淺析高職院校系級教學(xué)檔案管理的問題與對策

【摘 要】文章在厘清概念的基礎(chǔ)上，詳細(xì)介紹了高職院校系級教學(xué)檔案管理的具體內(nèi)容和特點(diǎn)，指出當(dāng)前管理中存在的主要問題，并給出一些完善管理的建議。

【關(guān)鍵詞】高職院校 系級 教學(xué)檔案 管理 問題與對策

一、基本概念內(nèi)涵

高職院校教學(xué)檔案，是指高職院校在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動中所形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種載體材料。它是高職院校檔案的主體、核心和重點(diǎn)，是反映學(xué)校教學(xué)質(zhì)量及教學(xué)管理水平的重要依據(jù)。其中系級教學(xué)檔案是學(xué)校教學(xué)檔案的基礎(chǔ)，因此，加強(qiáng)系級教學(xué)檔案管理對提高學(xué)校教學(xué)質(zhì)量和管理水平具有重要的作用。

二、高職院校系級教學(xué)檔案管理的范圍和內(nèi)容

教學(xué)管理和教學(xué)活動是一種復(fù)雜的實(shí)踐活動，是各教學(xué)環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)互動，因此，教學(xué)檔案的記錄和管理也極為復(fù)雜，主要表現(xiàn)為其內(nèi)容的龐雜和形式的多樣性等方面?？偟膩碚f，系級教學(xué)檔案的內(nèi)容大致可以分為以下幾類：

（一）教學(xué)材料檔案它主要是反映教學(xué)活動的教學(xué)材料檔案

包括各專業(yè)培養(yǎng)目標(biāo)、教學(xué)計(jì)劃、各學(xué)科教學(xué)大綱、教學(xué)計(jì)劃單、擬任課及師資配備表、教學(xué)進(jìn)度表、教學(xué)任務(wù)單課程表、教學(xué)工作的各項(xiàng)管理規(guī)章制度、考試試題及標(biāo)準(zhǔn)答案、考試安排表、學(xué)生成績單、試卷分析、命審題說明書、考試質(zhì)量分析報(bào)告、各專業(yè)使用教材情況、課程建設(shè)、教學(xué)改革方面的材料等。

（二）實(shí)踐教學(xué)檔案主要是反映實(shí)踐教學(xué)環(huán)節(jié)的一些材料檔案

包括實(shí)踐計(jì)劃、實(shí)踐課表、學(xué)生實(shí)踐報(bào)告等、頂崗實(shí)踐及專業(yè)見習(xí)計(jì)劃、實(shí)習(xí)大綱、實(shí)習(xí)教案、實(shí)習(xí)指導(dǎo)書、實(shí)習(xí)總結(jié)以及調(diào)查報(bào)告等。

（三）教師業(yè)務(wù)檔案主要是針對教師群體而言的

主要包括教師的學(xué)歷、學(xué)位證書；專業(yè)技術(shù)職務(wù)證書；教師資格證書；職業(yè)資格證書；進(jìn)修證書；學(xué)術(shù)兼職及行政榮譽(yù)證書；行業(yè)企業(yè)經(jīng)歷情況；外語、計(jì)算機(jī)證書；普通話證書；科研論文；專著；科研項(xiàng)目成果等。

（四）學(xué)生學(xué)習(xí)檔案

主要是反映學(xué)生的學(xué)習(xí)情況，它主要包括新生注冊登記表、學(xué)生學(xué)籍卡、在校學(xué)生名冊、學(xué)生人數(shù)統(tǒng)計(jì)表、學(xué)生學(xué)籍變更情況表、學(xué)生學(xué)籍處理及獎懲證明材料；考試考查材料 （包括考試考查安排、考試命題及評分標(biāo)準(zhǔn)、考卷及質(zhì)量分析等）； 畢業(yè)論文、畢業(yè)設(shè)計(jì)等。

三、高職院校系級教學(xué)檔案管理存在的問題及原因

（一）對教學(xué)檔案管理的意識淡薄

教學(xué)檔案的管理是一項(xiàng)巨大的工程，并非靠某一個(gè)人和某一部門就能獨(dú)立完成的，它需要相關(guān)人員的共同參與。目前高職院校系級檔案員通常是由教學(xué)干事?lián)?，但教學(xué)檔案主要來源于教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)管理的第一線，因?yàn)楹芏嘟處煂虒W(xué)檔案的重要性認(rèn)識不足，因此并不是十分配合相關(guān)人員的收集統(tǒng)計(jì)工作，一定程度上還有些抵觸。另一方面，教學(xué)干事的檔案意識淡薄，并大多缺乏必要的檔案專業(yè)基礎(chǔ)知識，只是對相關(guān)資料進(jìn)行一下簡單整理和裝訂，并不能保質(zhì)保量地完成教學(xué)檔案管理工作。

（二）沒有相應(yīng)的系級教學(xué)檔案管理

高職院校系級教學(xué)檔案管理起步也較晚，因此制度還不夠健全，統(tǒng)一的、可執(zhí)行性的標(biāo)準(zhǔn)也未確立。所以在實(shí)際的系級教學(xué)檔案管理工作中，具有很大的隨意性，很難實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。

（三）缺少足夠的資金和設(shè)備支撐

高職院校教學(xué)檔案管理實(shí)行院系二級管理后，并沒有設(shè)立檔案管理的專項(xiàng)資金，因此，導(dǎo)致設(shè)備缺乏，不能滿足大規(guī)模教學(xué)檔案的存放與保管。這在很大程度上影響了教學(xué)檔案管理的正常開展，此外，大多數(shù)高職院的教學(xué)檔案都還停留在紙質(zhì)檔案，主要靠傳統(tǒng)的手工處理，不僅工作效率極低，也不符合信息技術(shù)發(fā)展的要求。在這種狀態(tài)下，教學(xué)檔案的利用價(jià)值并不能充分發(fā)揮，加之相關(guān)人員長期的認(rèn)識局限，形成了重管輕用的思想。

四、加強(qiáng)高職院校系級教學(xué)檔案管理的對策

（一）加強(qiáng)檔案管理和服務(wù)意識

高職院校各系級領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)高度重視教學(xué)檔案管理工作，并積極支持與監(jiān)督系的教學(xué)檔案管理工作，充分利用系級資源進(jìn)行大力宣傳，并同步做好相關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。落實(shí)教學(xué)檔案管理責(zé)任制，力爭廣大教學(xué)和科研人員的理解和支持，調(diào)動相關(guān)人員的工作積極性。教學(xué)檔案管理工作不是簡單地整理和裝訂，它也需要專業(yè)的業(yè)務(wù)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力，因此各系應(yīng)高度重視檔案工作管理人員的繼續(xù)教育。經(jīng)常組織他們學(xué)習(xí)相關(guān)的檔案管理基礎(chǔ)知識和有關(guān)政策條例，為他們提高管理水平和管理能力提供理論指導(dǎo)。

（二）建立和健全系統(tǒng)有序的管理體制

高職院校系級教學(xué)檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化需靠一定的管理體制來保障，因此，高職院校應(yīng)建立系級“專人、專權(quán)、專管”的檔案管理制度，實(shí)行崗位負(fù)責(zé)制，明確每個(gè)管理人員的工作范圍和職責(zé)，加強(qiáng)其管理的專業(yè)性和專門性。同時(shí)，建立完善的培訓(xùn)和考核機(jī)制，提高管理人員的重視度和認(rèn)知度，普及科學(xué)管理的知識，提高管理能力。明確教學(xué)檔案的歸檔范圍、保管期限；遵循立卷歸檔的原則、嚴(yán)格執(zhí)行立卷歸檔的程序。并定期或不定期對教學(xué)檔案管理工作進(jìn)行檢查和考核，引導(dǎo)系級教學(xué)檔案管理工作向制度化、規(guī)范化和科學(xué)化方向發(fā)展。

（三）增加管理經(jīng)費(fèi)和現(xiàn)代設(shè)施

隨著高職院校發(fā)展規(guī)模的擴(kuò)大，系級教學(xué)檔案管理的工作量和要求越來越高。因此，傳統(tǒng)的管理體制和工作方式已不能滿足現(xiàn)有教學(xué)檔案管理的需要，甚至在很大程度上阻礙了教學(xué)檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展。相關(guān)管理人員應(yīng)轉(zhuǎn)變以往的工作觀念，積極樹立服務(wù)意識，增加一定的經(jīng)費(fèi)，引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和信息化。

結(jié)語

綜上所述，系級教學(xué)檔案的管理工作是高職院校檔案管理的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作。只有不斷提高相關(guān)人員的管理和服務(wù)意識，建立和健全系統(tǒng)有序的管理機(jī)制，采用科學(xué)的管理技術(shù)和手段，才能做好系級教學(xué)檔案管理工作。在此基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)高職院校教學(xué)檔案管理的信息化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。高職院校系級教學(xué)檔案管理發(fā)展比較晚，許多方面還不完善，需要我們在今后的管理工作中，不斷地努力，實(shí)現(xiàn)高職院校系級教學(xué)檔案管理的長效發(fā)展。