信息化時代如何推進科技檔案的創新服務

[摘 要] 信息的多元化發展，使得科技檔案的管理工作發生了巨大的變化。網絡信息技術的發展，優化了信息資源的收集、整理、開發及利用的整個過程。要為科技檔案使用者提供更好的服務，檔案工作者必須創新服務理念、服務手段和服務能力，從而為企業集團的做大做強做出應有的貢獻。

[關鍵詞] 科技檔案； 創新服務； 信息化

[中圖分類號] G273 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）03- 0081- 01

隨著經濟的發展和現代通信技術的進步，社會已經邁入了信息化時代。計算機的普及推動了信息的多元化發展，使得科技檔案的管理工作發生了巨大的變化。網絡信息技術的發展，使得檔案工作者能夠運用電子化的手段對科技檔案的信息進行有效處理，從而優化了信息資源的收集、整理、開發及利用的整個過程，為科技檔案使用者提供更好的服務。科技檔案的信息化管理不僅僅是增設幾臺計算機的問題，而是一項系統工程。因此我們要在信息化時代對科技檔案服務進行創新，就必須做好以下工作。

1 服務理念創新

（1） 理論創新。檔案工作者要深入思考科技檔案的內涵與外延、分類體系的劃定以及未來流向與歸屬等問題，保證科技檔案的真實性與完整性，深層次挖掘檔案的利用價值，從而進一步指導實踐工作。其次，提供創新服務，要求檔案工作者認真處理好創新與基礎、創新與現實、創新與學習以及創新與實踐的4個關系問題。創新是事業發展的動力，但創新絕不能是虛無縹緲的。理論創新、方法創新都要經過實踐的檢驗。凡是對事業的發展有促進作用的創新，都要大力推廣，并在實踐中不斷檢驗與完善。

（2） 觀念創新。檔案的收集、整理和利用關系著一個企業運作的系統性、完整性和穩定性。科技檔案作為企業一份寶貴的無形資產，為企業的繁榮發展發揮著重要的作用。規范和完善企業的科技檔案管理工作，可以更好地為企業的科學發展服務。對于科技檔案不僅要高度重視并加以保護，而且要定期進行歸類整理，使其在不同時期發揮不同的作用。信息化時代的到來為科技檔案服務水平的提升提供了便利條件，這就要求檔案工作者積極地創新思想觀念，打破傳統的思維定勢，積極開發科技檔案資源，建立科技檔案信息化管理模式，為企業的科學發展提供更好的服務。

2 服務手段創新

（1） 建立科技檔案信息化管理模式。首先，企業要審時度勢，提高意識，積極推進科技檔案信息化進程，并在實踐中不斷改進。其次，加強管理。科技檔案信息化工作重在管理。要采取有效的方式，對電子文檔從產生到歸檔保存，再到檢索利用的全過程進行集中管理，滿足企業對文檔的收集存儲和利用需求。再次，檔案信息化建設必須持之以恒。企業檔案部門一定要樹立持之以恒的思想，在具體工作中，要每個項目逐步實施，不斷地總結經驗和教訓，逐漸提高科技檔案信息化服務水平。

（2） 保障科技檔案的安全，建立信息資源數據庫，加強數字化檔案的利用。做好電子信息涉密檔案保密工作總的原則應該是充分利用電子信息技術的優勢，結合傳統科技檔案管理工作的經驗，取長補短，努力克服問題和不足。建立完善的電子檔案查詢使用制度，用制度確保涉密電子檔案的安全。在保障安全的基礎上，要迅速實現科技檔案服務工作由被動、單一和封閉型向主動、多元化和開放型的服務方式轉變，多形式、多渠道拓展服務方式。建立信息資源數據庫能有效實現眾多電子信息的儲存、分類、檢索和查詢。特別是對有些有保密要求的單位內部網絡而言，不僅僅可以實現電子檔案信息的有效和快速歸檔，也能在很大程度上提高數字化檔案的利用率，從而提高企業的經濟效益。

（3） 多種查閱方式并重。企業檔案部門的服務方式也要與時俱進，不再沿用過去那種查閱加目錄式的單一服務方式，而應該建立紙質檔案閱覽區、電子檔案閱覽區、微縮檔案閱覽區、聲像檔案閱覽區等，同時積極提供兼有傳輸、檢索和利用功能的在線服務，實現信息網絡化、技術現代化及管理智能化。

3 服務能力創新

提高檔案部門的服務能力。一方面要完善檔案基礎設施，提高紙質檔案庫房的自動監測功能、自動防火防盜預警功能、門禁管理功能，優化升級電子文檔的主服務器等。另一方面要進一步提高檔案管理人員的業務素質。擔負利用服務工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者。在實踐工作中，除了要對檔案管理人員加強電子信息管理技術及檔案管理專業技術培訓以外，更為重要的是要加強職業意識教育。要培養他們高度的政治責任心和全心全意為人民服務的精神，熱愛檔案和檔案事業；要有較高的文化知識，能總結和分析利用工作中的經驗與問題，從中掌握利用服務工作的規律。同時要通過多種途徑選拔、培養和引進人才，尤其是既懂檔案業務又有計算機知識的復合型人才，創造一種業務學習、交流的環境，提高檔案管理隊伍的素質，提高檔案部門的整體服務效率和服務質量，以適應信息化管理的要求。

在信息化時代，推動企業科技檔案的創新服務，實現科技檔案的信息化管理不是一朝一夕就可以完成的，這是一個長期的、動態的過程，而且它會伴隨著企業集團的發展而發展。科技檔案管理數字化的過程，是企業順應時代潮流，在科學發展觀的指導下，不斷發展和強大的過程。這就要求科技檔案工作者不斷更新觀念，創新服務，為企業集團的做大做強做出應有的貢獻。

主要參考文獻

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