電算化會計檔案雙套制的永久性及其對策研究

[摘 要] 一般電子檔案雙套制都是“臨時性的變通辦法”；電算化會計檔案實行的是永久不變的雙套制。首先，原始憑證和記賬憑證之間，前者是后者記賬的依據，后者是前者的概括和說明，要求兩種憑證必須同時歸檔保存，不可分離；其次，原始憑證的原件必須作為記賬憑證的附件，脫機粘貼在機打記賬憑證的后面。這一特殊的保管規定，導致原始憑證即紙質檔案由于不接觸計算機而永遠不會被電子檔案所取代。以同時保存兩種檔案為特征的雙套制因而也會永久實行下去，從而顛覆了檔案界關于電子檔案雙套制都有“過渡”性特點的共識。電算化會計檔案的這個特點，對檔案意識、管理模式和管理方法等都產生了深遠影響。

[關鍵詞] 電算化會計檔案；雙套制；永久共存

[中圖分類號] F232 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）03- 0013- 03

1 雙套制是電算化會計檔案的基本管理模式

20世紀90年代以來，伴隨醫院現代化建設的發展，電子計算機技術在醫院財務管理領域廣泛滲透，雙套制替代傳統單一的紙質檔案管理，逐步成為醫院電算化會計檔案的基本管理模式。

所謂雙套制，是指“電子和紙質兩套文件雙雙歸檔，形成兩種介質的兩套檔案，并且所生成的電子文件的專用軟件必須一同歸檔”。

財政部、國家檔案局1999年1月1日頒布實施的《會計檔案管理辦法》，從制度上肯定了電算化會計檔案是雙重信息載體的特性，明確了電算化會計檔案的管理范圍不僅包括“計算機打印輸出的傳統紙質記賬憑證、會計賬簿、財務報告等專業會計核算材料”，還包括“機內會計數據、軟盤等備份的會計數據、系統開發資料和會計軟件系統 ”。

在電算化會計環境下，會計檔案存貯載體發生了巨大變化。從紙質文件到電子文件的出現，是檔案存儲方式的變革，也是檔案管理范式的轉變。電子和紙質兩種檔案在共處中既相互沖突，又相互融合。這種優勢互補，并行發展的模式，要求在推進電子檔案管理的同時，也要重視紙質檔案的管理和研究，對傳統檔案管理理念與現代管理技術進行科學整合，尋找出一條既符合時代要求，又符合科技發展特征的醫院電算化會計檔案管理之路。

2 電算化會計檔案的優勢和不足

電算化會計檔案信息的形成、歸檔、管理和利用不受時空和載體傳遞的限制，實現了資源共享。磁性介質的采用，有效避免了手工記錄中易出現的重復記錄現象，簡化了管理環節，豐富了儲存空間。

擴展了信息處理功能，實現了無紙化查閱、自動檢索、自動管理和自動計算、分析，強化了會計數據的完整性、準確性和及時性；促使會計檔案工作規范化，提高了效率；減少錯誤，提高了會計工作的質量；有利于充分發揮會計的職能，及時反映（據估計約有70%的信息來自會計部門），為醫院領導決策當好參謀助手。滿足了社會對會計檔案信息的系統性、時效性、管理模式、方法和利用等多方面的需求，體現了會計檔案發展的方向。

然而，電算化會計檔案具有易篡改、易滅失、易偽造等自然缺陷，難以鑒定原件，很難辨別經濟業務的原貌，無法保證會計信息的真實性。未經授權的人員出于私利或不正當目的，有可能復制、偽造或銷毀一些重要的會計數據而不留任何痕跡。會計信息的完整性、安全性因此受到挑戰。電子文件磁性記錄介質易破損，也使其記錄信息的可靠性難以保障。

3 紙質會計檔案的優勢和不足

在我國，自東漢蔡倫造紙，東晉桓玄頒以紙代簡令以來，紙張一直作為主要的檔案信息載體被使用。紙質檔案是會計檔案信息儲存的傳統標志。

紙張具有較強的耐久性和穩定性。紙質文件一旦形成，其紙張、字跡材料、字跡三者不但各有特性，且不易分離。

紙質檔案具有信息與載體相依附的特點，從當時使用的文件直接轉化而來，客觀記錄了以往的歷史情況。原始性是紙質檔案的根本優勢。

從法律角度講，紙質檔案的字體、字跡、圖像、印章等清晰可見，內容真偽易于判別，可以在法庭上作為司法鑒定的依據，能從技術及法律的角度嚴格保證會計憑證的原始性和真實性，具有無可爭議的法律效力。

現階段電子化會計資料打印成紙質文檔后，經當時當事會計人員和有關責任人員簽名，形成歸檔保存的電算化會計檔案的紙質副本。2009年1月總后衛生部頒布《軍隊醫療機構電子病歷管理辦法》，2010年3月衛生部頒布《病歷書寫基本規范》，均認可打印簽名后的紙質病歷具有手寫病歷同等法律效力。由于紙質會計檔案和紙質病歷都是紙質檔案，新版《會計檔案管理辦法》也從制度上肯定了打印后的紙質會計檔案，上述文件都可以作為打印簽名后的紙質會計檔案具有手寫文件同等法律效力的重要政策依據，使電算化會計檔案有了法規上的應用依從。

紙質檔案存在的主要問題是：信息容量小，信息記錄方式單一，檔案介質占據空間大，查找檢索不便，清點移交歸檔工作量大，裝訂成冊和流轉繁瑣不便，管理上存在“潮、蛀、火、盜”等風險。面對社會越來越高的發展要求，在信息存載和信息處理上漸顯乏力，日益滯后。

4 雙套制的主要任務是保證電算化會計檔案法證作用的實現

新版《會計檔案管理辦法》指出，“會計檔案是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據”。證據即憑證。憑證作用是會計檔案的的基本價值和主要作用。

在經濟犯罪案件的查處中，常常通過對會計檔案資料的審查、核對、比較和分析，來收集涉案證據。

在司法訴訟過程中，從會計檔案中收集的能夠反映刑事訴訟案件資金及其運動過程，證明與資金有關案件事實的會計報表、會計賬簿和會計憑證所記載和反映的事實，是證明犯罪行為的有力證據，在經濟犯罪的證明中起著舉足輕重的作用。

隨著經濟的發展，不同類型經濟組織之間的經濟交往日益頻繁，經濟環境變得復雜，經濟違法犯罪和經濟糾紛問題日趨增多。在經濟案件和經濟糾紛的審理過程中，具有憑證作用的會計檔案往往成為法院審理的重點，會計檔案的法律憑證作用日益突出。

檔案的本質特征是歷史的原始記錄，注重的是原本、原稿。 在目前的法律條件下，“原件”是證據法的一個非常重要的問題。按照法律規定，只有書面形式的紙質會計檔案才有法律效力。

電算化會計檔案往往以無紙形式的電子數據作為基礎，難以對其原件進行鑒定，它的法律憑證作用難以實現。

由于電算化會計檔案的法律憑證作用難以實現，它在法庭上不可避免地要遇到證據上的法律障礙，它的合法性必然受到質疑。為了保證會計檔案的法律效力，較為妥善的辦法是把電算化會計檔案的合法性建立在傳統紙質會計檔案的基礎之上，實行兩套檔案同時歸檔保存的雙套制。通過雙套制，合理利用保存紙質檔案以及法律認可 “機打紙質會計檔案”的法律效力等同于紙質檔案的技術手段和管理方法，滿足電算化會計檔案原件形式的法律要求，保證電算化會計檔案的合法性。

雙套制盡管可以保證會計檔案法證作用的實現，但它在帶來兩種文件形態相輔相成的同時，也帶來幾乎雙倍的工作量和相關財力、物力的消耗，并且隨著時間的積累，造成醫院運營成本的不斷升高，形成醫院經營管理中的一個大問題。

談到這個問題，我們可以先拿電算化會計檔案雙套制和醫院電子病歷進行一番比較。電子病歷也叫電子病歷檔案，它也和電算化會計檔案一樣存在“原件難以鑒定”的現實問題。為了保證病歷的法律效力，醫院目前也對電子病歷實行雙套制管理，同樣也給醫院帶來運營成本不斷提高的問題。由于電子病歷在醫院使用的范圍最廣，用量最大，雙套制所帶來的紙張和計算機耗材成本數量的增大也是電算化會計檔案所無法比擬的。據測算，醫院實行電子病歷雙套制管理，給醫院所帶來的效益增長遠遠快于成本的上升。總體來看，電算化會計檔案雙套制的成本消耗比起電子病歷要小得多。而且，雙套制保障會計檔案的法律效力，會給醫院帶來良好的社會效益，也有助于提高醫院的經濟效益，其正面效果明顯超過了負面效應。

5 會計憑證是醫院電算化會計檔案雙套制永久化的決定因素

會計檔案包括會計賬簿、會計報表和會計憑證，都是會計檔案核算過程中形成的歷史記錄，分為原始和記賬兩種憑證。原始憑證是記賬憑證的基礎，記賬憑證是對原始憑證內容的概括和說明。

原始憑證的內容具有不可更改性和真實性。《中華人民共和國會計法》規定：“原始憑證記載的各項內容均不得涂改。記賬憑證應根據經過審核的原始憑證及有關資料編制”。

原始憑證不需要借助其他任何材料就能直接說明問題，在法律上具有無可爭辯的證明效力，是確鑿的“證明證書”。

原始憑證具有特殊的歸檔保管規則，它要求其原件必須作為記賬憑證的“附件”，脫機粘貼在記賬憑證的后面并注明張數。打印好的記賬憑證及其所附的原始憑證原件，必須按照編號順序裝訂成合格的會計檔案，并加具封面，由裝訂人在裝訂線處蓋章后一并歸檔保存。

這種情況同其他紙質檔案是明顯然不同的。其他紙質檔案在是否需要輸入的問題上是不受任何限制的，并且在其內容輸入計算機成為電子文檔之后，如果電子檔案已經采用可靠技術手段解決了電子檔案符合法律、法規要求的原件形式問題，達到2005年4月1日頒布的《中華人民共和國電子簽名法》第二條有關數據電文書面形式的要求，就可以將其內容直接在機內存檔和使用，不再需要打印出紙質副本。這樣，紙質檔案便會被徹底淘汰。

由上可知，一方面，兩種會計憑證之間互為條件的特殊關系，要求它們必須不可分離地一塊歸檔保存；另一方面按照原始憑證特殊的保管規則，它必須以 “粘貼于機打記賬憑證之后”的方式脫機存在，從而導致原始憑證即紙質檔案既沒有必要，也絕無可能被電子檔案所取代。由于原始憑證即紙質檔案得以永久保存，以同時保存兩套檔案為特征的雙套制因而也會永久存在。在這里，檔案界關于一般電子檔案雙套制都有 “過渡”性質的共識，即雙套制僅僅存在于“電子檔案自身的缺陷被徹底解決之前”的觀點被顛覆了！

兩種檔案永久共存既是電算化會計檔案雙套制的重要特點，也是電算化會計檔案同其他電子檔案的重要區別。

6 討 論

電算化會計檔案代表了會計檔案現代化的發展方向。但是，它的合法性因其原始性難以鑒定而受到質疑。實行雙套制，將紙質檔案和電子檔案同時歸檔保存，正是為了滿足它的合法性要求。從這個意義上看，雙套制是電算化會計檔案長期發展過程中必須經歷的過渡階段。在尚未找到解決電子檔案自身缺陷的解決辦法之前，雙套制始終是一種“較為穩妥的變通辦法”。

由于原始性決定檔案的憑證作用，具有原始性的紙質檔案可以在當前經濟犯罪案件和經濟糾紛處于上升勢頭的復雜形勢下，保證檔案法證作用的實現，維護權益人和醫療機構的合法權益。發展尚不成熟的電算化會計檔案，顯然不符合形勢發展的要求。這一點正是實行電算化會計檔案雙套制的關鍵理由。

電算化會計檔案是決定雙套制過渡期長短的主要矛盾。由于電算化會計檔案存在著自然缺陷，從根本上制約了雙套制的總體發展過程。就是說，如果電算化會計檔案自身的缺陷得到了解決，其合法性也會隨之解決，雙套制也就失去了存在的必要性；否則，電算化會計檔案的合法性必須繼續建立在紙質檔案的基礎之上，雙套制仍有其存在的合理性和必要性。

在電算化會計檔案條件下，永久保留的兩種檔案雖然各具優勢，相互沖突。但他們之間的矛盾不是采取不可調和的“一方克服另一方”，或“同歸于盡”的激烈解決形式，而是創造出一種“相互融合，永久共存，優勢互補，并行發展”的和諧新形式。這種形式是由會計憑證之間所存在的特殊關系和原始憑證的特殊歸檔保存規則所決定的。可以說，會計憑證對電算化會計檔案雙套制的整體發展過程產生了深遠的影響，不僅對雙套制本身，對和雙套制有關的檔案意識、管理理念、管理模式和管理方法等都產生了根本的影響。

雙套制的核心要處理好電子和紙質兩種會計檔案的接軌問題，讓兩種載體相互配套，并軌運行，實現其理想動作境界，避免出現兩者機械相加的現象，使內部管理達到真正相融。為此，必須做好兩者銜接工作，處理好技術的融合發展、檔案管理改革、人才培養方向、思想觀念更新等諸多矛盾，“在技術手段保證，安全性尚不完備的條件下，通過把電子化內容打印出紙張并手工簽字的做法，能夠很好地解決現階段電子檔案與紙質檔案有接軌問題”。

針對電算化會計檔案需要永久性實行雙套制的特點，提出如下對策和建議：

一要高度重視醫院會計檔案工作人員的選用與培養。把掌握現代化計算機技術、傳統紙質檔案管理技術和潛在創新意識及能力的復合型人才作為今后人才培養的主要方向。既要依靠檔案立卷工作的骨干，也要補充具備計算機、財會、檔案管理等學歷背景的專業技術人才。加強會計檔案人員的繼續教育，提高他們掌握和運用現代信息技術和傳統紙質檔案管理技術的意識和技能，逐步滿足雙套制模式下現代醫院檔案工作的發展需要。

二要努力提高檔案人員的職業道德水準，建立科學的績效考核制度，強化各項規章制度，嚴格防止惡意修改軟件程序、篡改數據、非法取得口令等不良行為的發生。

三要強化電算化會計系統網絡環境的管理維護工作，保障電算化網絡環境的安全運行，保證電子載體物理上安全，電子檔案內容邏輯上準確，使兩種檔案發揮同等社會效益。

四要做好電算化會計檔案的收集、管理、保存、整理和利用工作，建立嚴格的借用制度、定期備份制度和分權限調用制度等，保證會計檔案的安全，減少人為修正的可能。

五要建立和加強電子文件管理制度，逐步實現電算化會計檔案管理的標準化和制度化，推進檔案工作現代化的步伐。

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