檔案數字化管理體系建設問題研究

鄭世文

摘 要：近年來，隨著我國經濟社會發展速度的不斷加快和科技創新水平的快速提高，國內各領域的發展都呈現出欣欣向榮之勢，尤其是我國的數字化檔案管理工作也已經取得了不容忽視的成果，整個數字化管理體系已經初步形成，在此背景下，我國檔案管理的工作質量和工作效率也得到了明顯的改善，這一切十分讓人欣慰。然而，當前我國的檔案數字化管理工作尚且存在一些問題亟待解決，還有許多體系上的漏洞需要我們思考和解決。本文主要以當前我國檔案數字化管理工作實際開展中經常出現的問題為依托，分析了我國電子檔案文件級著錄的難點以及相應的完善建議，旨在通過這些探究對我國檔案數字化管理工作提供有益的幫助和指導。

關鍵詞：檔案；數字化管理；體系建設

經濟社會發展速度的不斷加快和科技創新水平的快速提高使我國各領域的各行各業發展都呈現出欣欣向榮之勢，特別是我國的數字化檔案管理工作也已經取得了不容忽視的成果，整個數字化管理體系已經初步形成，檔案管理的工作質量和工作效率也得到了明顯的改善，這一切十分讓人欣慰。但是，繁榮的背后也存在著一些問題和不足需要我們給予正確的認識和辯證的看待。當前，深度整理工作已經逐漸成為電子檔案管理活動中的不可或缺的一部分，而電子檔案文件級著錄也憑著其自身彰顯出的獨特而強大的優越性在電子檔案管理工作中作用日益突出，二者都給我國電子檔案管理工作的工作水平和服務效果帶來了極大的影響。在此背景下，我們可以清楚地看到，想要讓我國檔案數字化管理水平和服務效果更上一層樓，就必須認清形勢，轉變思維，正確認識到電子檔案深度整理工作與文件級著錄工作二者對我國檔案數字化管理工作的重要意義。本文將將主要分析我國電子檔案文件級著錄的難點，并給出了幾點建議。

1 電子檔案文件級著錄的主要難點

1.1 著錄規則具有系統性鮮明的特點

過去，我國一直采用紙質存檔的方式對重要的檔案進行保存，長期的實踐給我國的紙質檔案著錄工作積累了豐富的經驗，因此，我國的紙質檔案著錄工作水平較高，工作體系也比較完善。但是，隨著科學技術的不斷進步和互聯網的快速發展，電子檔案著錄已經成為時下越來越流行的檔案著錄方式，而我國在電子檔案著錄方面則起步晚，經驗十分有限。想要讓我國的電子檔案文件級著錄工作順利高效的展開，有關工作者正確理解檔案著錄規則具備的系統性特征，認清系統性對應的工作標準，在不斷實踐和探索的過程中補充和改進原有的標準架構。總的來說，檔案著錄工作的系統性是制約我國電子檔案著錄工作水平提升的重要因素，當前我國電子檔案管理工作經常出現的問題有很多是由于我國檔案規則體系不完善引發的。

1.2 著錄信息的來源存在問題

文件的背景數據及其來源對整個電子檔案的著錄工作有著不言而喻的重要意義。這是因為，文件來源的背景、文檔的整體結構、內容格式和主要內容等信息都會在著錄信息中得以體現。此外，文件利用和查找辦法二者之間的關系也是電子檔案著錄工作的關鍵內容。尤其是在當今社會，文件系統和背景資料有關的數據與電子檔案的相關性很強，有些情況下甚至文件系統和背景信息本身就有相當關鍵的作用。當前，在我國電子檔案著錄體系當中，相關數據、背景信息、生成者的著錄工作三者的工作重復之處還比較多，對一些檢索工具和著錄文件總是出現重復操作一定會引起資源和功能不必要的浪費。

1.3 在格式方面的項目設置復雜程度較高

電子檔案結構中沒有過多的著錄項目，管理人員需要對結構載體特征、規格、類型標識等內容進行著錄，同時需要將字節、字符一類的邏輯格式內容進行著錄，對于程序文檔方面，應將編程語言與版本一類的信息進行著錄。但目前對電子檔案的產生系統方面未能提出相應的著錄規范及要求，文件名、系統、軟件甚至硬件環境方面的情況均包含在著錄工作中。

2 改善電子檔案文件級現狀的幾點建議

2.1 搭建軟件平臺，為文件級著錄工作奠定堅實基礎

有關工作者在從事電子檔案文件級著錄相關活動時，想要更好的提高著錄工作的水平，就必須依托現代化的信息技術手段和數字技術方式，優化電子檔案著錄和管理工作。可以通過搭建文件級著錄軟件平臺的方式，使接下來的的電子檔案著錄工作更有秩序的進行。此外，對于那些容易出現變動，易變性比較高的電子檔案，還要從實際情況出發經常予優化與改進。由此可見，著錄工作的靈活性非常高，想要切實的保障電子檔案的應用價值和實用價值，提高檔案數據資源的準確性，管理人員需要通過動態的方式完成著錄工作，進而對傳統著錄工作中的靜態性質進行調整和改變，實現多維度的實時著錄。電子檔案文件級著錄軟件平臺的搭建可以對上述問題進行有效的處理和解決，對全程著錄方面工作的實現具有較高的價值和意義，并且這種方式可以確保管理人員在各個時期能夠更好地控制電子檔案信息，對著錄工作進行實時調整，并將背景信息以及檔案內容當作基礎，促進深度整理工作的開展，最終使著錄工作的效率得到提升，對檔案事業的發展產生更多積極的影響。

2.2 明確著錄標準與規范，促進多級著錄工作的開展

管理人員需要做好信息資源方面的控制工作，這也是電子檔案文件級著錄方面的重要要求和內容，對其屬性進行分析，可以將其歸類于智力控制。為了使人們可以對電子檔案文件進行高效的利用，發揮其最大價值，人們需要對文件級著錄工作更加重視，進而促進電子檔案資源的共享。若想實現深度整理，人們需要對著錄標準與規范方面的內容進行明確。此外，人們需要對著錄細則進行明確，這樣在出現著錄方面的問題時，可以依據細則內容對其進行處理。我國標準規范的制訂人員要對國際標準進行研究，完善我國的規則的不足之處。為了使不同級別的實體管理方面的內容可以由電子檔案文件進行明確的表達，管理人員需要提高電子檔案管理的工作效率，為著錄工作的開展奠定堅實的基礎。

2.3 外包模式及管理工作的細化分析

相關工作者在從事電子檔案管理工作時，要注意分解各級著錄管理工作與外包模式。也就是說，工作人員不單單要嚴格按照相應的規則和標準對電子檔案進行管理，還要努力改善服務現狀，提高服務效率，優化服務水平，從而讓我國的電子檔案配置事業朝著更科學、更合理的方向邁進。此外，工作人員還要注意及時調配相關裝備、預算和人力資源方面，選擇合理的管理方式開展高效率的管理工作，對操作模式以及外包條件進行規范化處理，最終使著錄管理及外包模式的工作效率得到提升。

參考文獻

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