BALIS原文傳遞存在的主要問題及對策分析

〔摘要〕BALIS原文傳遞存在的主要問題是在服務內容與方式上和CALIS的差異性逐漸縮小。隨著BALIS—CALIS原文傳遞融合系統的正式啟動，BALIS應將工作重點轉移到加強與CALIS合作、數據庫集團采購及細化管理服務上來。

〔關鍵詞〕圖書館；北京地區高校圖書館文獻資源保障體系；原文傳遞

〔中圖分類號〕G25；G259.22〔文獻標識碼〕A〔文章編號〕1008-0821（2013）02-0072-03

原文傳遞是在網絡環境下通過電子郵件等手段為讀者進行文獻送達的一種服務方式，依托圖書館聯盟開展該項服務已成為圖書館之間實現資源共享的重要途徑。北京地區高校圖書館文獻資源保障體系（BALIS）是目前北京市最大的圖書館區域聯盟，該聯盟自2007年成立以來，短短數年間為讀者提供了大量文獻傳遞服務，僅2012年3～6月使用人數就達13 364人，文獻發送12 557篇，文獻滿足率為89.02%，平均完成時間為0.59天[1]。盡管BALIS與CALIS在北京地區共同推出了原文傳遞融合系統（2013年1月1日正式啟用），并且這一系統也必將為BALIS未來5年完成其為讀者發送20萬篇論文的宏偉目標提供重要支撐，然而BALIS原文傳遞服務自身仍然存在著一些不容忽視的問題，這些問題并不是單純依靠一個“融合系統”就能夠得以解決的。本文主要針對這些問題進行了分析，并給出了相應的對策建議。

1BALIS原文傳遞存在的主要問題

1.1缺少核心競爭力，比較優勢逐漸喪失

BALIS的核心競爭力主要體現在4個方面。其一，是它的地緣優勢。北京市是全中國高校和科研院所最密集的地區，集中著大量優質教育、科研資源，是中國高等教育和科研發展的高地。BALIS如能充分發揮其地緣優勢，利用好其強大的資源背景，必將為北京地區的高等教育發展和科研工作進步做出貢獻。其二，是它的管理服務模式。BALIS原文傳遞采用集中管理、分散服務的模式：以中國人民大學圖書館為中心館，負責系統維護、補貼發放等；各成員館直接面向讀者，負責用戶注冊、處理申請等。其三，是它共享一套原文傳遞系統。讀者可以通過這一系統向任何一家成員館直接提交文獻申請。第四，是它的補貼政策。由于有北京市教委的大力支持，BALIS一直堅持補貼政策。通過政府補貼，該項服務實際上并沒有向讀者收費。然而，隨著CALIS（中國高等教育文獻保障系統）區域共享系統和優惠政策的不斷推出，BALIS在服務內容與方式上和CALIS的差異性逐漸縮小。CALIS是擁有強大共享系統的文獻保障組織，在全國擁有超過500家成員館，其規模遠遠大于BALIS（85家成員館）。并且，BALIS的絕大部分成員館又都是CALIS的成員館，二者之間構成了一種重疊關系。尤其是在BALIS原文傳遞服務開始正式使用CALIS的原文傳遞系統的背景下，人們不僅要問：BALIS原文傳遞還有存在的必要嗎？

1.2成員合作不深入，資源重復建設嚴重

首先，行政壁壘嚴重制約了各館之間的合作。在BALIS的運行過程中，由于成員館在管理上分屬不同高校，各圖書館與自己所隸屬的大學有嚴格的責任關系，而與成員館之間的關系則是靠協議來維系。如果成員館違反協議，BALIS根本沒有強制性手段應對。其次，權利義務不對等。各成員館對BALIS事務的投入無論是在經費方面，還是在設備和人員方面都有差別。同時，成員館之間的資源共享實際上是不平衡、不對等的。有的成員館在資源共享中經常是提供方，而有的成員館總是受益方。再次，各館文獻資源非對稱發展、工作標準不統一、服務質量參差不齊，為圖書館資源的共建共享設置了障礙。最后，資源重復建設仍然很嚴重。BALIS對各成員館的資源調控能力有限，成員館依然各自采購各自的資源，導致聯盟合作很難向縱深發展。

各成員館的讀者對BALIS原文傳遞的利用極其不均衡，這一點從兩個方面就可以看出。第一，從請求數量來看。以2012年3～6月的提交請求統計為例，排名前10名的成員館業務量占總業務量的59.49%，是排名后10名業務量總量的439倍。第二，從使用人數來看。以2010年11月到2011年11月的統計來看，總計有10 479人使用，排名前10名的成員館共計有6 648人，占總人數的63.44%，是排名后30名的68倍。資源利用如此不均衡，跟BALIS成員館所在高校的差異性較大有直接關系。這種差異性主要體現在3個方面。一是高校的層次。在BALIS成員館中，既有985高校，又有211院校；既有研究型大學，又有教學型學校。BALIS原文傳遞，主要以英文理論性文獻為主。一些以教學為主，重點培養應用型人才的高校，對英文論文的需求量有限。因此，985高校和211工程院校是使用該項業務的主體。二是高校的類型。學校的類型是影響該項業務量的重要因素。在實踐中，理工科院校對BALIS原文傳遞的使用率要高于人文社科類學校，而人文社科類院校要高于藝術類院校。三是高校的職稱晉升評價體系。如果高校職稱晉升評價體系把發表SCI索引論文作為考核的關鍵因素，那么該高校師生相應的都會關注或發表英文論文，他們使用BALIS原文傳遞的比例就會相對高一些。表12012年3～6月BALIS原文傳遞提交請求數量排名前10統計[2]

1.4培訓工作不深入，服務水平有待提高

隨著BALIS原文傳遞影響力的不斷擴大，對原文傳遞員的綜合素質要求也越來越高。而原文傳遞員的業務水平和職業道德也成為影響BALIS原文傳遞服務水平和質量的關鍵因素。因此，僅僅讓原文傳遞員了解BALIS原文傳遞的管理模式、工作流程和業務要求已經不能適應目前的發展形勢，加強各成員館原文傳遞員的專門培訓變得十分必要。對原文傳遞員的培訓工作，至少還應該增加3個方面的內容：第一，版權意識和相關法律法規的培訓。在原文傳遞過程中，工作人員缺少版權意識，不懂版權法律法規，將給自己的工作帶來很大的隱患。第二，職業道德培訓。這是在BALIS培訓過程中，比較容易忽視的一個環節。原文傳遞員的敬業精神是影響BALIS服務質量的重要因素，因此，加強職業道德培訓是不應缺失的內容。第三，外文期刊及外文數據庫相關知識的培訓。BALIS原文傳遞的重要內容是外文文獻，如果對外文期刊的分類、級別和外文數據庫的使用等不是很了解，那么在查找文獻過程中，必然后遇到不小的麻煩。因此，在培訓內容上，加強這一點是非常重要的。

由于很多成員館的原文傳遞員都是兼職人員，他們在工作經驗、業務能力等方面參差不齊，影響了BALIS原文傳遞服務水平和服務質量的提高。在服務過程中，隨著讀者信息能力增強，原文傳遞員不僅需要解答文獻檢索、系統注冊等一般性問題，還會涉及數據庫檢索、軟件使用等。而且，咨詢問題的難度也在不斷加大，有些問題甚至涉及一定深度的專業知識。因此，“除了幫助用戶解決文獻查找、文獻傳遞等一般性問題，更重要的是可以為用戶提供基于信息內容的知識型服務，以滿足用戶不斷擴展的個性化信息需求。[3]”現在，一些成員館對原文傳遞工作非常重視，不但招聘博士、碩士等高學歷人才從事這項工作，還給他們提供獨立的辦公空間，確實為提高原文傳遞的服務水平做出了很大努力。然而仍然有一些成員館，還在堅持老的思路，對原文傳遞工作重視程度不夠，在人員使用上為了節約成本，還是以兼職為主，同時對計算機和外語能力也沒有相應的要求，導致服務水平提高緩慢。

2解決BALIS以上問題的對策建議

2.1發揮地緣優勢，加大協調力度

由于BALIS不是一個實體，BALIS各成員館之間從本質上來說是一種松散的聯盟關系[4]，因而只有依靠加大協調力度，才能使這個組織高效運轉。而且，與CALIS和CASHL相比，BALIS是區域聯盟組織，具有船小好掉頭的優勢，其成員館溝通協調起來也比較方便。如果BALIS能夠從內部加強協調，提出自己特色的管理要求，縮小各成員之間的差距，加強績效考核，保持內部合作的順暢，獎勵優秀服務館，那么BALIS的優勢也將很快發揮出來。并且，地緣優勢依然是BALIS的最大優勢，如果BALIS能將地緣優勢完全轉化為核心競爭力，那么BALIS仍將立于不敗之地。一方面，從資源角度來講，北京除了擁有眾多各種類型的高校圖書館外，還擁有眾多大大小小的社會公共圖書館，如果積極推動這些圖書館加入BALIS，那么BALIS所擁有的資源將是十分豐富的。另一方面，從需求角度講，北京的科研合作領域也十分廣闊，除了高校有使用BALIS外，很多高新技術企業對原文傳遞也有需求。如果BALIS能夠加大開放程度，積極吸納公共圖書館，并且向全體北京市民開放，那么BALIS將獲得廣闊的發展空間。

2.2加強與CALIS合作，探索集團采購

加強與CALIS的合作，是BALIS取長補短的捷徑，既有利于挖掘各高校成員館的特色文獻資源，提升成員館的信息服務能力，又可以依托學科服務館的資源優勢，擴大資源的獲取范圍，彌補BALIS系統內的文獻不足，較好地保證文獻滿足率。BALIS—CALIS原文傳遞融合系統的啟動是BALIS和CALIS深化合作的重要成果。BALIS原文傳遞使用CALIS的系統，與CALIS實現了無縫對接，這樣既可以承接CALIS在北京地區的業務，很好地利用CALIS的規模優勢，又避免了BALIS與CALIS的重疊關系所帶來的負面效應。首先，在系統完善上，應考慮將BALIS—CALIS原文傳遞融合系統嵌入到成員館自己的系統，“當讀者在自己的圖書館進行檢索的時候，顯示的館藏信息不但有本館館藏信息，也應該有其他館的館藏信息，若本館館藏已被借出或無館藏，點擊其他館藏信息，可以即刻完成文獻傳遞請求的提交”[5]，這樣讀者使用起來會更加快捷方便，不用重復登陸多個系統，節約了大量時間，也提高了工作效率。其次，要以用戶方便為第一原則，不斷加強BALIS系統的集成建設，實現館際互借與原文傳遞的整合[6]。只有這樣，讀者才不必重新輸入文獻信息，立即進入原文傳遞系統。再次，在不斷完善BALIS—CALIS原文傳遞融合系統情況下，逐步探索和實現數據庫集團采購。避免資源重復建設也是BALIS的目標之一。在現有的情況下，各成員館各自采購各自的數據庫，難免造成資源的重復建設。如BALIS發揮集團優勢，共同承擔經濟風險，進行集團采購，必將獲取更多優惠。數據庫集團采購可以節約很多成本，避免資源重復建設，這一點BALIS可以向ZADL（浙江省高校數字圖書館）學習。與ZADL相比，BALIS并沒有把集團優勢發揮出來。目前，ZADL已經通過集團采購自建特色數據庫。

2.3堅持補貼政策，健全激勵制度

第一，堅持補貼政策。隨著BALIS—CALIS原文傳遞融合系統啟用，BALIS原文傳遞獲得了CALIS一半的補貼，這為BALIS補貼政策的可持續性提供了極大幫助。同時，如BALIS能夠積極吸納公共圖書館為成員館，并向北京全體市民開放，那么對于經費的解決或許有一定的益處。因為建設“人文、科技、綠色”北京是北京市政府的目標，而BALIS作為公益性組織，從公共服務的角度講，面向全體市民開放，符合北京發展的大趨勢。如果BALIS能夠主動做到這一點，相信也會得到政府的支持。第二，健全激勵制度。這里所說的激勵重點指對原文傳遞員的激勵。原文傳遞員是開展原文傳遞業務的一線工作人員，他們的工作積極性是影響原文傳遞服務水平和服務質量的直接因素。BALIS原文傳遞的激勵制度應該與業務量和宣傳力度掛鉤。而且，如想擴大BALIS原文傳遞的知名度，就應該充分信任原文傳遞員，將宣傳經費直接劃撥給他們使用，讓他們充分發揮聰明才智，這樣才能取得最佳的宣傳效果。以往那種僅僅依靠發放一些宣傳材料的做法，由于沒有監督機制，其效果也沒有辦法量化評估，但總的來看不是很明顯。同時，BALIS激勵重點應該與業務量掛鉤，采取“計件”式的方法，考慮到成本問題，物質獎勵不用太多，主要是在精神上給予一種肯定。

2.4強化業務培訓，細化管理服務

2.4.1強化業務培訓是BALIS提高管理服務水平不可或缺的環節

由于BALIS業務對外語能力、綜合素質要求較高，而且根據未來發展的趨勢，知識型服務已提到日程上來。因此，除了應該重視對原文傳遞員的選拔之外，原文傳遞員的培訓也變得十分重要。在選拔的過程中除了篩選出外語能力較強和綜合素質較高的人才之外，還應通過加強培訓工作，請經驗豐富的一線工作人員舉辦專題講座或者以師傅帶徒弟等方式，不斷提高原文傳遞員的數據庫使用、文獻獲取等多方面的能力。更為重要的是，應該鼓勵原文傳遞員進行工作創新，尤其是在提供知識型服務和簡化管理流程方面，對所取得的成績應該給予表彰。同時還要定期開展BALIS成員館之間的交流活動，讓各成員館的原文傳遞員有機會互相學習、共同進步。

2.4.2細化管理服務具體可以從3個方面著手

一是開展在線咨詢，加強工作人員同讀者的溝通交流。BALIS 可以組織咨詢團隊，為讀者在線答疑解問。二是完善系統的統計功能。管理員可以對本校申請單按用戶群、文獻類型等進行統計，能夠查看讀者發送請求的詳細記錄，從而更有效把握讀者對各種文獻的需求現狀。三是隨著科研工作的深入，讀者的需求不再局限于期刊文章，而是期望能夠從科技報告、專利、標準等非常規文獻中獲取大量信息。因此，需要原文傳遞工作充分挖掘利用各種文獻類型，支持不斷擴展的多元需求，增強專業學科服務能力，不斷向“知識傳遞”服務發展[6]。

3結語

總之，BALIS—CALIS原文傳遞融合系統的啟動，為BALIS原文傳遞的發展提供了新的契機。為適應這一新變化，在未來的發展過程中，BALIS應繼續堅持大開放戰略，積極整合內外資源，充分發揮地緣和集團優勢，不斷擴充成員館數量，不斷地提高管理水平，堅持優化服務，堅持補貼政策，尋找和開發各類潛在用戶，始終以讀者為中心，力爭做到最大限度地滿足讀者的需求。同時，BALLS還應要加強各成員館間的交流與合作，共同建設特色數據庫，探索數據庫集團采購，不斷強化業務培訓，逐漸健全激勵制度，努力提高各成員館對原文傳遞服務的認識與服務的主動性，充分發揮合力把北京地區的文獻資源保障水平推向新高度。

參考文獻

[1]BALIS2012年03月1日-2012年06月30日原文傳遞服務統計[EB/OL].http：∥balis.ruc.edu.cn/ywcdwz/zxdt/zxdt-gd.html，2012-07-03.

[2]BALIS原文傳遞服務2012年3～6月排行榜[EB/OL].http：∥balis.ruc.edu.cn/ywcdwz/zxdt/zxdt-gd.html，2012-07-03.

[3]馬銘錦，王芩.BALIS原文傳遞服務的現狀、問題及對策[J].圖書情報工作，2010，（2）：192-195.

[4]伊雷，張博婧.BALIS館際互借服務存在的主要問題及對策分析[J].圖書館建設，2012，（12）：60-63.

[5]丁永玲.基于用戶的BALIS原文傳遞使用分析與設想[J].情報雜志，2010，（6）：257-259.

[6]徐速.BALIS原文傳遞服務問題分析與發展對策[J].新世紀圖書館，2011，（3）：33-35.

（本文責任編輯：孫國雷）