談農(nóng)業(yè)單位人事檔案管理

一、農(nóng)業(yè)單位人事檔案當(dāng)前存在的主要問題

1、管理力量弱，管理水平低。大部分工作人員經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，對檔案的認(rèn)識程度不夠，檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等流程不熟悉，檔案收集意識低。而且大多數(shù)檔案管理人員身兼多職，對檔案工作自然精力投入不足。一些歸檔的材料準(zhǔn)確性也不高，歸檔材料不能及時準(zhǔn)確補(bǔ)充，使存檔的材料不能真實反映現(xiàn)實情況，導(dǎo)致人事檔案的不完整。

2、對檔案的重視程度不夠。部分人覺得檔案工作就是寫寫抄抄、保管的事務(wù)性工作，不是單位的重要工作，不能給單位創(chuàng)造什么效益，只要能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。這表明一些人對檔案工作認(rèn)識性不夠，忽視檔案工作，這種思想已無法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。

3、人事檔案管理手段不超前。在檔案管理手段上，單獨的計算機(jī)和檔案管理軟件很重要，仍采用手工查找查看人事檔案信息。檔案依舊使用古老的鐵皮柜的存儲，使得占地面積大，使用空間也不能完全合理應(yīng)用。

4、人事檔案交接手續(xù)有漏洞，重視不夠。檔案管理人員大多不專業(yè)，所以在離崗或調(diào)動工作時，移交檔案、手續(xù)不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽字的不簽字，導(dǎo)致檔案數(shù)量、材料等問題責(zé)任不明、界限不清。有人甚至認(rèn)為，檔案交接只是一串鑰匙的問題，使得人事檔案交接工作前后脫節(jié)，出現(xiàn)人事檔案管理硬件設(shè)施不完善、檔案管理人員培訓(xùn)不到位等現(xiàn)象。

5、檔案管理人員對人事檔案重要性認(rèn)識欠缺。對個人檔案采取忽視的態(tài)度，有些人連自己的人事檔案在哪里都不清楚，甚至有人認(rèn)為自己的檔案不應(yīng)在本人所屬的單位，而由本人保管；有些應(yīng)該歸檔的材料不能及時交檔案管理人員存檔。這些思想和觀念必然導(dǎo)致人事檔案材料不全或缺失。

二、提高農(nóng)業(yè)單位人事檔案管理的對策

1、強(qiáng)化檔案管理認(rèn)識，嚴(yán)格檔案管理流程。完善檔案管理硬件設(shè)備，增加檔案庫房，引進(jìn)計算機(jī)管理軟件，建立人事檔案的信息存儲和檢索系統(tǒng)。檔案管理是人事管理工作的重要環(huán)節(jié)，與工資福利、職稱評聘等個人利益息息相關(guān)，因此應(yīng)提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，提高工作主動性，從根本上確保人事檔案材料準(zhǔn)確完備、及時歸檔。此外，還應(yīng)建立健全檔案管理制度，努力做到檔案收集齊全完整、內(nèi)容真實準(zhǔn)確。

2、嚴(yán)格按程序交接。人事檔案交接是一項認(rèn)真細(xì)致、手續(xù)嚴(yán)密、責(zé)任重大的工作，應(yīng)按程序辦理。檔案交接手續(xù)：一是對所保管的檔案進(jìn)行一次全面清理，做到賬務(wù)相符；二是對借出的檔案要及時催還，整理好借據(jù)，并在借據(jù)上注明原因及催還情況；三是對未整理的零散文件材料要分類存放、清理排序后及時歸檔；四是按檔案移交要求進(jìn)行移交，并在交接手續(xù)上注明交接時間、地點和監(jiān)交人、移交人、接收人的姓名職務(wù)及移交清冊、頁數(shù)等，還應(yīng)在移交文件上簽字蓋章，要做到對交接工作負(fù)責(zé)。

3、健全檔案管理制度。首先規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應(yīng)單位檔案管理的需要。第二，簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應(yīng)以方便實用、簡便易行、可操作性強(qiáng)為目標(biāo)，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。第三，堅持制度約束的雙向性。既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工。領(lǐng)導(dǎo)的行為和形象直接影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是單位的主要構(gòu)成群體，是制度的主要約束對象和執(zhí)行者。第四，堅持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。

4、建章立制，有章可循，規(guī)范操作。積極主動做好檔案收集工作，做到制度上墻，操作人員有章可循。建立職工借閱檔案登記簿，職工檔案轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出登記簿，職工檔案材料轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出登記簿，檔案材料移交表等。對由于歷史原因，確實收集不到的檔案材料，要查明原因，登記說明，為以后的查找工作提供方便。因此，我們在收集檔案資料時要做到口勤、手勤、腳勤，及時追補(bǔ)和補(bǔ)充新的資料，真正起到人事檔案的依據(jù)作用。

5、加強(qiáng)宣傳，提高認(rèn)識。對收集的材料要認(rèn)真核實，把真實可靠的材料收入人事檔案，把好質(zhì)量關(guān)。在檔案鑒別過程中，檔案管理人員要認(rèn)真負(fù)責(zé)、確保檔案真實完整，充分認(rèn)識到職工人事檔案管理工作在人才資源開發(fā)中的重要性，不斷改進(jìn)工作方式、工作方法，創(chuàng)新工作模式，提高工作效率，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。在鑒別過程中，能明辨是非，堅決把那些虛假的資料拒之門外，維護(hù)人事檔案的真實性、可靠性、完整性。

6、加快檔案信息化進(jìn)程，提高工作效率。利用計算機(jī)技術(shù)對人事檔案進(jìn)行信息存儲、檢索，進(jìn)而實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理。這就要求盡快建立人事檔案數(shù)據(jù)庫，使人事檔案的管理實現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化。同時，在規(guī)定相應(yīng)使用權(quán)限的情況下，部分信息對部門和個人開放，建立公開、透明的人事檔案管理機(jī)制。如此一來，不僅能使大家增強(qiáng)檔案意識，增加人事檔案管理工作的透明度，還為單位發(fā)現(xiàn)人才、培養(yǎng)人才和使用人才奠定了信息基礎(chǔ)。

總之，農(nóng)業(yè)單位要抓住當(dāng)前有利時機(jī)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)、不斷改革創(chuàng)新，沖破原有的思路、模式，形成一整套新的檔案思想、檔案觀念，才能適應(yīng)檔案事業(yè)的發(fā)展，并為實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化、科學(xué)化作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

（作者單位：154004黑龍江省農(nóng)副產(chǎn)品加工機(jī)械化研究所）