企業辦公室做好接待工作淺談

【摘要】企業的發展壯大，業務往來的增加就使得接待工作越來越重要，甚至接待工作的好壞，直接關系到客戶對企業的良好印象、業務的成敗。文章從接待工作的意義，如何做好接待工作，以及對接待工作的認識三個方面對企業辦公室如何做好接待工作作了論述和建議。

【關鍵詞】接待工作；意義；程序；思考

一、做好接待工作的意義

做好接待工作是企業長遠發展的需要。接待工作的優劣，直接關系到客人對企業良好形象的客觀評價，關系到企業各項業務的發展，關系到企業中長遠目標的實現。因此，接待工作至關重要，需要我們及時更新觀念，認真搞好服務，高質高量地做好各項接待工作。接待工作作為企業聯系內外的橋梁和紐帶，是展示實力，樹立形象的體現，可以為企業積累豐富的關系資源，擴大合作交流，從而推動企業的快速發展。因此，必須把接待工作看做企業工作的一個重要組成部分，而不能僅僅停留在迎來送往、安排食宿的低層次上。做好接待工作是提高企業知名度和美譽度，從更高層次上展示企業形象的需要。接待工作做到熱情、禮貌、周到、耐心，使來訪者有賓至如歸的感覺，并以主動大方，有禮有節，不卑不亢的職業精神給來訪者以美好的印象，讓來訪者由此觀察到企業認真嚴謹的工作作風和蓬勃向上的精神面貌，無形中提高了企業的知名度和美譽度。作為一名辦公室工作人員，對于每一項接待工作都要高度重視并樹立強烈的機遇意識、責任意識，要把其作為一項政治任務來完成。要樹立“每一個人都代表企業形象，每一個人的一言一行都是企業文化的折射”的思想意識，保證高質高量地完成每一項接待任務。

二、如何做好企業接待工作

（1）做好接待的準備工作。一是接待手冊的編制。首先應了解來賓的人數、姓名、性別、年齡、民族、職務，確定接待規格，并根據所對應的職務確定陪同接待的領導。然后編制接待手冊，應包括住宿、就餐、陪同人員、車輛、日程安排等，并經領導審核后發放到每位來賓手中，讓客人了解大體的行程安排，做到心中有數。二是物質準備工作。貴賓室、榮譽展室、會議室等要提前打掃干凈，桌椅擺放整齊，桌面清潔，沒有水漬、污漬。桌上可放一些介紹企業情況的資料。另外，茶具、茶葉要準備齊全。各種辦公用品（筆記本、筆等）要提前準備好，以備不時之需。三是業務知識和能力的準備。要對企業的發展歷史、精品工程的特點、規格，各部門設置及領導分工情況做大致的了解。同時，要有較完備的企業概況和市容市貌概況資料，如當地賓館、名勝古跡、游覽路線等，保證客人所想、所需，使其滿載而歸。（2）形成良好的接待程序。在企業的各類接待工作中，通過不斷的摸索和實踐，我們逐步形成了迎接、陪同、送行的全過程接待服務思路。首先，由相關領導到高速路口或飛機場迎接客人，與客人進行初步的結識，并簡單介紹企業公司的大體情況。到達企業公司后，由來賓方最高領導所對應的企業領導進行接待，致歡迎詞，陪同參觀企業榮譽展室，安排歡迎宴會，陪同參觀企業施工現場等，確保來賓來訪期間的生活充實、愉快，最后由接站時的領導負責將客人送至高速路口或飛機場，充分展現企業的良好形象。（3）注重細節，全過程負責。企業辦公室樹立了“接待無小事，細節定成敗”的接待理念，在每一次接待中，高度重視每一個細節，了解每一位來賓的日常生活習慣，做周密的安排。面對接待工作復雜、繁瑣的各項事務，“想來賓所想，備來賓所需”，不斷提高隨機應變的能力，周密細致地安排好每一項接待內容，并對接待全過程負責。同時，我們還注重對接待之后的思考，尋找問題和不足，以便在以后的接待工作中加以改進。

三、對接待工作的幾點思考

（1）提高對接待工作的再認識。有些企業把接待工作單純視為一般的后勤工作，認為接待工作就是平時的“迎來送往”，安排好食、住、行，就夠了，其實不然。新形勢下，接待工作的內涵更加豐富，外延也不斷拓展，服務對象、工作范圍、接待隊伍不斷壯大，已不再是單純的食、住、行問題，它已發展成為涵蓋政治、經濟、文化等諸多領域，拓展到社會各個階層，需要許多相關部門共同參與來完成的一項工作。因此，需要我們對接待工作的內涵進行再認識，要從全局的角度思考問題，力求成為重要接待的策劃者、組織者、保障者、服務者，確保各類接待工作的順利開展。（2）提高對接待工作重要性的再認識。接待工作是一項綜合性很強，面廣量大的工作，它是宣傳企業，展示企業形象的對外窗口，是企業長遠發展，加強對外合作交流的紐帶。因此，新時期，我們要提高對接待工作重要性的再認識，要從自身素質抓起，不斷優化和完善整體接待服務功能，創造性的開展工作，讓接待出效益；要通過認真組織，精心安排，努力提高接待質量，充分發揮在對外交往聯絡中的窗口、橋梁、紐帶作用。（3）展望未來，認真細致的做好接待工作。展望未來，做好接待工作任重道遠，需要我們不斷的更新和完善，進一步的提高接待準備、接待程序水平，加強自身的修養，無論是從接待前的準備、接待中的服務還是接待后的總結，都應認真細致的做好每個環節，力爭更好的彰顯企業形象，展現企業實力，提高企業知名度，促進企業又好又快發展。