淺析如何加強電子檔案的管理和利用

[摘要]現在，紙質檔案逐漸被電子檔案取代了，電子檔案的時代已經來臨。人們的日常工作中使用電子的檔案數量也在逐漸的增多，為了使得人們的工作可以正常的進行，對于電子檔案的管理工作也在逐漸引起人們的重視。加強對電子檔案的管理就是為了方便以后工作中對電子檔案的利用，為了使得電子檔案可以最大化地發揮它的作用，一定要做好相關的工作。

[關鍵詞]電子檔案管理 利用

目前在人們的工作中，電子檔案的作用越來越重要，人們對于電子檔案的建立也是非常的簡單的，這是這種簡單方便快捷的優勢，使得電子檔案的數量正在逐漸的增多。電子檔案是電子文件以及相關的資料，并且是具有保存價值的電子文件。正因為電子檔案的重要性，所以一定要做好電子檔案的管理的工作。現在正處于信息技術快速發展的時代，檔案的電子化正在越來越明顯。但是由于人們對于電子檔案的管理和利用并沒有給與充分的重視，在電子檔案的管理理念和管理的方法上一定就存在著一些問題，為了解決這些問題，在電子檔案的管理工作中，一定要及時發現問題，并解決好出現的問題，使得電子檔案的管理可以更好的實現。

一、關于電子檔案的用途

相對于傳統的紙質檔案，電子檔案更具有一些優勢，人們在使用電子檔案的過程中，可以體驗到電子檔案的方便與快捷的特點。而且，電子檔案在查找資料的時候具有紙質資料無法可比的優越性，電子檔案在查找資料的時候，可以對要查找的資料的準確率給與保證。電子的建立和使用都是需要使用相應的信息技術的基礎之上，所以，要想使用電子檔案就一定要熟練的掌握必要的計算機知識?，F在，人們對于電子檔案的利用主要體現在以下的幾種。

1.提供復制。電子檔案的利用，主要體現在電子檔案的復制的功能，電子檔案的復制，主要是檔案的管理部門向檔案的使用者提供原始檔案的復制品，這種復制的過程既不會使檔案的管理部門失去檔案，還可以使檔案的使用者獲得原始的數據。檔案的管理部門在向檔案的使用者提供檔案的時候應該使得檔案的模式可以使使用者可以充分的利用。

2.通信傳輸。電子檔案的通信傳輸是指電子檔案的使用者無需到達電子檔案的管理部門去復制需要的電子檔案，可以通過網絡在網上進行電子檔案的傳輸工作，這樣不但可以省去電子檔案使用者到達檔案管理部門的時間，還可以促進電子檔案在不同的部門之間的利用效率。

3.直接利用。電子檔案的利用，不一定要在檔案管理部門復制或者是在網上就行傳輸，檔案的使用者可以直接登錄檔案管理部門的網站，在網上直接找到要用的檔案，這樣就可以對檔案進行直接的利用，這樣做不但可以電子檔案的安全性得到保證，還可以使得電子檔案的使用者在使用電子檔案的時候，更加的方便，節省了去檔案管理部門的時間和檔案的傳輸時間。

二、電子檔案管理的意義

在一些單位只重視紙質檔案的管理工作，對于電子檔案的管理工作根本就沒有給與充分的重視，這樣就使得一些企業缺乏對電子檔案的管理工作的重視態度。對于企業來說，做好電子檔案的管理工作是十分的必要的。

1.使用電子檔案，可以減少企業的開支。對于傳統的檔案管理而言，電子檔案的使用，可以明顯減少企業在檔案管理方面的開支，這主要是因為，傳統的檔案管理中，可能會有很多特殊材料的檔案資料，例如一些易碎的檔案資料，這些資料在管理的時候，就必須安排很多的人員進行管理，而且，在管理的時候還要做好檔案在損毀方面可能出現的風險，這樣就使得傳統的檔案管理十分的復雜。在現在，人們利用計算機和網絡等技術，就可以實現檔案的管理工作，這樣就可以使得在企業的檔案管理方面有了快捷的管理手段，利用計算機和網絡技術對于檔案進行管理，可以快速的找到要使用的檔案，而且還省掉了檔案的在立卷和查找方面的困難，這樣對于檔案的管理人員來說是一件非常好的事情，這樣不但可以減輕管理人員的勞動強度還可以減少企業在這方面的人力和物力的投入。

2.企業使用電子檔案，可以提高企業的服務質量。企業實行檔案的管理的目的就是為了給檔案的使用者提供高效和快捷的服務，電子檔案的出現可以使得傳統的檔案管理工作有一個質的變化，電子檔案相比較傳統的檔案管理而言，有著很大的變化，電子檔案可以實現大量的信息都存儲在計算機里，而不需要進行紙質檔案的建立，這樣就使得在對檔案的使用方面可以非常的快速，使得企業在進行服務的時候更加的快速。

三、做好電子檔案管理和利用的主要方法

1.建立檔案利用制度。要建立檔案利用審批制度，相關人員需要查閱和利用檔案時，檔案收藏部門可利用網絡技術來進行檔案收集管理活動，使檔案收集更為及時，保證電子檔案的及時更新，更好的滿足電子檔案利用者的需求，并做到電子檔案利用和紙質檔案利用互補，整合檔案資源來創新檔案管理模式，實現電子檔案需求利用質的飛躍。

2.規范檔案利用方式。電子檔案的利用不能夠無原則，應該根據利用者的情況而定，并且依據電子檔案內容的密級層次進行有效管理。一般情況下，對內容不是完全開放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供使用，對這類文件瀏覽的過程必須在有效的監控下進行。采用網絡方式提供利用時，有密級的信息內容應進行加密處理，并對所使用的密碼要進行定期或不定期的更改，避免由于誤操作所帶來的不可挽回的損失。

3.提高檔案人員的保護意識。電子檔案由于提供利用方式的多樣化與所依賴技術的多重化，導致了利用工作的復雜化。因此，必須加強對檔案管理工作人員的管理，從思想上認識到檔案管理工作的重要性，從技術上確保檔案管理工作的安全性，達到既能使電子檔案信息最大限度的被利用，又能使這些資源得到可靠、安全、有效的保護。總之，必須提高電子文件的制作者和管理人員的責任心，使他們養成忠于職守、認真負責、精益求精的工作態度，這是保證電子文件原始性、真實性的根本措施。

四、結束語

現在，人們對于電子檔案的利用程度在不斷的提高中，這主要是因為現在人們正處在信息化的時代中，人們在學習和工作中會不斷的使用計算機和網絡，這樣就會導致越來越多的電子檔案的出現。對于電子檔案的管理和利用工作一定要得到企業的重視，而且企業在進行電子檔案的管理的過程中一定要及時發現問題，并且要把發現的問題及時解決好，這樣才會使得企業在發展的時候獲得更好的經濟效益。

參考文獻：

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