論代建制模式下信息管理的過程與溝通

摘 要：代建制模式下工程項目信息管理的過程及信息溝通的方法作出了具體的分析，搭建代建制模式下工程項目統一信息管理平臺。

關鍵詞：代建制；工程項目；管理模式

1 代建制下工程項目信息管理的過程分析

1.1 代建制下工程項目信息的收集分析

（1）項目建設前期的信息收集

建設項目在正式開工之前，需要進行大量的工作，這些工作將產生大量的文件，文件中包含著豐富的內容。

1）收集設計任務書及有關資料

設計任務書是確定建設項目建設方案的重要文件，也是編制工程設計文件的重要依據。此階段的建設項目信息包括項目前期的一系列信息資料，如項目建議書、可行性研究報告以及項目建設上級單位和政府主管部門對建設項目的要求和批復，還包括項目建設用地的自然、社會、經濟環境等有關信息資料。

2）設計文件及有關資料的收集

在進行工程項目設計之前，工程設計單位通常要收集以下內容方面的資料信息：社會調查情況及自然災害等調查情況；工程技術勘測調查情況；技術經濟勘察調查情況。

3）招標投標合同文件及其有關資料的收集

在代建制模式下政府機構建設項目的招標文件包括選擇代建單位的招投標文件以及選擇設計、施工、供貨等的招投標文件。在招投標過程中及在決標以后，招標、投標文件及其他一些文件將形成一套對工程建設起制約作用的合同文件。

（2）建設項目施工期的信息收集

建設項目在整個工程施工階段．每天都發生各種各樣的情況，相應地包含著各種信息，需要及時收集和處理。因此，項目的施工階段，可以說是大量的信息發生、傳遞和處理的階段。

1）代建單位提供的信息

代建單位作為建設項目的管理者，在施工中要按照合同文件規定以及在政府授權的權限內提供相應的條件，并要不時表達對工程各方面的意見和看法，下達某些指令。

2）施工方提供的信息

施工方在施工中，現場所發生的各種情況均包含了大量的內容，工程建設的各參與單位根據自身項目管理工作需要必須要掌握和收集這些內容。經收集和整理后，匯集成豐富的信息資料。

3）工程監理的記錄

工地現場的工程監理單位的記錄包括駐地工程師（工地工程師）的監理記錄工程質量記錄、工程計量和工程款記錄、竣工記錄等內容。

（3）工程竣工階段的信息收集

工程竣工并按要求進行竣工驗收時，需要大量的對竣工驗收有關的各種資料信息。這些信息一部分是在整個施工過程中，長期積累形成的；一部分是在竣工驗收期間，根據積累的資料整理分析而形成的，完整的竣工資料應由承建單位編制，經工程監理單位和有關方面審查后，移交代建單位及相應的政府單位移交項目管理運行單位。

1.2 代建制下工程項目信息的分析存檔

（1）工程項目信息的分析

代建制下建設項目的信息管理除應注意各種原始資料的收集外，更重要的要對收集來的資料進行加工整理，并對工程決策和實施過程中出現的各種問題進行處理。項目情息的加工、整理和存儲是數據收集后的必要過程。收集的數據經過加工、整理后產生信息。信息是指導施工和工程管理的基礎，要把管理由定性分析轉到定量管理上來，信息是不可或缺的要素

（2）信息的存檔

信息的存檔是將信息保留起來以備將來應用。對有價值的原始資料、數據及經過加工整理的信息，要長期積累以備查閱。信息的存儲一般需要建立統一的數據庫，各類數據以文件的形式組織在一起，組織的方法一般由單位自定，但要考慮規范化。

1.3 代建制下工程項目信息的查詢傳遞分析

無論是存入檔案庫還是存入計算機存儲器的信息、資料，為了查找的方便，在入庫前都要擬定一套科學的查找方法和手段，作好編目分類工作。健全的檢索系統可以使報表、文件、資料、人事和技術檔案既保存完好，又查找方便。否則會使資料雜亂無章，無法利用。

信息的傳遞是指借助于一定的載體（如紙張、軟盤、磁帶等）在建設項目信息管理工作的各部門、各單位之間的傳遞。通過傳遞，形成各種信息流。暢通的信息流，將利用報表、圖表、文字、記錄、電訊、各種收發文、會議、審批及計算機等傳遞手段，不斷地將建設項目信息輸送到項目建設各方手中，成為他們工作的依據。

2 代建制下工程項目信息溝通分析

代建制模式下的組織內的信息溝通的類型同其他管理模式下組織內的溝通類型是相似的，可以分為正式溝通和非正式溝通。

2.1 正式溝通

（1）自上而下的溝通。這是信息在組織內部從較高的組織級別層次，按照組織的上下隸屬關系和等級系列，向較低的組織級別層次傳遞信息的溝通過程。

（2）自下而上的溝通。這是指信息在組織內部從較低的組織級別層次，按照組織的上下隸屬關系和等級系列，向較高的組織級別層次傳遞信息的溝通過程。

（3）橫向溝通。這是指發生在組織內部同級層次成員之間相互的信息溝通，以謀求相互之間的了解和工作上的合作配合。這種溝通具有非命令性、協商性和雙向性的特點。

（4）斜向溝通。這是指發生在組織內部既不隸屬于同一組織級別，又不屬于同一等級層次之間的信息溝通，這樣做的目的是為了加快信息的交流，謀求相互之間必要的通報、合作和支持。

2.2 非正式溝通

非正式溝通指的是不按照正規的組織程序、隸屬關系、等級系列來進行的溝通。因此，通過非正式溝通渠道來傳播信息，傳播速度快，傳播范圍也廣。

代建制管理模式下，改進項目信息溝通除了要運用上述一般管理模式下的方法和手段外，一定要強調代建單位在工程項目信息管理的中心地位，重視其在項目生產過程中的主導地位，還要結合代建制管理模式的特點，遵循其前所述的運行程序和運行體系，運用現代信息和通訊技術，建立統一的以代建單位為中心的信息管理溝通平臺。

3 結束語

對代建制模式下的工程項目信息管理的過程進行了系統分析，闡述了代建制管理模式下信息的收集、分析存檔、查詢和傳遞等信息管理過程，同時對工程項目信息溝通及形式進行了分析。

參考文獻：

[1]林嘯江．政府投資項目管理的新模式：項目代建制研究[D]．暨南大學碩士學位論文，2005

[2]朱華．政府投資項目代建制模式研究[J]．建設監理，2005

[3]劉洪磊.代建制下工程項目信息管理研究[D].碩士學位論文2009.