論IT戰略下外包決策的動力與風險

[摘 要] IT外包作為企業信息化建設中的一項新內容，在近10年中得到了迅猛發展。本文對IT外包的概念和特點進行了闡述，分析了IT外包的優勢與不足，提出了企業IT外包的策略。對IT外包在制造型企業信息化建設中的應用進行了分析和研究，認為實施IT外包將會給企業的發展帶來契機。

[關鍵詞] IT戰略；外包策略；信息化建設

[中圖分類號] F270.7 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）03- 0052- 02

現代信息技術突飛猛進地發展，基于信息技術的新產品以前所未有的速度涌現，這些技術和產品深深地影響了企業的核心戰略和運作模式，并且這種影響還將隨著時間的推移進一步滲透和深化，在這種環境下，企業發展的機遇和挑戰并存。IT對企業戰略和組織結構的滲透使得當代企業能夠同時具有大企業的規模、視野和效率，以及小企業的靈活、速度和影響力。這一切都將對企業的管理人員提出更高的要求，既要與時代的發展保持同步，又要在變化中，及時制訂有效的決策和審慎的規劃。而IT外包作為IT戰略下重要的策略，對整個企業的管理及發展起到關鍵的作用。

1 IT外包的概念

1.1 定義及特征

IT外包是指組織以合同的方式委托IT供貨商向組織提供所需的部分或者全部的IT功能。IT外包一般還伴隨著組織的IT資產、人員、租賃資產交由IT供貨商管理。常見的IT外包涉及IT設備維護、通信網路管理、信息系統運作與管理、IT應用開發與維護、IT培訓及安全性問題等。

近年來，各大公司越來越傾向于將其IT管理的全部或者其中一些重要的部分外包出去。過去，IT外包模式僅僅是一種不普及的企業活動，而今，它已經迅速擴展到全球范圍內。從20世紀90年代初開始，施樂、柯達等國際知名的大公司紛紛與IT供貨商簽訂外包合同，將公司IT業務中的重要部分外包出去，而英國航空公司則將整個公司的IT業務全部外包出去。財富500強企業中幾乎每一家都考慮簽訂IT外包合同。

1.2 IT外包和IT內給的差異

IT內給是與IT外包相對的一個概念，它指的是企業依靠自己的IT力量提供IT功能。IT外包和IT內給的差異主要體現在3個方面：協調機制、約束機制和管理方式

1.2.1 協調機制的差異

IT外包是靠市場機制來協調的，而IT內給則是靠企業的層級關系協調的。一方面，市場理論告訴我們，市場競爭會促使IT供貨商降低生產成本。相比之下，企業內IT部門的壟斷地位則往往使他們滿足于現狀。另一方面，市場調節方式的交易成本是很高的，包括收集信息、談判合同、競價的成本以及機會成本等，而層級調節方式的交易成本相對較低。

1.2.2 約束機制的差異

就約束雙方行為的機制而言，IT部門與其他部門的關系是建立在共同利益的基礎上的。這種約束機制的好處是它有很大的靈活性，雙方可以根據組織的需要很靈活地調整服務方式和內容。但這種靈活性也導致了IT部門不能有效地約束用戶需求，因此企業的IT需求容易泛濫。不受約束的需求往往是企業信息IT成本急劇膨脹的原因。而IT部門正好相反，IT供貨商與客戶間有明確的契約關系，合同規定了雙方的義務和權利，所要求的服務與所付出的費用建立了直接的聯系，對企業IT需求構成了強有力的約束。但是契約方式要比關系方式僵化，當企業需求發生變化時，契約成了適應變化的障礙。

1.2.3 管理方式的差異

就企業對IT的管理方式而言，在IT外包的情況下企業只要明確所要的結果，怎樣實現可以讓供貨商去選擇。因此IT外包能夠減少企業耗費在IT上的精力。但是因為企業對IT過程是看不見的，它也有可能對技術失去了解，因而不利于更好地應用技術。IT內給則相反，企業要管理IT服務的細節過程，通過IT部門在企業內提供IT功能，企業能夠學習和掌握技術，發現改進應用的機會。實際應用中應考慮二者的結合點。

2 IT外包的動力及優勢

成本壓力是推動IT外包的主要原因。一方面，隨著信息技術應用在企業內全面鋪開，各部門的IT需求不斷膨脹，缺乏約束的IT需求促使IT投資急劇增加，再加上有的企業對IT應用的規劃和管理不力，更增加了IT開銷；另一方面，日趨激烈的競爭促使企業必須降低成本以保持競爭優勢，IT部門作為企業的“成本中心”自然也備受關注。除了成本壓力以外，企業對IT績效的不滿、對新技術或者特殊技術的需求、向核心競爭戰略的轉變以及IT供貨商的促進作用都可能是企業考慮IT外包的原因。

對IT外包的普遍看法是：它能夠降低成本，提高效率，IT外包能夠為企業提供重新調整資源以加強核心能力的機會，并提高自己的工作效率和競爭能力。

（1）降低成本。在一項調查中，公司宣布它們平均能夠節省9%的成本。IT供貨商之所以能夠比他們的客戶花費更少，一方面是由于規模經濟，他們可以在多個客戶之間共享硬件、軟件、人力資源和知識，從而使他們在固定成本投入上更加節約。他們還可以通過批量購入硬件和軟件而獲得更多的折扣。他們也實行了一些削減成本的措施，比如統一的軟件和硬件標準，合并客戶的多個計算中心等，這些措施能夠極大地降低IT成本。

（2）提高服務水平。IT供貨商可能有比客戶更全面的技術，或者具有客戶所不具備的特定技術和資源。他們在員工培訓和教育以及吸引高水平專業人員方面也比企業IT部門有優勢，這些也能夠大大加強他們解決問題的能力。IT供貨商往往具備較強的軟件過程管理能力，實施嚴格的軟件質量管理標準，從而能夠提高IT服務的質量。他們還會不斷跟蹤領域內的最新技術以保證他們的技術是有競爭力的。企業內的IT部門卻難以做到這一點，因為他們可能沒有足夠的能力和時間，或者疲于應付滿足用戶不斷提出的需求。

（3）IT外包能夠為企業提供重新調整資源以加強核心能力的機會，并提高自己的工作效率和競爭能力。企業為了維護過時的系統、管理IT資產花費了太多的精力。如果把IT外包，就可以把一些花費時間和精力的IT活動委托給供貨商，從而將精力集中于其更擅長的領域。通過外包，供貨商可以幫助企業把大量的IT固定成本轉變為可變成本，使企業更好地投資于核心業務領域。

3 IT外包決策中面臨的風險及對策

IT外包在給企業帶來好處的同時也可能使企業面臨一些問題。

3.1 IT外包真的有成本優勢嗎

一些研究者指出，中型以上的企業就能達到信息技術上的規模經濟[1]。因此單從規模經濟的角度考慮，IT外包未必有成本優勢。如果再考慮IT外包中的交易費用、供貨商利潤、外包初期的轉換成本和合同失敗時的退出成本，IT外包未必比內給更節約。

IT供貨商在成本管理上的優勢也不是絕對的。一個有趣的例子是：一家食品企業的IT成本居高不下，無論IT部門怎樣努力，用戶都拒絕IT主管關于制定軟件標準的建議，堅持使用他們自己的操作系統和應用軟件。直到企業主管威脅要把IT外包出去，用戶才同意將軟件標準化，結果IT成本降低了45%。

3.2 削弱組織的學習和創新能力

很多組織都是在IT實踐中了解和應用IT的。在 IT內給的情況下，盡管企業需要維持較多的IT資源，但是這樣有利于企業與IT實際接觸，使得企業從切身體會中認識到IT的利用價值并且發現新的IT應用。如果企業將IT外包，供貨商與企業的合約關系將限制熟悉業務的用戶和熟悉IT的專家之間的接觸，因而有可能阻礙新技術和業務的結合，削弱組織的學習和創新能力。

3.3 技術不確定性和商業不確定性

如何應對信息技術、商業環境和企業經營戰略的變化是IT外包過程中非常有挑戰性的一項任務。企業在IT外包中可能面臨兩個方面的風險：一方面是估價風險，根據現在的市場狀況確定的合同價格經過若干年后可能會遠遠超出當時的市場價格；另一方面是需求風險，比如企業想用新的客戶服務器系統替換原來的主機系統，而原來簽訂的主機系統維護合同還沒有結束，那么企業的IT應用就受到了阻礙。

此外，企業對供貨商的依賴性、外包系統與其他系統之間的接口問題、數據完整性和保密性也是IT外包中容易遇見的問題。

4 總 結

當然，一個外包項目是否成功僅僅取決于外包決策是否充分考慮了與項目有關的所有已知的成本和效益。另外，非常重要的一點是，合同應該得到有效的商談和管理。不過，說起來容易做起來難，各企業應該清楚地認識到，外包工作涉及企業了解自己、了解在不同業務流程中企業可以相信誰，以及是否具備適應業務變化、挑戰和問題的靈活性等各方面的問題。只有很少的企業能夠成功跨越第一次外包的障礙，但是，只要他們正確掌握了3個要素，就能夠在正確的道路上向真正的業務轉型邁進。

主要參考文獻

[1][美]沃倫·麥克法蘭，理查德·諾蘭. IT戰略與競爭優勢[M].陳國青，譯. 北京：高等教育出版社，2003.

[2]趙蘋，陳守龍，郭爽. 企業信息戰略管理[M].北京：清華大學出版社，2006.

[3]黃梯云. 管理信息系統[M].北京：高等教育出版社，2009.

[4]薛華成. 管理信息系統[M].北京：高等教育出版社，2007.

[5]王學東.企業信息戰略[M].北京：科學出版社，2011.

[6][美]林達·M·阿普爾蓋特，等.公司信息戰略與管理[M].第8版.于軍，譯.大連：東北財經大學出版社，2010.