談談檔案信息化建設的做法和體會

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1008-925X(2012)O7-0111-01

摘要：本文從檔案信息的數(shù)字化、檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化及檔案信息的網(wǎng)絡化總結了在開展檔案信息化建設實踐的基礎上的幾點思考。

關鍵詞：檔案信息化；做法；體會

一、開展檔案信息化建設的成功經(jīng)驗

（一）把檔案信息化納入院信息化建設的總體目標

《全國檔案信息化建設實施綱要》明確把檔案信息化納入國家信息化建設的總格局，加快推進檔案資源數(shù)字化、信息管理標準化、信息服務網(wǎng)絡化的進程。我院信息化建設開創(chuàng)初期，即將檔案信息化納入院信息化建設的總體目標，為檔案管理配強專業(yè)設備、專業(yè)軟件，開展檔案人員的計算機操作培訓，并率先在全國檢察機關中開發(fā)了帶有檔案管理模塊的辦案信息系統(tǒng)。

（二）檔案信息化基礎設施建設初具規(guī)模

近年來，我們建設了檔案管理的專用庫房。整個檔案庫房設計引入了先進的檔案管理理念，管理系統(tǒng)采用自動化的密集架管理系統(tǒng)，庫房的溫度、濕度控制均可由樓宇管理信息集成系統(tǒng)（BMS）直接控制；并配備了專用空調設備，保持檔案保存要求的恒溫、恒濕條件。整個基礎設施的不斷加強，為檔案信息化建設的進一步發(fā)展奠定了堅實的基礎。

（三）檔案信息化配套機制初步完善

制定了較為完善的規(guī)章制度。保證了檔案信息化工作持續(xù)、健康、穩(wěn)步的向前發(fā)展， 形成了全員參與的工作局面。

二、當前開展檔案信息化建設的主要不足

（一）軟件開發(fā)多頭現(xiàn)象還比較嚴重

存在以下現(xiàn)象：一是上級機關開發(fā)的軟件往往不能滿足下級機關的實際工作需要，單靠行政手段予以推廣。而下級機關為滿足本單位的工作需要自行開發(fā)軟件，其個性有余，共性不足，缺乏標準。二是一個單位運用多套系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)錄入，技術上難以解決數(shù)據(jù)整合，造成操作人員重復勞動，檔案信息收集整理困難重重。存在上述現(xiàn)象的原因：一是缺乏詳細明確的規(guī)范化標準和實施細則，使軟件開發(fā)工作混亂無序。二是缺乏權威機構牽頭，造成軟件開發(fā)重復和浪費。就檔案信息化建設而言，要圍繞全國檔案信息化建設的目標、任務和原則來開展工作，要嚴格遵照權威機構的檔案信息化標準開發(fā)軟件、建立數(shù)據(jù)庫。

（二）部門重視程度存在不平衡

業(yè)務部門對檔案信息化建設的態(tài)度還存在可有可無的想法，在軟件開發(fā)過程中部分同志還存在等和靠的想法，不肯在提供需求和測試中付出太多精力。技術部門的軟件開發(fā)隊伍不夠穩(wěn)定，人力不充分，不能及時解決系統(tǒng)使用中發(fā)現(xiàn)的不足，及時加以完善。檔案管理部門因人員、經(jīng)費等原因，只能忙于日常工作，難以在宏觀上積極引導。

（三）復合型人才不足

目前，既懂技術，又懂業(yè)務的復合型人才不多，信息化建設往往需要人才合作才能完成，工作中由于溝通困難消耗精力比較大，影響工作效率。就檔案信息化建設而言，要選拔和培養(yǎng)具備精通檔案管理專業(yè)、熟悉本單位業(yè)務流程、掌握基本的計算機管理知識，能準確提供軟件開發(fā)需求，與計算機專業(yè)人員能熟練溝通、有豐富的實踐經(jīng)驗和較強的事業(yè)心的檔案管理干部。

（四）檔案信息安全保障體系還有待完善

要加強對計算機檔案管理系統(tǒng)的管理，確保檔案數(shù)據(jù)庫安全；加強對電子文件歸檔工作的監(jiān)督和指導，保證歸檔電子文件的真實、完整、有效；檔案信息要轉存到檔案專用服務器，實行物理隔離。要有數(shù)據(jù)異地備份。在利用檔案信息資源和信息化處理過程中，要提高信息安全意識，防止失密、泄密的發(fā)生。

三、對今后開展檔案信息化建設的展望

（一）總體規(guī)劃，分步實施

檔案信息化在我國是一項新事物，目前并沒有形成一套較完整的理論，沒有一個檔案現(xiàn)代化、信息化的指標體系。國家檔案局2002年發(fā)布《全國檔案信息化建設實施綱要》中提出，檔案信息化是以資源建設為核心、信息網(wǎng)絡建設為基礎、信息法規(guī)、標準為保障的綜合體系，是一個很復雜的系統(tǒng)工程，絕非輕而易舉。需要資金，需要人才。我們要科學地進行檔案信息化建設首先必須對其有一個基本正確地的認識，這樣才能克服盲目性，避免在資金、人力、物力和時間等方面造成不必要的損失。我們要認真分析研究，按照上級信息化總體目標和階段要求，著手調研、制定未來的檔案信息化建設目標和發(fā)展規(guī)劃。同時，要清醒地認識到檔案信息化不是一蹴而就的，必須制定詳細、周全的實施方案，分批分階段地實現(xiàn)。

（二）突出重點，務求實效

當前檔案信息化建設的重點應放在電子文件的管理上。 檔案信息化建設的重點是加強電子文件和電子檔案的管理，”這樣有利于把數(shù)字檔案信息資源建設前移至文件形成部門。對庫藏檔案的數(shù)字化要防止急于求成、片面追求結果、淡化過程、對困難估計不足的傾向。國家檔案局2002年發(fā)布《全國檔案信息化建設實施綱要》后，各地都在加快檔案信息化建設的進程。

（三）規(guī)范流程，強化服務

檔案信息化首要前提是檔案管理工作自身流程的規(guī)范化。對現(xiàn)有的工作進行一次梳理。對于不適應、不符合的堅決予以整改。要引進國際、國內檔案管理的先進方法，對照提高，保持浦東院先行先試的活力。同時要轉變工作理念，從傳統(tǒng)的“保管”上升到“服務”的理念。明確信息資源關鍵在于利用，否則再好的信息化技術手段都是“擺設”。要先從服務內部做起，充分發(fā)揮局域網(wǎng)的快速、便捷的效能，建立內部的檔案應用服務平臺；也要未雨綢繆，結合《電子簽名法》等相關法律法規(guī)的頒布，提前考慮檔案信息化的公眾服務等功能的設計，真正發(fā)揮檔案信息化的效應。