淺論高校檔案利用數據統計與開發利用效果

摘 要 檔案信息開發利用工作是檔案工作的出發點和歸宿，隨著我國社會政治、經濟形勢的變化，檔案利用工作的形式和特點發生了較大的變化。加強新形勢下高校檔案利用數據統計與開發利用效果的研究，能有效改善檔案信息資源的開發與利用，提高檔案服務工作質量和服務水平。

關鍵詞 檔案統計 檔案利用 檔案開發 利用效果

中圖分類號：G47 文獻標識碼：A

On the College Archives Utilization Statistics and Development and Utilization Effect

Abstract File information development and utilization work is the starting point and destination of the files work， with the social and political economic situation changes， the forms and characteristics of the archives utilizing a larger change. College Archives under the new situation， the use of statistical data and the development and utilization of effect， can effectively improve the file information resources development and utilization， improve the file service quality and service levels.

Key words file statistics； archives utilization； file development； utilization effect

高校檔案真實地記錄了高校歷史，是重要的信息資源和財富，開發與利用檔案所起的作用是巨大的，但在檔案開發利用中，存在著不重視檔案利用信息反饋等方面的問題，加強對高校檔案利用數據統計與檔案實際效益的分析和思考，能有效改善檔案信息資源的開發與利用，提高檔案服務工作質量和服務水平。

1 檔案信息資源利用統計與開發利用效果工作中存在的主要問題

1.1 檔案利用數據統計與開發利用效果管理意識不強

高校檔案部門每年都要向省市檔案行政管理部門編報統計年表，需要報告檔案利用數據，如利用人數、卷數、頁數等，而對檔案信息資源的開發利用，以及檔案利用產生的經濟效益和社會效益要求不明確。檔案利用數據統計與實際利用效果管理認識不足，觀念陳舊，抱殘守缺。收集統計檔案利用數據，雖然能反映檔案的利用情況，但說明不了檔案利用給社會和經濟建設帶來的價值和作用，不能滿足信息社會發展的需要。檔案數據統計只能揭示表面現象，而不能揭示檔案利用的實質，檔案實際利用效果的意識和觀念明顯滯后并存在欠缺，檔案利用的社會需求與管理現實很不協調。

1.2 檔案利用數據統計與開發利用效果手段方法落后

只要求填寫檔案利用目的，不做深層次了解和分析，在通常情況下，利用者在填寫檔案利用目的時都較簡單，如“工作需要”、“資料參考”等。高校檔案統計工作普遍不能深入細化，缺乏科學合理的檔案數據統計方法，檔案數據統計難以規范化和標準化，從而很難把握檔案利用信息反饋的機會。檔案信息資源的開發與利用， 可分兩個階段。第一階段， 又可稱初級階段， 即利用者到檔案館查（借）閱檔案或檔案館主動為利用者提供檔案， 這時只反映檔案利用情況；第二階段， 又可稱為高級階段， 即檔案通過利用者在工作、學習、生產等社會實踐中的利用， 不同程度會產生一定的社會效益和經濟效益， 也就是體現了利用檔案的作用和價值。①檔案利用者到高校檔案部門查閱和借閱檔案的記錄，只是檔案利用的記錄，反映的是各高校檔案部門每年檔案資料查閱利用情況，即某某年查閱有多少人次、多少卷（ 件） 檔案，而對檔案利用所產生的經濟效益和社會效益卻毫不關心或知之不多。

1.3 檔案利用統計與開發利用效果隊伍素質有待提高

由于傳統服務手段和內容的單一，很多人都把檔案工作看成是人人都能勝任的工作，無需多少知識都可以“守好攤子”。隨著社會的發展，檔案工作無論從內容和方式都發生了巨大的變化，不單是收集、整理、借閱、保管等簡單的操作模式，和坐、等、靠、要的管理體制，傳統的隊伍建設已遠遠不能適應信息時代對檔案人員的需求。高校檔案利用統計與開發利用人員的素質有待提高，一是知識結構老化，需要不斷更新知識結構；二是缺乏現代信息網絡化知識，需要提高信息化管理水平；三是開拓創新意識不強，需要進一步開放思想；四是檔案隊伍結構不合理，普遍存在年齡偏大問題；五是檔案隊伍建設不穩定；六是上級領導重視不夠等等，造成了檔案利用統計與開放利用工作滯后。

1.4 不能有效總結典型檔案利用統計與開發利用效果實例

每個高校檔案部門都有一些檔案利用的典型事例，部分高校檔案館（室）也能關注檔案利用信息反饋工作，收集有價值的檔案利用實例，如五邑大學也有檔案利用的典型實例：

（1）五邑大學成立于1985年，是征用江門市蓬江區石山村的農田而建。其中有一塊三角地被村民占用20多畝，當時就利用檔案室1990年第115卷檔案征地圖，2000年解決土地爭議問題，收回了被村民占用的20多畝土地，當年挽回經濟損失180多萬元。

（2）學校檔案、外事、宣傳等部門，利用學校各種檔案舉辦不同類型的展覽，舉行校慶、建筑物奠基落成剪彩等慶典活動，熱情接待經來校參觀、考察、訪問的海內外嘉賓，擴大學校在海內外的影響，從建校到2005年，學校基建投資近6億元，華僑、港澳同胞捐資達到2億多，使五邑大學迅速發展成為一所海內外有影響力的學校。

（3）2008年國家教育部對我校的本科教學水平、成人教育水平進行評價，檔案室提供了大量的檔案支撐材料。其中有些檔案查找很困難。如：機械系、中文系、計算機系要查找某個專業批準設置的文件，及這中間專業名稱演變過程的依據文件（現在的專業名稱與當時批準的專業名稱不同），通過查找檔案室以往的編研資料“專業設置匯編”、“招生簡章匯編”、“年鑒”等，很快就把問題解決。

上述這些實例，只是作為學校目標管理認證和達標時準備的一些工作材料，實際上并沒有匯編發表，編研工作滯后，遠遠跟不上檔案信息資源的開發利用需要，以浙江師范大學檔案館為例，每年只編寫一些常規性的檢索工具，如全宗檢索導引、大事記、案卷目錄、全引目錄、人員表彰、干部任免等一些老調常談的檢索工具，沒有創新。②有目的、有計劃地編研一些參考性、指導性的資料，進行有效的總結和推廣并反饋社會，提供社會利用，不但會促進檔案的開發利用，使社會和全民更加認識檔案、了解檔案，使檔案的價值得到進一步發揮，從而使人們更加重視檔案工作。

2 加強檔案利用統計與開發利用效果的意義和作用

2.1 能有效發揮檔案的價值和作用

保存檔案的最終目的就是為了利用。如果檔案不再利用，最有價值的檔案也就失去保存的意義。加強檔案的開發利用，能有效提高檔案的利用價值，在提供檔案利用的服務工作中，提高檔案的社會效益和經濟效益。

2.2 能有效加強檔案工作的宣傳力度

收集和統計檔案實際利用效果，通過檔案利用典型實例，能充分體現檔案的保存和利用價值，對檔案利用效果進行篩選、整理，編印成冊，發送給領導和相關人員，能更好地宣傳檔案的作用，特別是對檔案不太了解、不熟悉檔案價值的人員，更有實際的宣傳和教育作用，能讓他們通過實際例證了解檔案工作，并對檔案工作有更多的理解和支持。

2.3 能較好體現檔案業務工作實績

檔案業務工作的內容很多，檔案的開發利用是檔案業務工作的重要方面，用戶通過利用檔案，獲取了社會效益和經濟效益，這就是檔案工作的實績。通過檔案利用數據統計，以及檔案實際利用效果的分析與匯總，能較好的體現高校檔案部門的工作實績。

2.4 能有效提高檔案服務工作能力

檔案利用統計與利用效果的分析和研究是檔案工作的深化，是檔案的編研前期工作，是檔案部門對提供檔案利用的服務工作中的業績總結，能較好地激發工作人員的工作熱情，充實檔案服務內容，開拓檔案服務范疇，更好地培養和鍛煉檔案工作人員的業務能力，提升工作人員為學校教學和科研服務的工作能力。

3 開發利用檔案信息資源，提高檔案利用效果

3.1 建立健全檔案利用統計制度

為提高檔案信息利用率，應適時建立健全檔案利用統計制度，認真做好查（借）閱登記工作，查（借）閱登記是各館（室）在檔案查（借）閱時必須做的一項工作。在登記時要認真負責，必須把時間、姓名、借閱目的、檔案號、以及檔案利用的具體內容，每項都必須填寫清楚，不可填寫得太簡單，并盡可能填寫預期的作用和效益，便于確定有否必要進行跟蹤調查。

3.2 建設開發利用效果評估體系

建設開發利用效果評估體系，建立檔案信息利用預測制度。通過對檔案信息利用的分析預測，了解學校各方面對檔案信息的需求動向和發展趨勢，通過調研和分析，掌握高校檔案利用的特點，檔案利用和服務的對象主要是教職工和高年級學生及其畢業學生，教職工多數是跟自己的工作有密切關系，教師利用最多的是科研課題的查找，各個職能部門工作查證參考工作很多，學生主要集中在學籍材料的查找，而且這些工作的階段性工作十分明顯，檔案利用工作與學校的各階段的中心工作聯系緊密，通過檔案利用的統計和分析，能提供更有針對性的檔案服務。掌握檔案信息需求的重點，建立需求信息預測點和預測網絡，有針對性地進行收集、匯總、分析和檔案利用效果研究，經常對檔案利用率進行分析，通過信息反饋，明確每個階段的檔案利用重點。

3.3 加強檔案利用效果的宣傳與交流

高校檔案工作的性質就是為學校的教學和科研服務，檔案工作者要把檔案服務的宣傳作為一項長期任務來抓，通過學校媒體進行廣泛宣傳，通過編印出版檔案目錄、館藏指南，使教職工了解和熟悉學校檔案館藏，引導教職工有針對性地利用學校檔案，并根據檔案利用登記的線索，及時開展電話回訪或實地調查，檔案人員應自覺上門訪談，把握好利用效果的基本資料，了解利用檔案后所產生的經濟效益和社會效益情況。及時編發檔案利用的社會效益、經濟效益實例，通過檔案利用效果的宣傳和報道，把利用效果信息反饋社會，進一步宣傳檔案的作用和價值。

3.4 加強檔案利用服務體系建設

檔案管理最終的目的是利用。沒有良好的服務，檔案管理的價值和作用就大打折扣，加強檔案信息利用服務體系建設，不能只顧資料積累、文化財富堆積，要主動出擊、服務上門，開拓檔案服務的范圍，發展檔案服務的手段和方法，建立和完善高校檔案服務體系，積極主動推銷檔案信息，推廣檔案編研成果，始終堅持服務的觀念，以教職工“滿意不滿意”為標準，通過對檔案信息資源開發來引導高校傳統檔案的利用，以增強服務意識和主動服務作為檔案工作的出發點，加強與學校檔案利用者的聯系，采取“拉、推、溝通”等方法，使檔案信息利用工作既有成效，又規范科學。

注釋

① 郭亞君.檔案利用數據統計與實際效益[J].山西檔案，2006（S1）.

② 梁守英.高校檔案利用數據統計與實際效益分析——以浙江師范大學檔案館為個案[J].云南檔案，2008（2）.