關于教學檔案管理的網絡化建設的探究

中圖分類號：G64 文獻標識碼：A 文章編號：1008-925X(2012)O7-0169-01

摘要：當前時期，隨著各個學校的教學水平以及科研水平不斷的提高，強烈要求加強檔案服務工作。根據學校校園網具有的優勢，盡快構建起網絡化的教學檔案管理系統，以確保檔案資源能夠得到良好的利用與全面的開發；通過采用先進的網絡化技術，使得檔案工作實際效率與質量水平有了很大的提高，可以說，這對于學校未來的發展具有重要的現實意義。本文首先對教學檔案管理的網絡化建設現狀進行了一番論述，其次提出了教學檔案管理網絡化建設需要注意的幾個方面。

關鍵詞：教學檔案管理；網絡化建設；管理系統

眾所周知，日常教學工作中，有許多工作都十分的繁瑣；比如，教學計劃制定工作，編寫和管理教學日歷，填寫與管理學生考試成績等等，這一系列的工作需要由各個教學系領導、教育者、教務處以及教務秘書共同合作來完成，所牽涉的人員較多，并且，有大量的資料需要進行編寫與保留，難度是不言而喻的。通常是投入了一大批的人員，花費了大量的時間，但是實際效率卻很低。而這一系列的工作都存在著相同的性質，都屬于可規范化的工作范疇，最終形成了規范化的資料，用來發布與保存。另外，這一系列的工作大多都可以在計算機的輔助下而完成。因此，我們應充分的應用這一先進的網絡技術，以提高教學工作的管理效率。

1、當前，教學檔案管理的網絡化建設現狀分析

所謂教學檔案，實質上就是學校教育工作者們在日常的教學實踐以及教學管理活動過程中逐漸的形成與發展起來的，有著很高的保存價值，并且還根據相關規范對教學文件材料進行整理歸檔保存。有了它，就能夠將學校實際教學活動內容充分的反映出來，體現出教學活動的成果。當前，隨著時代的快速前進與發展，一種先進的以高新信息技術發展為手段的知識經濟時代正式來臨，這在一定程度上對學校傳統的檔案管理機制造成了不小的沖擊并帶來了全新的挑戰。

現階段，雖然大部分的學校都將各自的校園網作為基礎，積極的建立本校的教學檔案管理系統，但是，由于成本及安全等各方面因素的制約，致使多數的教學檔案實際管理過程中依舊采用的是傳統的檔案盒，分門別類的進行存檔，如果資料數量不多，還能夠及時、準確的查找到；可是，隨著數據資料的進一步增多，很難做到及時、準確的查找與統計；由于將一些原始資料存放到檔案盒中，因此，造成了大量紙張的浪費，并且還擠占了一定的空間位置。由于這些現象的存在，諸多的相關學者提出了學校今后的檔案管理必須摒棄以往的那種以紙質文獻為主的管理模式，應采用先進的技術，盡快構建起電子文件以及多媒體數據庫。教學檔案管理必須與時俱進，改變以往的思維與工作模式，不斷的增強學校的教學與科研服務水平。

當前，隨著高新技術的迅猛發展，辦公自動化逐漸的向著計算機網絡化與智能化方向上不斷的邁進，而這樣一來，學校的教學檔案在開發與利用過程中就應采用現代化的管理手段。隨著計算機在檔案管理中得到了廣泛的應用，使得教學檔案開發與利用的現代化進程進一步加快，并且，教學檔案的信息處理以及流通效率提高。當前，僅僅靠著手工式的手段進行開發與利用已經無法實現教學檔案利用者的實際需求。作為學校檔案部門，應結合學校實際情況，和各個部門聯手，如教務部門、學校管理部門等，構建起教學檔案信息網。教學檔案的開發與利用工作應摒棄傳統的單獨服務模式，以網絡化服務模式為主。這一網絡應貫徹到學校各個職能部門中去。

2、教學檔案管理網絡化建設需要注意的幾個方面

2．1系統軟件的選擇

由于教學檔案信息網絡化管理需要計算機的支持，因此，就需要選擇一套完善的系統軟件。而在我國各個學校中，檔案系統軟件使用具有一定的復雜性，不僅有國產的，還有進口的；有和辦公自動化相連接的，也有獨立的。實際上，軟件是否優劣，主要在于描述檔案信息數據庫的規范性，它所牽涉的是可揭示檔案信息字段描述規范方面的問題。所以，要想選擇一個好的軟件系統，就必須將規范、先進、實用作為基本原則，不僅要實現當前工作的實際需求，同時還要有實用性與兼容性，對未來相關技術發展趨勢全面的掌握，要有一定的擴展性。

2．2數據庫環境的選擇

從數據庫環境角度上看，以往的教學檔案數據庫管理主要將數值及字符作為記錄對象，通常情況下，將系統數據庫作為目錄數據庫，是一種單純的結構化存儲模式的數據庫，不涵蓋圖像與聲音。不過，隨著檔案現代化與數字化步伐的進一步加快，檔案管理的對象逐漸的向著全文數據和多媒體數據管理上邁進，它的性質與功能在很大程度上發生了變化?？偠灾?，檔案管理對于數據庫的功能以及安全性等各個方面的要求越來越高。所以，現階段，應采用Oracle或者SQL Server系列的數據環境，其是一種成熟的產品，目前在檔案管理系統中已經得到了普遍的應用。

2．3加強管理人員的素質

首先，應具備計算機、網絡等新技術的應用能力；由于檔案網絡化管理和計算機、網絡等專業有著緊密的聯系，檔案管理人員無論在加工信息，還是在處理信息方面都具有重要的作用，所以，他們必須要有較高的計算機網絡技術及信息資源開發利用能力，只有這樣，才能夠為信息需求者提供準確的信息，才能滿足當前檔案工作的實際需要。其次，檔案管理意識要強；現階段，學校各個部門的核心信息都是通過校園網的渠道或者辦公系統進行傳輸與發布的；所以，檔案管理人員的網絡信息分類以及獲取技能水平要高，對歸檔信息或者歸檔線索進行全面的掌握，并且還要和相關部門間良好的配合，以提高歸檔工作水平。

3、結論

綜上所述可知，檔案人員應結合學校的實際情況，不斷的研究與摸索一套完善的、高效的教學檔案開發與利用程序，以確保教學檔案自身具有的功能作用得到充分的發揮。

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