淺析檔案信息電子化的發(fā)展研究

中圖分類號：G27 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1008-925X(2012)O7-0110-01

摘要：檔案是記載個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實績、工資待遇等內(nèi)容的文件材料，是反映個人成長和人力資源管理與開發(fā)的重要依據(jù)。本文就檔案信息發(fā)展的現(xiàn)狀進行分析，進而探討了檔案信息電子化的發(fā)展情況，提出了人才是檔案信息電子化發(fā)展的主要因素。

關(guān)鍵詞：檔案信息；電子化；人才

隨著《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》以及《檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》的陸續(xù)出臺，加快檔案信息電子化系統(tǒng)建設(shè)，實現(xiàn)檔案工作各個環(huán)節(jié)的電子化是實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)技術(shù)基礎(chǔ)和重要手段。管理方式的網(wǎng)絡(luò)化，決策的智能化和檔案信息利用的電子化。檔案信息管理電子化是社會進步、科技發(fā)展的必然趨勢。

一、檔案信息發(fā)展現(xiàn)狀

近些年，我國檔案館檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)用水平，還有互聯(lián)網(wǎng)的認(rèn)知度、參與度等等都遠遠低于其它行業(yè)。在我國檔案信息系統(tǒng)建設(shè)形式各有不同，其主要特點表現(xiàn)在開發(fā)性、規(guī)范性、服務(wù)性、共享性方面，這些都不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。而且因為歷史的各種原因，館藏檔案案卷質(zhì)量不高，業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動化工作還沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，只靠某個專業(yè)系統(tǒng)，是不能統(tǒng)一實施，進行推行，嚴(yán)重的制約了檔案信息工作電子化。再加上檔案管理工作人員，普遍素質(zhì)比較欠缺。就目前而言，還有很多檔案部門缺乏操作高技術(shù)的人才，尤其是運用檔案信息處理技術(shù)的復(fù)合型人才就就更少。

二、檔案信息電子化建設(shè)的必要性

檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。雖然檔案信息電子化在我國尚在起步階段，但檔案事業(yè)要注意這方面發(fā)展動向，提前做出決策，使檔案工作適應(yīng)這一客觀形勢的變化和要求，同時也為檔案信息打下基礎(chǔ)。隨著計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和普及，信息電子化是當(dāng)今世界經(jīng)濟和社會發(fā)展的大趨勢。檔案管理信息電子化可沖破檔案利用的局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置，對檔案信息電子化建設(shè)而言就顯得十分重要。

三、檔案信息電子化的發(fā)展

（一）做好電子檔案文件的保存

目前，以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損，從某種意思上可以說能夠長期保存。因為被記錄在介質(zhì)層上電子文件記錄信息被密封在塑料保護層內(nèi)，是不擔(dān)心外界磁場的對它的干擾。但是，存在的問題是因為電子文件缺乏實際貯存的驗證，時間極短，因此電子文件的信息保存將成為檔案研究和探討的重要的研究課題。當(dāng)前針對電子文件保問題，還需要在日常生活中進行定期進行復(fù)制和觀察，防止信息的損失。

（二）做好歸檔電子檔案文件的技術(shù)處理

新型文件材料的歸檔是檔案信息化的大勢所趨，這就對檔案有關(guān)人員提出了更高的要求，要求題目必須深入到現(xiàn)行文件的實際工作領(lǐng)域，要充分了解歸檔文件所需的各種信息和技術(shù)，對產(chǎn)生的很多的電子文件的接收和處置，以及存儲工作進行學(xué)習(xí)和了解，進一步保護電子文件所保存的原始信息。換句話說，也就是通過采取先進的歸檔電子文檔技術(shù)處理，把那些已經(jīng)進行歸檔文件技術(shù)處理好的那些文件進行歸檔技術(shù)處理，使這些文件變?yōu)橹荒茏x不能寫的不可更改的文件，這樣就能夠保證電子文件的可靠性和安全性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。

（三）加強檔案人員的知識儲備

社會的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的進步，人才已經(jīng)成為科技競爭的首要。隨著檔案事業(yè)的日新月異，我國檔案人員也面臨著新的挑戰(zhàn)，檔案工作的任務(wù)、工作環(huán)境、服務(wù)對象、管理方式都發(fā)生了很大的變化。特別是現(xiàn)代電子信息技術(shù)的發(fā)展使檔案工作的任務(wù)、環(huán)境發(fā)生了根本性的變化，要要適檔案人員要精通業(yè)務(wù)流程的同時，還應(yīng)具備檔案信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展必須具備的知識，努力使檔案人員擁有廣博的知識，以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要。檔案人員也因此由消極的文獻記錄保存者，變?yōu)闄n案遺產(chǎn)的積極塑造者，明確歷史責(zé)任感的積極干預(yù)者。努力為我國檔案事業(yè)的發(fā)展做出貢獻。

四、結(jié)語

隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的迅猛發(fā)展， 檔案信息電子化的概念逐漸被提出并受到廣泛的關(guān)注。我國的檔案管理電子化是社會發(fā)展的必然趨勢，檔案管理工作將隨著信息技術(shù)革命的深入發(fā)生根本性的變革。它的出現(xiàn)和發(fā)展不僅從根本上改變了檔案館的工作模式和服務(wù)類型，而且為檔案信息的共享提供了更為廣闊的發(fā)展空間。

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