探討檔案管理信息化

[摘要] 當今世界已進入信息時代，計算機已成為現代化辦公的主要工具。電子檔案是指在社會實踐活動中形成的、具有保存價值的、由計算機系統處理和存儲的機讀材料和其他載體形式的記錄。本文闡述檔案管理信息化的優點，提出推進檔案管理信息化的策略。

[關鍵詞] 檔案； 管理； 信息化

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）05- 0080- 01

新時代檔案管理的目標，是將數字化技術、網絡技術、遠程通信技術等現代信息技術有機整合，進而形成檔案信息遠程傳輸和社會共享的完整服務體系。現行的檔案管理工作單純依靠手工檢索、人工調卷，無法適應時代發展的要求。檔案工作者必須認清形勢的變化，轉變觀念，開拓創新，勇于實踐，更好地為國家服務，為社會服務。

1 檔案管理信息化的優點

首先，使用方便，便于檢索，辦公效率大大提高。電子檔案使用光盤、磁盤作為載體。計算機的運算速度極高，具有強大的信息處理能力，這是計算機參與檔案管理的最明顯優點。它解決了在傳統檔案管理中人們使用手工操作的時候出現的信息收集不完整、出現漏抄、字跡不工整等問題，既節約了人力也提高了準確性。電子檔案使得人們在進行檔案管理的時候，按照資料的分類進行收集、統計和查閱，時間大大縮短。因此，檔案管理信息化相比傳統的管理方式，最明顯的優點就是方便，檢索效率高。

第二，信息易于保管。與紙質載體相比，電子檔案使用光盤、磁盤作為載體，不僅能夠防蛀、防潮，而且可以重復使用，節能、環保、使用壽命長，解決了紙質載體在高溫、濕度大的環境下易發生氧化或者被腐蝕的問題。電子檔案存儲在電子設備上，占用的空間小，操作簡單，不需要占用大量的人財物力。所以，它的特點是存儲時間長，不易受損，節省資源，穩定性好，易于保管。

第三，電子傳輸，實現資源的共享。在傳統的手工操作中，各個單位和部門之間的信息無法及時交流和共享，大量的檔案閑置，造成了資源的浪費。信息技術的發展，方便人們通過計算機進行信息的溝通與交流，利用網絡傳輸信息資源。電子傳輸可以在瞬間完成大量信息的傳遞，適應現代社會快節奏的工作特點。網絡的應用更是擴展了信息的傳遞范圍，人們以網絡為載體進行資料的傳輸，并且資料存放在相應的資料庫內，人們可以通過協議進行網上檢索和資源的共享，查找、利用更加便捷。檔案管理實現了從外部的目錄管理到內部的內容管理的轉變，并且實現了信息系統的互聯，人們可以交流共享同級部門之間的信息，也可以交流共享歷史不同時期的信息。

第四，提高了檔案傳輸的安全性。傳統的檔案傳輸是靠人力，難免會出現資料在傳輸過程中的丟失，并且通過郵遞費時費力，安全性也隨之大大降低。電子傳輸的出現解決了這一問題，不僅保證檔案的及時傳輸，而且能夠確保其安全性，不會造成檔案傳輸的延誤或者檔案丟失。

2 推進檔案管理信息化的策略

（1） 建立規范體系。檔案管理信息化的前提是基礎工作的規范化和標準化。由于歷史原因，檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差。檔案管理信息化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個專業，無法全面實施、推廣統一標準。同時，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類、著錄及有關規定已不能完全適應。所以需要制定統一的、標準的規范體系，切實推動檔案管理工作實現標準化、規范化、信息化、科學化。

（2） 完善安全措施。檔案管理信息化建設最終要靠人來執行，所以人是檔案管理信息化最重要的安全保障。電子文件的內容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變弱。為此，要提高檔案管理人員的警惕性，采用身份認證、防火墻、數據備份等安全防護措施，防范黑客對信息系統的威脅。

（3） 健全管理制度。建立檔案工作制度必須遵循以下原則：第一，規章制度要體現合理性、科學性。規章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應單位檔案管理的需要。第二，簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發揮制度的指導和規范作用。第三，堅持制度約束的雙向性，既約束領導又約束職工。領導的行為直接影響制度的順利執行，而職工是單位的主要構成群體，是制度的主要約束對象和執行者。第四，維護制度執行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規章制度的主管部門，又是規章制度的執行部門。在規章制度的執行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現制度的權威性。

（4） 提高技術支撐能力。技術是檔案管理信息化建設的生命，沒有過硬的技術支撐，檔案管理信息化只是一句空話。首先，要配備質量可靠、性能優良的硬件設備并添置相應的配套設備，防止電磁干擾，從源頭上減少硬件設備自然毀損概率。其次，要設計開發通用性檔案信息管理軟件，使檔案管理信息化建設與辦公自動化系統融合貫通。其三，要采取有效措施保證軟件、硬件安全運行。同時，還要建立集成系統，豐富檔案儲藏，增加信息的儲存量。增強綜合開發功能，全方位、多角度、多層次地收集檔案信息，實行一體化管理，形成檔案信息管理網絡，以保證檔案的完整。