淺論怎樣做好科技圖書檔案工作自動化管理

摘 要：在當前知識經濟時代，互聯網在中國逐步普及，人們對網絡的需求也日益增長，利用計算機實現事務的管理勢在必行。就使傳統的檔案管理工作模式受到巨大沖擊，文書與檔案工作自動化迫在眉睫。

關鍵詞：科技圖書檔案 管理 自動化化

中圖分類號：G258 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2013）02（b）-0254-01

延安市科技館于1987年建成圖書資料室，又細化成圖書檔案室。主要是為延安市、縣區及周邊的科研人員快速有效地提供有價值的科技信息的查閱，了解掌握科技最新動態提供服務。近年來，隨著辦公現代化設備的不斷發展、推廣，科技圖書將運用計算機來管理圖書檔案，進而逐步的實現科技圖書檔案工作的現代化，圖書檔案與其是兩種不同的概念，但兩者之間又存在著密不可分的關系。如何把握科技圖書檔案工作自動化，科學有效地進行組織管理，協調管理，使之成為科技人員之家，充分發揮科技圖書檔案工作的重要性，為科學技術的不斷進步和各項工作服務的作用。這是目前圖書檔案工作現代化建設一個十分重要而又需要加以研究的問題。

1 圖書檔案工作現代整體管理是兩者相互聯系共同發展的必然要求

1.1 圖書檔案一體化是新的管理模式，圖書與檔案的諸多相似之處是一體化的基礎

隨著圖書管理走向規范化、科學化和現代化，檔案工作現代化也勢在必行。由此可見，圖書與檔案是同一事物不同階段的產物，兩者同出一源，各具有獨特的功能。

隨著科學的進步，計算機廣泛應用于我們的生活工作和各個領域，這就要求我們工作人員能夠熟練的使用計算機，具有較高的知識水平和操作水平。辦公自動化的推進，為圖書檔案工作自動化管理創造了條件，我們可以通過電子計算機聯網，可以將同性質相互聯系的工作連為一體，就能實現圖書工作與檔案工作的整體化管理。如果圖書工作自動化與檔案工作自動化各自為陣，互相脫節，科技圖書檔案工作上不去，那么，圖書情報信息與檔案信息這兩種本是同一事物的信息，就會被重復整理，重復向計算機輸入，這樣，計算機的優勢就得不到充分發揮，將直接影響科技科研工作的正常有序進行。

1.2 圖書檔案工作自動化從實踐要求兩者一體化體管理

隨著辦公自動化與檔案管理現代化的發展，使我們這些事業單位相繼開始了圖書工作自動化與檔案工作自動化的實際工作，制約圖書檔案工作自動化的因素很多，但起決定性作用的是領導者的現代化意識水平，重視程度及解決問題的決心。從實踐證明來看，迫切需要實現圖書檔案工作自動化的整體管理。科技圖書工作自動化與檔案工作自動化分別形成于地市、縣區各職能部門之中，由于地域條件限制和資金使用不集中，現代化設備不配套，加之本地技術力量所限，目前自動化工作尚處于分散的，小規模的開發實驗階段。但圖書工作自動化與檔案工作自動化同是辦公自動化的組成部分。因此，人們研制辦公自動化系統時，能夠較好的把握圖書處理與檔案管理之間的關系，從整體的連貫性，在充分考慮圖書、檔案工作不同階段上，使計算機管理信息系統開發規模、方法、功能等不同要求前提下，從信息共享、功能銜接、性能齊全、方便高效上使圖書檔案管理工作成為一體。

2 對實現圖書檔案工作辦公自動化整體管理的看法

2.1 加強領導，統一規劃，為圖書檔案工作自動化的協調發展提供保證

市縣區各級領導尤其是主管圖書檔案的領導，應該開拓視野投入一定時間，了解關注此項工作。從圖書檔案工作自動化的整體上考慮問題，有計劃地組織相關人員對重點課題的研究、統籌安排各工作程序和工作環節之間的相互銜接，協調好圖書工作自動化與檔案工作自動化的關系，以避免各自因盲目性所造成的人力、物力、財力的浪費。

2.2 統籌兼顧，協調好圖書工作自動化與檔案工作自動化的關系

圖書檔案工作具體有形，專業學術方面資料的收集，是整個科技圖書檔案工作的基礎，也是圖書檔案工作的起點。起點至關重要，對于提高科技人員查閱有效率，促進科技事業長足發展有著不可替代的重要作用。因此，圖書檔案自動化應該著眼于長遠，圍繞檔案管理這個中心，根據檔案管理的要求，應當看到，圖書檔案管理實現自動化是社會發展的必然。實踐證明，圖書檔案工作是相輔相成的，它們是互補的，不可相互代替，科研人員在研究一個課題時，首先是去查閱圖書資料，然后就是查考相關檔案資料，圖書檔案的雙重服務給科技人員帶來的，不僅是圖書檔案利用上的便利，更是把圖書與檔案結合起來的一種理想的配套服務。是科技人員可以信賴的綜合信息服務工作。因此，圖書檔案工作實現自動化迫在眉睫。

2.3 抓好標準化管理，實現圖書工作自動化與檔案工作自動化的統一協調

圖書檔案自動化工作單靠組織管理，行政手段去安排是不夠的，必須通過制訂和推行各種標準，使分工合作有統一的科學準則和依據，做到制度有規定，組織有保證，職責有分工，工作有安排，收集有保證。使兩者在技術上保持前后銜接的協調一致。從而達到成果共享。為使圖書檔案工作自動化系統內部各子系統達到兼容性、一致性、合作性的要求，圖書工作標準與檔案工作標準應協調配套。從圖書檔案工作自動化整體上考慮，重視并加強圖書檔案工作標準化。

綜上所述，圖書工作是檔案工作的基礎，而自動化又是建立在標準化基礎之上的，因此，收集科研文獻力求真實、完整，對于整個圖書檔案工作自動化系統質量的優劣至關重要。因此，應大力加強圖書工作標準化，統一圖書檔案的標引語言，同時，要加強科學管理，廣泛增強科技人員的圖書檔案意識，建立一定的檢查監督制度，采取有力的措施，確保科技圖書檔案工作自動化順利有序的開展，為圖書檔案工作自動化建設打下堅實的基礎。

參考文獻

[1] 孔慶芝.關于拓展資料室職能的幾點構想[J].現代情報，2002（6）.

[2] 溫漢生.專業資料室如何為重點學科建設提供文獻信息服務[J].現代情報，2002（6）.