基于信息流的項目管理理論研究

【摘要】信息化的時代已經到來，信息技術已經在很多方面改變了人們的生活、工作和思考方式。同時，在項目管理過程中，面對眾多的信息流，作為相關的項目經理人，如何高效地利用信息流來指導項目管理實踐工作是值得研究的問題。本文，從信息流與項目管理的內涵及關系出發，分析了傳統項目管理模式下的信息流管理的不足，以及探討信息流對項目管理產生的影響進行研究，提出了基于信息流的項目管理理論的研究內容，為以后的深入研究打下了堅實的基礎。

【關鍵詞】信息流 項目管理 項目管理理論

前言

21世紀是信息化的世紀，由于互聯網的快速發展，在項目管理的實踐中，面臨著越來越多的挑戰。特別是在眾多信息流中，如何利用好信息流來更好指導項目管理的實踐工作，是一個值得研究的課題。然而在基于信息流的項目管理理論的研究相對較少，缺乏相關的理論方法去指導項目管理實踐工作。信息流管理效率決定了項目管理水平，信息技術對項目管理的發展起著巨大的推動作用，同時也給項目管理領域帶來了巨大的挑戰。因此明確信息流與項目管理的內涵，掌握它們之間內在聯系，建立起基于信息流的項目管理理論是必要的。

一、信息流與項目管理

（一）信息流

信息流（Information flow；the flow of information）是指信息的傳播與流動，信息流分三個過程：采集、傳遞和加工處理。信息流廣義的定義是指人們采用各種方式來實現信息交流，從面對面的直接交談直到采用各種現代化的傳遞媒介，包括信息的收集、傳遞、處理、儲存、檢索、分析等渠道和過程。信息流狹義的定義是從現代信息技術研究、發展、應用的角度看，指的是信息處理過程中信息在計算機系統和通信網絡中的流動。

（二）項目管理中的信息流

管理學專家舒化魯曾提出：企業組織運行的過程是企業組織存在和發展的過程，是信息流、人流、物流和資金流“四流”相互推動、相互制衡而完成的一種混合運動。同樣的，在項目管理過程中，整個項目的實施與管理也都是圍繞著人流、物流、資金流、信息流而進行管理的。評價項目管理的成功與否也可以從以上“四流”的管理水平進行評價。其中物流是基礎，資金流是支撐，人流是主體，而信息流是橋梁。如果不能充分發揮信息流的作用，對于整個項目的運行和管理是具有很大的阻礙。項目管理中的信息流主要體現在各功能模板中所發生的相關活動以及各功能模板間的活動所產生的信息流動。

信息流在項目管理的作用主要體現在如下幾個方面：

1.聯接功能。項目成功與否很大程度下取決于信息管理，在項目管理中，眾多的信息收集、傳遞、加工和利用，形成了一個巨大的信息流系統。項目管理參與各部門，缺少信息交流，就會使各部門形成孤島，各行其是，不顧全大局，難以完成項目目標。信息流在部門間的傳播和使用，可使相關人員，更加全面的理解整個項目，從而更好的協調各部門。同時，也便于各職能部門間聯系更為緊密，加強交流，不僅對項目本身，甚至于對整個企業來說都起到了很好的聯接作用。

2.協調功能。整個項目管理過程中，所涉及的人、財、物等眾多的問題以及各事項之間的矛盾，使項目管理人員難以的協調眾多的相關事項。正因如此，信息流在其中，充當著重要的角色。如果項目管理人員能及時地收集、分析各信息流之間的內在聯系，從全局出發，整合、規劃、協調好相關的資源，使讓各項目功能模板間聯系更為密切，從而確保項目正常、高效的運作。

3.決策功能。項目經理在做決策時，只是用其以往的經驗或沒有整合好相關的信息下，而做出的決策很大程度上是片面的。所以在管理決策時，如何做出高效可行的決策，應該收集相關的信息流，加以分析，從而作出決策。事前，可以通過各種途經得到相關的信息流，達到問題出現之前，提前做好準備或是改變相應的決策計劃。事中，如果出現了問題，及時的收集到相關的反饋信息流，分析成因，作出有效的補救措施。結尾過程中，把整個項目過程的信息流進行集成，為以后同類項目有章可循。

二、傳統的信息流項目管理的不足之處

（一）信息流的理解深度不夠深刻

傳統的項目管理模式，對于信息流的認識還是停留在“單純”信息的層面上，沒有提升到信息流的高度來看待。只是把信息當成是靜止的而非是流動的，片面的而非是全面的，孤立的而非是整合的。這樣的理念必然導致項目團隊的溝通受到極大的阻礙，項目部門間的人、財、物等相關資源得不到充分的利用和發揮，更為嚴重的是會導致項目的失敗。

（二）項目管理內容模板間缺少直接的信息流和溝通

項目的成敗是由許多的因素共同決定的，其中許多的因素間是相互關聯的、相互制約的，某一因素的變化會引起其他因素的變化，也使得項目的管理變得更困難。傳統的項目管理方式，項目模板間的信息流的直接流動是很少的，甚至是沒有流動，這樣的管理方式必然使得項目的相關資源得不到充分的利用。加強信息在項目管理模板中的流動，使形成的信息流被項目各部門所共同分享和使用，從而實現項目的目標。

（三）缺少明確的信息流管理目標

當前，對于信息的管理，大部是基于管理信息系統為核心，片面地管理。管理信息系統是一個巨系統，包括了大量復雜的信息。然而很多企業對于特定項目而言管理信息系統只是對信息流機械的處理，沒有目標。傳統項目管理模式中，盲目的跟風，沒有結合自身項目的特點，僅根據來以往的信息來指導實踐，并沒有建立起具有針對項目特點的信息流管理模式，特別是在大型的項目中所出現的問題最為嚴重。因此一個明確的信息流管理的目標是必要的。

三、基于信息流的項目管理理論的研究內容

（一）明確信息流與項目管理的關系及內涵

如果理論能為實踐起到指導作用，那么首先要明確該理論的概念、內涵、作用及特點。項目管理中的所產生的信息流是由項目實踐中發產生的，為項目服務的。項目管理中的信息流具有全面性、及時性、流動性、整合性、傳遞性。信息流的管理包括信息流的采集、辨別、傳遞、加工、存儲、檢索、分析、利用等過程。通過對信息流的管理，從項目的目標出發，有效地利用相關的信息流把項目的各要素有效的聯接、整合，從而高效地完成項目的目標。因此，明確信息流與項目管理的關系及內涵是基于信息流的項目管理理論的前提。

（二）建立新型信息流管理系統

此前已經分析了，傳統的管理信息系統已不在適用于當前的項目管理，因此需要一個基于信息流項目管理系統，它因是基于為特定項目，而特定服務的。要求我們所建立的系統要注意下面幾點：首先，要明確項目的目標，由項目管理產生，為項目管理服務的，所以目標明確是前提；其次，建立明確的機制來保證系統的創建，注意項目模板之間的協調性，使之成一個整體，發揮其各自的功能，為整個項目的目標服務；最后，所建立的信息流系統是一次性的，等到整個項目成功完成之后，這個信息流系統的作用已經不能在指導下個項目，只能起到為下個項目提供的只是參考作用，具體實踐還是要結合項目本身的特點管理。

（三）重新調整規劃企業組織結構與項目結構

基于信息流的項目管理要求企業要對原來的組織結構進行重新審視，從而為項目的實踐起到相應的基礎的作用。在傳統的項目管理模式中，組織結構中各部門間的傳遞交流的很少，形成了信息壁壘、各自為營、自行其是，浪費了很多的資源，錯過了時機，使項目不能按時、按質的完成。為了消除這種弊端，企業必須要對其原來的項目組織結構進行新的調整或是改進，目的為了更好的便于項目部門間的交流和利用信息流來進行資源的共享。此外，企業的組織結構與項目結構可能會出現矛盾，所以要想項目的實施成功地完成好，要求企業的相關管理者與項目負責人進行商談，權衡好企業的組織結構與項目結構之間的矛盾，使兩者協調，從而更好的利用好組織結構為項目的目標服務。

（四）顧全大局，建立多渠道的信息流交流平臺

隨著項目進度的不斷推進，項目管理者對有效信息流的依賴性加強，但是獲取及時、有效信息流的難度也更大。因而要從顧全大局，建立起宏觀的信息收集管理體系，不僅要加強信息網絡的物理建設，還要想方設法提升信息網絡的流通質量：首先，整合傳統的信息載體，搭建傳播項目管理層管理理念和管理者與項目人員溝通交流的平臺，如各種QQ群、微博、論壇、公開郵箱等。使信息能夠扁平化傳遞，做到信息透明、上傳下達。同時，應定期不定期地收集員工信息，并將重要問題提交相關部門進行解答。其次，建立更加廣泛的信息流機制，使信息在各領域、各項目之間流動，降低協調成本。項目的信息流要從散亂走向集中，使得項目實踐過程中的信息流、人流、現金流和物流得以整合。項目的各個部門應打破組織壁壘，隨時通過各種信息的交流與傳遞，提升精細化管理的質量。最后，將項目管理理念與項目信息流進行整合，服務于整個項目管理工作。項目的職能部門之間在信息流中應及時互動交流，掌握第一手資料，同時對信息進行整理和分析，為項目負責決策提供服務。

（五）加強項目人員的素質培養

項目人員的素質在某種程度上決定了項目的成敗。如果在沒有深刻理會到企業管理理念和項目管理的目標，必會影響項目的進程和企業的發展，特別在當今信息技術發展迅速的時代，如果只是停留在以往的經驗知識而不及時地接受新的知識、技能的話就難以跟上時代的步伐。因此，加強項目人員的素質也是基于信息流管理研究的一個重要內容。

四、結語

項目管理信息流產生于項目管理，又應用于項目管理，它是流動性非常強的信息。流動性是項目管理信息非常重要的特點。流動性的主要體現是流動速度超越項目運作的實施的速度，一個時點的信息可以同步傳輸到其他領域，對下一個時點即將進行的項目管理提供信息支持，對下一個時點來講，這就是一種事前的信息，信息流管理的價值就在于此。信息流管理一個非常重要的目標是項目管理信息準確、快速和通暢流動。通暢的辦法一個是開發有效的信息技術，使信息技術系統化、標準化；另一個是通過建立適當的體制和實行有效的管理模式，來消除項目管理中的信息壁壘，建立無縫化的信息接口，使信息信息流化。

參考文獻

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