淺談船舶運輸代理企業備用金制度及其管理原則

由于全球經濟大蕭條造成部分船舶運輸企業經營困難，導致船代企業面臨更多的經營風險。其中由于船代在備用金制度及其管理原則執行方面的疏漏造成的損失也不斷增加。文章通過對備用金制度及其管理原則的闡述，以期提高對此的問題認識。

船舶在港口發生的費用基本上是通過船舶代理人支付給口岸各有關單位。通常在船舶離港前，委托方將預估的船舶在港發生的費用匯至或預存一筆金額到船代指定的帳號，用于其支付船舶在港發生的費用、船員借支、代理費以及處理有關特殊事項的備用款項。實際業務中將事先匯至或預存的金額稱為備用金（advance disbursement）。

在不定期船舶代理中，除另有協議或特殊情況外，代理關系建立后，委托方或第二委托方必須及時將備用金匯至代理人指定賬戶，否則由此造成船舶延誤及其他損失或費用均由提出委托的一方負責。實踐中，對第一次建立代理關系或其經營的船舶偶爾來港的委托人委托的航次代理，船代一般都要求備用金到賬后才安排船舶離港；而對經常有船舶到港并且信譽良好的委托人，船代并不一定照此辦理。備用金的索匯工作直接關系到船舶進港作業的安排和離港后的財務結算。

一、備用金索匯的原則

船代為防止備用金不足以支付船舶在港發生的各項費用，經常索匯比實際需要更多的備用金。如果備用金超出船舶在港發生的費用，超出部分還要退還給委托方。

備用金的管理需要船代企業內各環節之間的相互合作。外勤業務員掌握船舶現場作業情況，如果發生現意外事件和發生額外的費用，應及時向備用金管理人員反映，以便備用金管理和視情況作好增匯工作。

實際工作中，備用金金額就有可能影響到委托方選擇代理的決策。備用金索匯原則是總體考慮船舶噸位、船舶裝卸貨物的數量、船舶待泊情況以及特殊委辦事項，及時和略有寬裕地索匯備用金。

二、明確委托方和索匯對象

船代索匯時，首先應明確委托方和索匯對象。如果代理人對索匯對象不明確，可以參照以下辦法判定索匯對象：

1.定期租船和航次期租情況下，租船人為委托方，則租船人為索匯對象。

2.航次租船情況下，船東為委托方，則索匯對象為船東。

3.租約規定船舶港口代理人由船東指定，租船人又不負擔港口使費，則船東為委托方，索匯對象為船東。如果租船人要求船舶代理人辦理有關業務的，則租船人可以成為第二委托方，船舶代理人可索要第二委托方代理費。

4.租約規定船舶港口代理人由租船人指定，船東不負擔港口使費，則租船人為委托方，索匯對象為租船人。

5.租約規定船舶港口代理人由租船人提名，但由船東委托并支付港口使費，則船東為委托人，船東為索匯對象，租船人如委辦事項按第二委托方代理關系辦理。

6.租約中如無明確規定，負責委托代理及港口使費一方為委托方，即其是索匯對象。

7.如果租約中規定有關的特殊費用非由委托方承擔，則這些特殊費用的索匯對象就是租約中訂明的承擔方。

2009年，上海某海務合作公司以朝鮮某海運公司總代理的名義委托上海某代理公司作為海運公司所屬SYS輪在上海港的代理。約定包括代理費在內的港口包干費用為2300美元，特殊費用以實際發生為準，按有關發票結算。但該船代沒有實際查明海運公司與合作公司之間是否存在船舶總代理關系。船代接受合作公司的委托后為SYS輪辦理了進港手續，安排港作業，移泊等工作。而且船代按合作公司的指示為船舶供應了相應的淡水和食物，并墊付了交通費等費用，共計發生港口使費5955美元，合作公司確認上述費用。在此期間，因另外一起案件，海事法院扣押了該船并拍賣該輪。船代以債權人的身份向法院申請債權登記并提起訴訟，請求法院判令海運公司賠償墊付的港口使費5955美元并承擔訴訟費等法律費用。

庭審中海運公司出示證據表明SYS輪在船代代理期間已經租給朝鮮某船務公司，在租約中規定該輪的航次運營成本包括港口使費均由船務公司承擔。另經法院調查，合作公司作為SYS輪在中國港口的總代理的委托來自船務公司而非海運公司。

法院經審理認為，合作公司以海運公司總代理的名義委托船代進行代理業務，船代并為船舶墊付了相關費用，但船代未能提供證據證明海運公司與合作公司之間存在代理關系。根據《民法通則》第66條規定判決：駁回船代訴訟請求。

船代公司轉而要求合作公司承擔責任。直到此時合作公司才知道委托其作為SYS輪在中國總代理的船務公司并不是該輪的所有人。但由于該輪被扣押后船務公司斷絕了與合作公司的業務關系并拒絕支付該輪的港口使費加之合作公司的資信較差，船代公司只從其處催要到百分之三十的欠款。

分析本案風險，其產生的原因有如下三點：

（1）本案中，船代公司在接受委托后對合作公司的財務和信用狀況毫無了解就冒然墊付相關費用，違反了備用金制度和其管理原則。為該船代的風險埋下了隱患。

（2）朝鮮某海運公司將SYS輪期租給朝鮮某船務，依租約船務公司承擔港口使費在內的航次成本并由其委托港口代理。因此委托SYS輪在上海港代理的就應該是船務公司而不是海運公司。

（3）在合作公司不履行費用的支付義務的情況下，船代沒有要求其提供SYS輪船東總代理的授權文件，就必然不知道SYS輪的真正船東是船務公司。由此造成了船代風險和最后無可挽回的經濟損失。

由此案例和風險分析可見為避免類似風險：對第一次建立代理關系或其船舶偶爾來港的委托人，船代人應先索取比實際需要更多的備用金，如備用金超過實際發生費用，超過部分再退還給委托方。這樣雖然增加了船代自己的工作但可確保不會因為墊付的費用無法收回而造成損失。

總之，嚴格遵守備用金制度和其管理原則在船代規避經營風險中有非常重要的作用。其次，由于委托方真正身份關系到船舶備用金索匯和結算及港口使費的最終支付，船代公司在接受業務委托時對委方身份的識別非常關鍵和重要。