高職院校教學檔案信息化建設研究

【摘要】高職院校的教學檔案發展成為信息化管理模式是一種必然的趨勢，目前的高職院校對教學檔案信息化的管理意識還是比較弱，并且缺乏先進的檔案管理技術和手段，缺乏高素質、高水平的檔案管理人，還不能對檔案實行合理的開發和利用。為了解決這一些問題，需要學校注重教學檔案的信息資源開發利用性價值；建立健全的高職院校教學檔案信息化管理制度；建設一支符合高職院校發展需要的檔案管理隊伍；創新高職院校檔案管理的方法和技術手段。

【關鍵詞】教學檔案；高職院校；信息化管理

一、教學檔案的信息化管理是大部分高職院校改革和發展的必然趨勢

教學的檔案是管理教學的重要組成，是高職院校進行教學改革、教學研究、教學發展的依據，是在教學實踐活動和教學管理中直接形成的有保存價值的圖表、文字、聲像載體等各種不同形式材料，涉及的內容非常多、范圍很廣。伴隨著高等學校職業教育的迅猛發展，教學檔案信息化的管理是很多高職院校改革和發展的必然趨勢。原因是：龐大的信息量增大了教學檔案管理人的工作強度和難度。近幾年，各大高職院校學生的人數和教職員工人數均呈遞增的趨勢，原來由一位檔案人員可以完成的工作現在需要一位專職的檔案管理人才可能完成，原來可由4個文件柜裝下的一個學年的檔案材料現在需要8個文件柜甚至是更多才能夠容納。信息量的大量增加直接導致了人力、財力、物力的增大，而且目前高職院校在教學的資源有限的情況下，在一年半載之內是無法滿足教學的檔案管理方面需求，基本的條件和設施不到位直接影響了教學檔案管理質量。其次，由于行政辦公軟件以及計算機的應用在各個高職院校的普及，很多的紙質文件、資料都采用電子文檔的形式通過行政辦公軟件來進行傳閱和保存。現有的教學檔案的管理方面一系列的規章制度均只涉及了紙質文檔的管理辦法，若是將這部分的電子文檔打印成紙質文檔然后再進行整理歸檔，這似乎是太浪費資源，也不符合提倡的“無紙化辦公”這個理念。

二、當前高職院校在教學檔案信息化管理過程中存在的問題

（1）對教學檔案信息化管理的意識較弱。目前高職院校仍然在教學檔案信息化管理這方面的制度不夠好，與它相關的技術和設備還沒有跟上，所以教職員工大都對檔案的信息化管理的意識不夠強，在檔案管理時遇到的新問題沒有認真、仔細的研究，仍然按老一套的教學檔案管理制度來進行管理，導致教學檔案管理這方面出現了很多的漏洞。例如學院下發文件均是采用電子文檔通來過行政辦公軟件公布，有的檔案的管理員或者教職員工收到電子文檔后而沒有及時存檔，有的人還甚至認為學院會下發紙質的文件，看完了之后就不再理睬了，一旦再需要這些文件時，只有再次向學院的文件發送部門去索取。（2）缺乏高素質和高水平的檔案管理人員。管理技術和手段的提高，對管理人員的素質和水平相應的提出了更高要求。傳統的檔案管理工作對人員的學識、綜合素質相對來說要求較低，甚至在計算機操作上也沒有要求。但是檔案信息化管理對檔案管理人的要求很高。首先，他們需要對高職教育有了解和認識，對所在高職院校的現狀和歷史有一定的了解認識；其次，熟悉檔案管理知識和一些操作的技能；再次，熟悉先進的檔案管理技術和手段；最后，他們還需要具備相對較強的信息處理的能力和服務意識。當前高職院校中，能符合以上條件的檔案管理人尚屬匱乏。

三、強化高職院校教學檔案信息化管理的措施

（1）注重教學檔案信息資源的價值。檔案是歷史的事實記載，同時也是新的起點。在高職院校建設好教學的檔案時，注意它的信息資源有效的開發和利用，進而深化教學的改革，強化教學的管理，提高教學的質量。比如：將優秀的教師課件、實驗報告、電子教案等集合起來，刻錄成光盤并收集入庫，以供年輕的教師進行學習研究，同時這也為精品課程的建設提供有力依據。高職院校需要充分的借助校園網絡這一平臺，來加大教學檔案信息公開的力度，可以運用網絡來實現資源的共享，實行檔案信息的遠程服務，目的使廣大的教職員工進行教學的改革和創新研究時可以少走彎路或者不走彎路，最終提高工作效率。（2）健全教學檔案信息化管理制度。建立監督和檢查機制，上一級的檔案管理部門應該對所管轄的檔案部門進行指導、檢查、監督，對基層的檔案部門提出的問題給與及時處理，在工作中做得不好的地方指出并且督促它按時并按質的完成。（3）建立具有高素質的檔案管理隊伍。（4）用創新的思維來對高職院校的檔案進行管理。

四、結語

對高校的檔案進行有效的管理是非常重要的，能夠讓教學秩序更順利的進行，學生學習也會更有效率，但是，對檔案信息的管理仍需要不斷的研究和提高。

參 考 文 獻

[1]何強，楊凌云．加強高職院校檔案信息化管理對策的研討[J]．科技信息．2010（33）

[2]王穎，胡祖平．高職院校檔案信息化工作的探索與實踐[J]．職業．2007（33）