好的數據信息，由質量檢查人員把關，檢查掃描數據質量是否符合最終存儲歸檔標準。對在高速掃描過程中出現的不合格數據，做人工處理。如果發現漏頁、重張等問題，要求及時補掃或在系統中刪除重張那頁。對于掃描數據不清晰的，在數據信息問題記錄單上記錄并重新掃描。當發現不符合規則的數據，利用系統提供的功能，對掃描好的數據進行修改或更正。

數據檔案信息雖然不怕蟲蛀、霉爛，但也有其缺點，一旦發生中毒、計算機硬盤損壞等情況，將會造成數據的丟失。因此要加強對已錄入的數據的保存，在加強對計算機安全管理的同時，可定期對數據進行備份，確保數據不丟失；還要加強數據的保密處理，防止人為破壞。

（三）加大相關人員的培訓

隨著信息技術的高速發展，檔案管理由過去的勞動密集型轉變為以現代化辦公設備為依托的知識密集型的工作模式，檔案數字化建設的過程與新知識、新技術的普及和應用密不可分，所以，人才隊伍是關系到檔案數字化建設成敗的關鍵因素。因此，應加大有關人員的崗位培訓力度，重點學習與信息化相關的系統開發與維護、數據化加工與管理、數據庫運行管理等，以適應檔案信息化建設的需要。

數字化檔案的產生，結束了上千年來紙張記錄信息等人類發展進程的歷史。數字化檔案憑借其記錄存儲信息巨大、查詢檢索高效準確、保管節省空間等許多優于傳統紙質檔案的特點，很快成為檔案現代化管理的必然趨勢。美國是信息化和法律化高度發達的國家，其社會保險檔案已實現了數字信息化管理。因此，從我國社會保險業務紙質檔案的特點來看，數字化檔案逐步取代紙質檔案將成為歷史的必然，從而極大提升社會保險檔案管理水平。

（作者單位：廣西壯族自治區社會保險事業局）