淺析檔案信息化建設(shè)

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1008-925X(2012)O7-0102-01

摘要：本文闡述了檔案信息化建設(shè)工作的重要性，結(jié)合現(xiàn)實需要和實際工作經(jīng)驗，分析了當前檔案信息化建設(shè)的工作現(xiàn)象。根據(jù)現(xiàn)存的問題和實際情況，在相關(guān)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，提出了如何加強檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)和管理的對策。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；不足；對策

1、引言

檔案信息化是指檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的長期發(fā)展過程，需要不斷地采用現(xiàn)代信息技術(shù)裝備檔案部門，加快檔案信息化建設(shè)，從而極大地提高檔案管理和利用的現(xiàn)代化水平。如何進一步加強和完善檔案現(xiàn)代化建設(shè)是擺在檔案管理工作人員面前的首要問題。

2、檔案信息化建設(shè)的重要性

檔案對人類認識客觀世界和主觀世界，對傳承人類文明，對經(jīng)濟發(fā)展和科技創(chuàng)新，具有著越來越重要的作用。檔案信息化建設(shè)使檔案管理不再費時費力，檢索查詢方便能夠提高整個部門的工作效率。在我國檔案工作的未來發(fā)展中，檔案信息化建設(shè)是一個十分重要的趨勢。研究檔案信息化建設(shè)的一系列基本理論，對指導(dǎo)我國檔案信息化建設(shè)的具體過程具有重要意義。

因此，加快檔案工作落實到現(xiàn)代化生活中，把檔案信息化納入國民經(jīng)濟和社會信息化的總格局中，大力推動檔案信息化建設(shè)，是檔案部門和廣大檔案工作者義不容辭和刻不容緩的重要任務(wù)。檔案信息化是檔案工作向現(xiàn)代化邁進的必由之路，是檔案工作實現(xiàn)歷史與未來有機鏈接的戰(zhàn)略之舉，其重要性不容忽視。

3、目前檔案信息化建設(shè)存在的不足

（一）缺乏統(tǒng)一標準和規(guī)范。

在建設(shè)檔案信息化過程中往往容易出現(xiàn)只重視發(fā)展先進通信設(shè)備和購置高檔計算機系統(tǒng)，忽視檔案信息資源標準規(guī)范化建設(shè)的狀況，以至于投入巨額資金建成的檔案信息系統(tǒng)無法轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟和科學發(fā)展的催化劑。各地信息化建設(shè)采用的硬件平臺、軟件平臺和應(yīng)用系統(tǒng)等不相同，形成了信息資源共享技術(shù)上的壁壘，無法形成信息互訪機制，難以實現(xiàn)信息資源的共享；檔案信息規(guī)范化統(tǒng)一的分類編碼標準不完善、不統(tǒng)一；并且由于缺乏技術(shù)組織上的支持和系統(tǒng)管理、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支撐，缺乏統(tǒng)一明確的管理性、業(yè)務(wù)性和技術(shù)性標準；這些都制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設(shè)的步伐應(yīng)建立相同的檔案信息管理系統(tǒng)，研究和制定一套通用的數(shù)據(jù)規(guī)范。

（二）檔案工的信息化意識不強，認識不到位，重視度不夠高。

老檔案工作者不懂電子文件形成、信息的存儲、傳輸、檢索、利用等技術(shù)；而年輕的檔案管理人員僅僅懂得電子計算機技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)，對檔案管理的基礎(chǔ)知識、管理原則和管理環(huán)節(jié)卻懂得不多。這已是一個普遍存在的共同問題。缺少一批專門從事檔案檔案信息化的建設(shè)和治理的信息技術(shù)人才。

（三）軟件系統(tǒng)及其應(yīng)用相對薄弱，重設(shè)施建設(shè)輕信息資源建設(shè)的傾向依然存在

檔案信息化建設(shè)的重中之重是信息資源建設(shè)，很多單位對此有所忽視。常見一些信息化建設(shè)中資金投向幾乎全部是設(shè)備，信息資源建設(shè)投入幾乎沒有或者很少，局限于實現(xiàn)簡單的查詢和利用，沒有真正發(fā)揮作用。另外，也沒有考慮買到的新的信息化軟件與原有軟件之間能否兼容以及是否影響到以后的升級。

4、加強檔案信息化建設(shè)的對策

(一)統(tǒng)一標準

應(yīng)建立相同的檔案信息管理系統(tǒng)，研究和制定一套通用的數(shù)據(jù)規(guī)范。①檔案信息著錄的規(guī)范化。具體內(nèi)容有如下：

（1）規(guī)范檔案信息著錄。通過著錄將文件的內(nèi)容和形式特征記錄下來，形成數(shù)據(jù)條目，再將數(shù)據(jù)條目錄入計算機，組成檔案信息數(shù)據(jù)庫?？蓞⒖嘉覈延小稒n案著錄規(guī)則》《電子文件著錄規(guī)則》等一些標準，我們的著錄標引工作應(yīng)以此為標準。

（2）規(guī)范檔案信息存儲，研究統(tǒng)一的存儲載體

（3）規(guī)范檔案信息管理軟件的開發(fā)技術(shù)，構(gòu)建特色數(shù)據(jù)庫，若干專題的信息資源數(shù)據(jù)庫，同時引進或直接利用現(xiàn)成的數(shù)據(jù)庫。

（二）加大培訓力度，實現(xiàn)檔案骨干隊伍建設(shè)的新突破

檔案信息化是一種全新的思想觀念，這必然要求檔案工作者改變傳統(tǒng)的思想觀念。檔案工作者需要按照檔案工作現(xiàn)代化的要求，自覺學習和更新知識，運用現(xiàn)代技術(shù)和信息技術(shù)于檔案管理工作的實踐，不斷創(chuàng)新檔案管理工作。要盡快建立以管理型人才為基礎(chǔ)，復(fù)合性人才為重點的高科技人才為骨干的檔案干部隊伍體系，滿足檔案信息化建設(shè)的需要。

2010年是我街道簡政強鎮(zhèn)機構(gòu)改革的關(guān)鍵年，9月份佛山市檔案局舉辦了為期10天的檔案業(yè)務(wù)專業(yè)知識培訓班，街道綜合檔案室的檔案員積極參加學習了檔案專業(yè)技術(shù)和業(yè)務(wù)知識培訓，通過學習考試，取得了《檔案專業(yè)崗位資格證書》，繼而參加了全省檔案專業(yè)技術(shù)人員繼續(xù)教育培訓班（檔案信息化管理），使檔案工作人員適應(yīng)日趨激烈的競爭，用知識不斷武裝自己的頭腦，并根據(jù)工作實際情況，努力用理論指導(dǎo)實踐，解決自己在工作中出現(xiàn)的問題，為今后開展檔案工作打下良好的基礎(chǔ)。

（三）重視信息資源建設(shè)

加大信息資源建設(shè)，滲透資源信息建設(shè)設(shè)備相關(guān)知識，加強信息化軟件推廣力度，突破原有局限性，尤其是推進計算機管理檔案，提高計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高檔案信息化水平。隨著時代的發(fā)展，社會信息化程度越來越高。進一步加強檔案現(xiàn)代化管理，有效發(fā)揮檔案的信息功能。加大資金預(yù)算，做好各項基礎(chǔ)工作，增加人員將歷年檔案的紙質(zhì)文件一一掃描成為電子文檔，并掛接到科怡文檔管理系統(tǒng)，做到紙質(zhì)件與電子文檔相對應(yīng)，從而實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理。

以大良街道辦積極推進檔案現(xiàn)代化、信息化建設(shè)為例。2010年以前，大良街道使用科怡檔案管理系統(tǒng)單機版，隨著數(shù)據(jù)的不斷增大和業(yè)務(wù)需求，該產(chǎn)品已不能滿足當前檔案實際工作的需要。因此，針對街道簡政強鎮(zhèn)事權(quán)改革后檔案管理現(xiàn)狀，同時也結(jié)合本街道檔案工作的實際情況，已將科怡檔案單機版系統(tǒng)升級至網(wǎng)絡(luò)版，可延伸到各辦（局）、各行政服務(wù)站使用，從而使檔案信息資源共享。

5、結(jié)語

總而言之，做好檔案信息化建設(shè)工作在于人，充分發(fā)揮人的潛力，使之能更好地為檔案信息化建設(shè)事業(yè)服務(wù)。通過改善和完善管理，推進對檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，合理開發(fā)和利用檔案管理資源，必將轉(zhuǎn)化為直接的生產(chǎn)力，推動檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，為社會做出更大的貢獻和創(chuàng)造更高的價值。

參考文獻：

[1]邱曉威．檔案信息化的任務(wù)與問題對策[M].國家檔案局研究所 [2]王芳主編．數(shù)字檔案館學[M].中國人民大學出版社

[3]大良街道檔案信息資源共享工作意見