發票管理系統與SAP無縫連接的設計與實現

[摘要] 隨著企業的發展，企業交易量劇增。僅僅利用手工登記實現發票管理已越來越不能滿足需要。在企業應用SAP財務模塊進行記賬的前提下，利用信息化平臺進行發票的日常登記、流轉、審批等管理是提升企業發票管理效率的關鍵。本文主要介紹如何利用IMS系統與SAP融合，減少手工工作，實施兩套系統對接及IMS的開發工作，解決目前發票跟蹤管理中存在的問題。

[關鍵詞] 發票管理系統；SAP；業務流程；對接

[中圖分類號] F232 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）05- 0002- 02

1 引言

發票作為交易的合法憑證、提貨的主要依據，在購銷等環節都是最重要的有效憑據之一。大型企業購銷交易頻繁，為了保證公司資產的完整安全，避免產生不必要的損失，必須加強對發票的管理。企業在實施了SAP系統后，發現SAP系統自身的工作流難以滿足企業對發票管理的需求，因此對應收發票的管理采取的還是手工登記的管理方式，這種方式隨著企業業務量的增加，產生了很多弊端。比如由于登記不及時和登記上的疏漏導致發票在傳遞的過程中丟失；手工統計難以實現共享，因此難以追蹤發票的流向，更不要說進行發票的統計了。因此實現發票管理系統控制且能夠很好地與SAP記賬融合就成為當務之急。企業需要一個信息化解決方案，在已使用的SAP系統基礎上，將發票處理流程主要環節和人員納入線上管理，實現發票的線上登記、推送、跟蹤和信息共享，能通過相關報表查詢發票處理流程各環節滯留的時間、原因等關鍵信息，實現發票處理業務的在線及時高效管理，有效地與現有信息系統集成。

2 系統架構

發票跟蹤管理系統（IMS）設計架構如下：

2.1 系統平臺選擇

選用MAXIMO系統作為開發平臺。MAXIMO是IBM公司的產品， MAXIMO以發票的登記、審批、記賬、查詢為主線，合理、優化地進行流程管理，將傳統的被動管理轉變為積極主動跟蹤管理，實時與SAP進行集成。

2.2 系統集成

基于“SAP+MAXIMO”的信息化基本框架，財務部發票登記崗收到發票后直接通過SAP在線上完成發票登記；通過.NET接口將發票登記信息從SAP抽取到Web Service服務器，利用MAXIMO系統從Web Service服務器按發票狀態進行更新，并按公司發票處理流程在MAXIMO完成發票跟蹤（如圖1所示）。主要特點：數據安全準確，技術實現簡單，適合現有流程，用戶可操作性強。

3 業務流程設計

根據上述系統架構，針對實際的業務流程，借鑒與SAP系統的集成，優化出新的業務流程，見圖2。

流程圖說明：

（1）發票在SAP系統線上登記，通過接口實現了SAP系統數據與IMS系統數據的同步，避免線下登記SAP/IMS數據不一致。

（2）發票登記環節流程由系統自動推送；會計校驗發票時，憑證日期、金額、發票號等直接引用已登記的信息，減少數據重復錄入的次數，極大地提高發票錄入效率和準確率。

（3）資金會計在SAP付款后，付款清賬信息通過接口傳入IMS，實現發票跟蹤全流程管理。

4 系統的實現

SAP系統主要負責發票頭信息的登記、發票匹配和清賬付款，發票的流轉、簽審及統計分析功能在IMS實現。

4.1 SAP層

SAP層利用發票的暫存功能，主要記錄發票的收到日期、對應的合同信息、發票金額、發票描述、付款條件等信息。發票信息在暫存后會導入IMS系統，在完成簽審后，利用SAP的發票MIRO功能完成發票的匹配，將發票與PO信息關聯，完成該項工作后進行發票的付款清賬工作，之后付款信息回傳至IMS。

4.2 接口層

SAP與IMS系統的數據交互主要由如下幾個接口完成：

（1）發票抬頭信息接口，主要將發票的抬頭信息同步到IMS。

（2）發票付款清賬信息接口，主要將發票的付款信息同步到IMS。

4.3 IMS層

發票在SAP端錄入后，由接口自動傳遞至IMS系統，然后IMS系統自動啟動工作流程進行任務分配和推送，剩余環節根據發票內容按照公司業務管理要求實現流程推送管理。在流程管理上通過以下功能強化跟蹤管理：

（1）為了提升發票處理的時效性，系統設計了發票過期標識及即將過期預警信息等，通過與公司的OA系統結合，系統自動以郵件形式定期將上述信息發送給用戶，提醒督辦。

（2）通過報表開發，設計各類不同的報表滿足財務、業務部門對發票簽審工作效率的動態分析需求，方便追查發票流轉進程及當前處理情況。

（3）利用條碼技術對每張發票進行標識，通過二維條碼可快速在系統中定位發票，免去手工查找的麻煩。

5 系統的使用

IMS系統與SAP系統無縫連接整合完畢后，企業發票的跟蹤管理不必再通過手工登記處理，省時省力，并有效提高了發票管理的水平。主要帶來的收益如下：

（1）形成跟蹤機制，提升管理水平。IMS系統上線后，為了能夠充分運用軟件功能提升管理水平，由財務部牽頭定期利用系統報表匯總發票處理情況上報部門經理，將責任落實到人，形成發票跟蹤、控制，機制，有效監控各主管會計、各部門費控人員的處理情況，對于長時間沒有反饋的發票進行催辦，變被動處理為主動管理，有效提升了發票付款工作的效率。

（2）縮短付款周期，提升處理效率。根據統計數據，IMS系統上線后，發票平均處理周期由原來的50多天縮短到30多天。發票在各部門流轉的時間以及在財務部發票付款處理的時間都有不同程度的縮短。

（3）簡化系統操作，提升用戶滿意度。使用條碼技術作為發票識別的手段。通過條碼標簽的連續掃描，批量完成發票經手人信息的登記，避免重復操作，有效提高了輸入的速度以及輸入的準確性，在應用中取得了良好的效果。

（4）提供系統平臺，實現信息共享。過去發票跟蹤手工賬都在各個會計、業務部門秘書或經手人手中，信息溝通不及時，無法實時查詢發票。系統上線后，發票付款進度公開，各部門秘書、費控人員可以及時跟蹤發票付款情況，不必依托會計查詢，省時省力。

6 結束語

兩套系統通過無縫對接，滿足了目前企業對于發票跟蹤管理的需求。IMS系統的正式上線，覆蓋了從發票收到環節開始到業務部門完成付款審批、財務部完成付款業務為止的整個發票流轉過程。通過該系統有效解決了用戶對于發票的跟蹤、統計問題，同時規范了企業內部發票流轉過程。同時通過與SAP系統對接，解決了發票登記與錄入重復工作的問題，很大程度上減輕了財務部門的工作負擔，提升了工作效率。