基于系統工程思想的檔案信息生態系統研究

摘要：文章研究了系統方法論的結構與功能，分析了系統與運行環境之間的關系，并從系統方法論的觀點出發，探討了檔案信息生態系統的構成要素，建立了結構模型，由此著重研究了檔案信息生態系統的要素之間、層次之間和結構之間的內外部關系。本文從系統方法論與信息生態觀的角度來審視檔案工作中的問題，探索性地提出一些觀點，希望本文所闡述的基本問題對檔案領域相關內容的研究起到一定的作用。

關鍵詞：系統方法論檔案信息生態系統結構模型

1.系統方法論

系統方法論是在系統思想的指導下，以系統為中心的思維方式在方法論上的具體應用。任何系統都有一定的結構和一定的功能，在外部環境的作用下，系統內部的結構和功能會隨之不斷地調整和完善。

1.1系統的結構與功能

系統是由相互關聯、相互作用的各個要素結合，并具有特定功能的有機整體。自然界中的任何系統都是以一定的結構形式存在，并按一定的方式進行運動和變化。系統整體對外反映出來的能力體現了系統的功能，系統的功能與環境密切相關，一個系統的結構在一定的范圍內是穩定的，但是功能不同，只要環境的物質、能量和信息交換有所變動，系統的過程、狀態都會發生變化。如圖1所示。

1.2系統的環境

環境就是系統以外的、作用于系統之中，對系統的結構和功能產生影響的事物的總和。環境對系統的影響至關重要，系統的各要素對環境保持著一定的活動性，系統必須處于與環境不斷進行物質、能量和信息交換的關系才能維護系統結構的有序性和平衡性。

本文從系統方法論的觀點出發，把檔案業務放在系統中，從整體上、要素上、結構上和功能上，著重研究檔案信息生態系統與要素之間、要素與要素之間、檔案信息生態系統與外部環境之間相互聯系、相互作用、相互制約的關系，以求獲得對檔案信息生態系統的分析，在此基礎上進一步尋求檔案信息化建設的途徑和思路。

2.檔案信息生態系統的構成及特征

與一般系統一樣，檔案信息生態系統也是一個具有整體性、關聯性和層次性的動態系統，系統中的信息人、檔案信息資源和信息技術等組成要素在持續變化的社會環境中協同發展。在檔案信息生態系統中，信息人通過一定的信息技術與外界環境之間進行物質、能量和信息交換，構成了一個檔案信息生態循環。因此，檔案信息生態就是檔案信息資源人環境之間的均衡狀態，檔案信息生態系統是由“檔案信息資源”、“檔案信息相關者”、“信息技術”和“社會環境”四個要素構成并具有一定自我調節能力的人工系統。

2.1要素分析

檔案信息生態系統是以檔案信息資源為支持，以社會環境為依托的系統，在系統中，檔案信息相關者通過信息技術與社會環境之間進行信息交換，構成了一個生態循環。它們之間以一定的管理模式和運行機制進行著動態的相適應過程，持續的動態適應過程致使系統處于良性的運轉狀態。

檔案信息生態系統中的檔案信息資源、檔案信息相關者、信息技術和社會環境四個部分之間相互作用、相互關聯，依據一定的方式形成復雜的系統結構，檔案信息生態系統的運行是一個進化的、動態的過程，如信息技術的變化和發展，必定引發檔案資源形態的變化、檔案管理系統和交換系統的變化；隨著技術環境在不斷改變，檔案信息資源的內容及形式、存儲方式及管理手段也在不斷進化而形成新的穩定有序結構，同時也會引起系統結構和要素的改變，相應地引起系統內諸要素相互關系和功能的變化。

圍繞檔案信息活動的人成為信息主體，其各組成部分依據功能的不同又可進一步劃分：檔案信息相關者包括檔案資源的生產者、組織者、管理者和利用者：信息技術包括硬件環境、軟件環境、技術等；而社會環境則是由政治、經濟、文化、科技等環境，以及信息法律與規范等構成。

檔案生態系統的構成可以根據要素集合上的二元關系（X，R）未定義，X是系統的要素集，其中X={S₁，S₂，S₃，S₄}，S₁為檔案信息資源；S₂為檔案信息相關者；S₃為信息技術；S₄為社會環境。R是關系集，R={（S₁，S₂），（S₁，S₂），（S₁，S₄），（S₂，S₃），（S₃，S₄），（S₃，S₄）}。如圖2所示。

2.2檔案信息生態系統的特征

（1）關聯性

在檔案信息生態內，如果檔案信息的產生、保存、利用和消解是一個動態平衡的過程，生態系統的良性運轉取決于系統中的物質、能量和信息交換、交流與共享是否通暢。否則，就需要對系統構成的各個要素進行調節，促使其微觀系統、宏觀生態保持協調和連通。

檔案信息資源是整個系統內人與人之間傳遞的“能量”；信息技術環境是生態系統的基礎，其條件的好壞直接影響著系統的復雜程度和其中檔案信息流動與交換的豐富度；信息人則在系統中既要適應環境，也改變環境，各種基礎信息與物質將信息人與環境因素緊密聯系在一起，使檔案生態系統成為有一定功能的整體。如圖3所示。

（2）整體性

檔案信息化是由與檔案相關的多個管理子系統構成，這些子系統之間相互依存、相互作用而形成了一個統一體，通過收集、管理、保存和利用構成了檔案工作的運行過程，實現了數字檔案館的整體功能。這樣的統一體如同生態系統是在一定時間和空間內，彼此通過物質交換、信息流動和能量交換，形成的一個不可分割的自然整體。

（3）結構性

在檔案信息生態系統中，檔案信息從社會環境開始，經收集者、管理者、保存者和利用者，又回到社會環境，因為檔案生態系統不停地與社會環境進行著信息交換，所以檔案生態系統也是一個開放系統。這個開放系統因為可與周圍環境進行物質、能量、信息交換，因此，系統可以由無序走向有序，由低有序走向高有序。又因為生態系統由檔案活動相關者和社會環境構成，生態系統的信息交換是由收集者、管理者、保存者、利用者和社會環境來實現的。其中檔案信息資源的存管系統是自組織系統，檔案資源形成之后，在人的干預之下能夠從無序走向有序形成新的有序結構的系統。

3.檔案信息生態系統層次分析

系統的層次分析解釋了系統的結構與功能是分層次的，系統的不同層次可能具有不同的要素和要素間的結構關系。檔案信息生態系統也是如此，從系統結構的功能邏輯關系上，可以從技術架構，檔案系統的任務與功能，生態環境等方面進行分解。

檔案信息生態系統內部可分為基礎架構與技術層，數據采集與加工層，檔案信息資源形成與管理層，運維與服務層。不同的層與層之間是通過能量流、物質流和信息流的傳遞和作用，產生了系統的功能。

檔案信息生態系統是一個以檔案信息資源為中心，由微觀和宏觀環境的作用而形成的，其中檔案信息相關者與檔案信息資源構成檔案微觀生態：信息技術與社會環境因素構成宏觀生態，在社會環境中的政治、經濟、技術、文化等生態因子與檔案信息的相互制約與相互影響，決定了這個整體的大小和結構。檔案信息的生產者通過信息資源生產信息，管理者和利用者借助檔案信息的管理、存放和傳遞而相互影響、相互依存，最終形成具有一定功能關系的，具有調節和演化功能的完整生態系統。

4.檔案信息生態系統結構模型

在研究檔案業務時，大多是根據檔案業務的流程對系統進行分析。而從系統方法論角度是運用資源觀和演化的觀點探討檔案信息生態系統的問題，按照結構化的思想可以把檔案信息生態系統分為主體、核心和支撐環境。檔案信息相關者作為主體，是整個系統的管理者，控制系統中其他要素的協調結合與運行，解決運行過程的矛盾或不協調情況：信息技術和社會環境是支撐環境，是各種檔案信息資源活動發生的場所，人總是處于一定的信息技術和社會環境中，并通過實踐活動改變所面臨的支撐環境，同時又受該環境的影響與制約。通過分析可以看出，系統中的各要素交互作用，與持續變化的環境協調一致，共同演化。檔案信息資源是核心，是構成各個要素的黏合劑，維持著要素間的相互關系，作為主體和支撐環境作用的對象，檔案信息資源也是信息技術、社會環境等服務的對象。同時，檔案信息資源是信息相關人與信息技術、社會環境之間聯系的媒介。如圖4所示。

在整個結構模型中，構成要素之間就是信息行為和信息流的活動關系，也是構成檔案信息生態系統發展的動力。

5.檔案信息生態系統的協同演化

檔案信息生態系統的穩定性是在社會環境和信息技術的作用下具有相對的穩定能力，并能在一定范圍內自我調節，從而保持有序狀態和穩定的結構與功能，該系統的發展變化也是在穩定基礎上的發展變化。

5.1穩定與開放

在這個系統中熵值總是增大的，也就是混亂度不斷會增加，使系統穩定的方法就是要提供讓其把熵外放的手段。因此，檔案生態系統就要不斷地從內部到外部進行能量和物質的交換，引入信息技術來解決日益增長的檔案量，開發檔案管理系統對檔案資源進行科學管理，制定規范的標準體系保障檔案的憑證性等，都是通過引入外部的負熵來平衡系統內部的熵，或者是把內部的熵輸出給環境，使檔案信息生態系統在開放環境下的有序得以保持。

5.2穩定與平衡

良性的檔案生態系統總是在動態發展過程中，隨著社會的進步，管理思想和模式的更新，新技術、新工具的使用，都會使系統不斷地演化和持續發展。系統的平衡是在一定的條件下實現的，在生態鏈系統上各要素和各環節進行協調，實現系統結構的優化配置，檔案信息資源的合理開發和利用，當然，更需要有相應的制度和規范進行制約，達到檔案信息相關者之間利益均衡，實現系統內各成員和諧共存，促進系統的發展與進化。

5.3協同與演化

生態系統也是一個具有多樣性、復雜性的動態系統。在檔案信息生態系統中，檔案信息相關者通過一定的信息技術協助與外界信息環境之間進行信息交換，構成了一個信息生態循環。在這個信息生態循環中，信息生產者對檔案信息進行收集加工形成信息產品，經過信息中介（信息收集者、信息管理者）到達信息利用者。

檔案生態系統的各要素自身既具有自組織結構，同時又表現為數字檔案館系統這個大系統中的一個重要組成“單元”。信息生態中的不同部分在協同互動中推動系統演化，其中標準和規范是系統協同互動的數字神經。然而，環境內的調節能力是有限的，發展失衡會導致熵的增加，使生態的失衡與偏差。因此，完善檔案信息生態系統中的各個要素，協調各要素之間的關系和比例是檔案信息生態系統建設和信息生態環境健康優化的關鍵。

檔案信息生態系統及系統中的要素具有一定的自我調節能力的人工系統。環境的變化和技術的進步必定會引起系統的演變，檔案生態系統的演變一方面是結構演變，另一方面是功能演變。通過上述分析，可以看出信息生態是由各種聯系所構成的復雜系統，檔案信息生態系統的要素之間主要通過信息流和物質流來實現相互作用的聯系。信息生態具有多樣性和持續進化的特點，其實質是檔案信息資源與社會環境之間的物質和能量交換以及檔案自組織系統內部轉變過程。

6.結論

應用系統方法論對檔案信息生態系統進行研究，引用了信息生態觀的思想，構建了檔案系統模型，在該模型中，我們強調了四個要素的相互關系和相互影響。用耗散結構理論分析了檔案信息生態系統的在穩定與演化過程中，外界環境的作用。正如我們所處的世界，小到細胞，大到宇宙，都是在一定的空間和時間范圍內，在各種要素之間與其環境之間，通過能量流動和物質循環而相互作用的一個統一整體，他們也有生有滅，生生滅滅，萬物皆流，無物常駐，某一種形式的存在都是相對的，而發展演變是絕對的，是依賴于生態系統的穩定性而動態進化。因此，要構建一個健康的檔案信息生態系統，必須遵循自然界的生態發展規律，與外界有良好的、流暢的信息交流與互動，這也是推動整個系統不斷發展的外在力量。

作者單位：北京市檔案局