工商部門企業登記檔案管理問題研究

摘要：工商行政管理部門收集保管了大量各類企業開業、變更、年檢、注銷、吊銷的原始檔案，其獨有的檔案資源在社會經濟活動中有著不可替代的參考和憑證作用。本文立足于國內工商部門企業登記檔案管理的相關研究成果和應用實踐，深入分析目前工商部門企業登記檔案管理中存在的問題，并針對這些問題提出了解決策略。

關鍵詞：工商部門 企業登記檔案開發利用

企業登記檔案是工商行政管理機關依法進行企業登記管理過程中形成的具有保存和查考價值的文字、圖表、聲像等不同形式的文件材料，是工商行政管理部門登記管理工作的歷史記錄，他們在登記注冊行政許可工作中以及各類經濟活動中起著重要依據、憑證作用。對企業登記檔案信息資源進行有效管理，對提高工商部門工作效率，滿足社會各界檔案信息需求具有重要意義。

目前，伴隨我國工商行政管理事業信息化的飛速發展，工商部門企業登記檔案開發利用已全面展開并逐步深入，取得了顯著的成效，提高了企業登記檔案的利用率，促進了政務公開，與此同時也還存在一些問題亟待解決。

一、企業登記檔案管理問題分析

（一）企業登記檔案信息資源不能最大限度實現共享

一方面，工商企業登記檔案信息資源不能跨區域共享。目前，各地工商部門都紛紛建立了企業登記檔案查詢系統，但是由于分頭建設、多頭管理，導致了軟件、硬件建設都重復投資，阻礙了企業登記檔案的信息資源共享。雖然各地工商機關都建立了“企業登記檔案信息管理系統”，甚至許多地方工商部門用的是一家公司的軟件，進行系統對接、數據共享完全沒有問題，但受行政區劃不同的制約，只能各自為政，獨立治檔。工商部門企業登記檔案雖然已面向社會開放，但要跨區域查詢，查詢人就必須付出時間、金錢的代價，趕到外地才能得償所愿。

另一方面，工商企業登記檔案信息資源不能在政府各職能部門實現資源共享。目前，工商、公安、稅務、財政、審計、質監、海關、社保等部門都早已組建了各自獨立的信息資源系統，存儲了大量各自領域的獨有信息資源。但是，近些年電子政務發展中，過度強調政務資源的無償交換共享，致使信息資源的產權利益關系不明確，尤其是信息提供部門在無償提供政務信息的同時，還可能由于信息存在錯誤而承擔法律責任。這也使得工商部門對向政府各職能部門敞開其開發利用企業登記檔案信息資源的成果主動性、積極性不高。

（二）企業登記檔案法律效用問題

所謂檔案的法律效力，是指其能否作為法律證據使用。紙質檔案作為書證在我國三大訴訟法及相關證據法律法規和司法解釋中都有規定，是法院、仲裁機構裁判案件、解決糾紛的重要證據。但是電子檔案能否成為具有法律效力的證據，則存在較多障礙。

目前，工商部門企業登記檔案管理主要采取檔案原文掃描，建立高速、大容量的檔案影像管理系統來實現。雖然縮微檔案的法律效力已經被法律所認可，但是傳統檔案的數字化形式和以數字形式存在的檔案它們的法律效力還沒有從立法上和技術上予以保證。檔案的基本價值有兩方面，原始憑證價值和參考價值，電子化的企業登記檔案對人們的參考價值已經毫無疑義，確認數字檔案的憑證價值卻是其無法回避的難題，這嚴重影響了企業登記檔案準確地發揮它的憑證作用。

（三）檔案信息數據的長期存取問題

電子化檔案的長期存取問題是企業登記檔案管理過程中需要面對的一個具體又十分棘手的難題。由于數字化檔案信息在技術基礎、利用方式和管理機制等方面的特殊性，它的長期存取面臨著種種問題。首先，由于企業登記檔案管理依賴于現代化計算機設備，經對原始檔案掃描加工而建成的數據庫必須要通過計算機設備來存儲、讀取，這就對企業登記檔案數據長期存儲帶來很對問題。其次，企業登記檔案數據的存儲還面臨存儲介質材料的選擇問題。

（四）信息安全問題

檔案信息的安全問題是檔案電子化帶來的最為突出的問題，從企業登記檔案電子化管理之初，信息安全問題就刻不容緩地擺在了檔案工作者面前。企業登記檔案電子化管理的安全問題主要來自于三個方面：其一，計算機病毒。每個月都會有新的計算機病毒產生，嚴重威脅著檔案數據安全。其二，硬件設備設施。這包括計算機設備本身的問題、位置安全、限制訪問、環境安全等等各個方面。其三，人為因素。目前，許多工商部門都對企業登記檔案的掃描加工采取了外包服務的形式，外包工作人員素質參差不齊，如果被利益驅使盜取企業登記檔案數據也未嘗不可。

二、解決問題的對策

（一）集中領導，統籌規劃，實現企業登記檔案信息資源共享

首先，要建立統一的工商系統檔案信息資源共享的領導機制，統籌規劃，統一管理。工商部門應從戰略高度出發，明確企業登記檔案管理的組織人和組織單位，可以由國家工商總局來牽頭領導企業登記檔案信息資源的開發。并根據我國的國情和現有的基礎設施，制定企業登記檔案管理的總體規劃和實施細則。第二，應制定統一的標準和規范，將各工商部門現有的企業登記檔案數據庫資源進行整合，采取技術手段解決數據格式的一致性和兼容性問題，實現在全市甚至是全國范圍的各級工商行政管理機關內部的數據共享。第三，建立、提供其他部門共享企業登記檔案信息資源的平臺。在這個平臺上，檔案信息的共享是建立在一個互通、互惠、互利的基礎上的，不僅其他政府部門、社會組織、企事業單位能獲得工商部門企業登記檔案資源，工商部門也能獲得其他部門的信息資源，這樣才能使多方均大大受益，維持其實現共享開放資源的內在積極性。

（二）運用數字水印解決電子檔案法律效用問題

確保電子化檔案的原始性、真實性，是數字化企業登記檔案原始性、真實性保障體系的基礎。筆者認為可通過采用CA認證、權限控制、數字水印、電子簽章等方法從技術上保證檔案的安全：并通過制定具有法律責任的連鎖責任制，保證檔案的準確，以實現數字化檔案的法律效力，充分發揮檔案的作用。如果在一份轉化為電子檔案的檔案頁面上加入可見標記，勢必會傷害原文件的完整性，但如果利用數字水印技術將某一種標識作為一種不可見數據隱藏于原始電子文件中，則完全可以達到保護其完整性的目的。例如可以將企業登記檔案的版權信息、注冊登記單位等相關內容制作成數字水印嵌入至檔案數據中，嵌入的數字水印并不影響正常信息的處理，又由于水印不能被刪除（如果刪除或破壞數字水印將會使得檔案原始文件受到損壞），所以有了數字水印的電子檔案因其具備了準確的形成者所有權證明，就可以成為法院可采信的重要依據。

（三）運用海量存儲、光盤備份技術解決檔案信息數據長期存取問題

檔案信息的長期可讀取是實現企業登記檔案管理可持續發展的基礎。海量存儲的含義在于，其在數據存儲中的容量增長是沒有止境的。采取海量存儲的分級存儲，并運用重復數據刪除和自動精簡配置技術可有效解決不斷增長的企業登記檔案掃描數據的存儲問題。

將企業登記檔案管理數據長期地保存于服務器中，承擔著很大風險。而建立一套長期、有效和自動化的數據保護和遷移歸檔系統可以避免出現以上有可能發生的問題，避免承擔沉重的代價?？梢砸揽縈O光盤庫實現歸檔存儲管理，利用MO、CD-R光盤存儲介質的一次性刻錄和長期穩定存儲的特性，歸檔存儲各種數據。

（四）開發企業登記檔案數據庫的技術保護

保護企業登記檔案數據庫，必須綜合運用法律和必要的行政手段，為提高企業登記檔案管理的安全性，可以采用一些技術措施加以保護。

1.訪問控制技術

該技術確定企業登記檔案數據庫合法用戶及對其數字化企業登記檔案信息資源所享有的權限，合法用戶可以通過設置口令進行訪問，也可以通過指紋驗證來進行身份驗證?？梢酝ㄟ^IP地址設置，限定特定IP網段用戶訪問。

2.密匙管理與加密算法技術

在網絡傳輸的過程當中，為了避免企業登記檔案數據傳輸被竊取和破壞，可以使用加密技術，數字化企業登記檔案提供給被授權的合法用戶利用，而防止非法用戶盜取數據。

3.防火墻技術

防火墻是一種訪問控制技術，是在被保護的網絡和其他系統網絡之間設立一道障礙，以檢查進出被保護網絡的信息是否被允許通過，或者用戶的請示是否被允許，阻止非授權用戶的進入和對信息資源的非法防衛，從而達到使被保護網絡的信息、結構不受侵犯，實現企業登記檔案數據庫的安全。

三、結束語

綜上，解決企業登記檔案管理中的種種問題，深化現代化信息手段在企業登記檔案利用中的應用，工商部門檔案工作者任重道遠。筆者相信隨著社會體制健全、法律完善、技術發展，工商部門企業登記檔案信息資源管理也將取得長足進步，以更好地實現檔案信息轉化為社會財富的最終目的。

作者單位：北京市工商局