淺談檔案保護

【摘 要】檔案館的保護方案規定用于監護、存貯和利用檔案的適當保管環境和修復設備。在這方面，存在著對現存的或規劃中的檔案館的行為予以評價的標準。達到這些標準所必需的資源當然應該由現行當局提供。很顯然，檔案館不能接受置檔案于危險之中或使它們長期處于不適當環境這樣的保護標準。如果檔案所有者不能提供必要的條件，那么，可以把檔案管理職能委托給一個大的組織。

【關鍵詞】檔案；保護；方法

1.檔案監護

監護問題至關重要。一個檔案工作者有監護檔案的義務，每一件檔案要有作為歷史證據的、對它的估價很重要的有特色的監護歷史。不管一件檔案是由形成機構移交給檔案工作者監護，還是由館外的所有者通過寄存的途徑使之成為監護對象，都應受到妥善處理。在每一情況下，檔案的監護又都委托給檔案工作者。這種委托的記錄提供了文件監護的輪廓，并能在委托程序之下獲得的檔案和人為匯集方式獲得的檔案之間形成一個鮮明的界限。當然，檔案館通過收集而獲得材料完全合理，因為它們的工作目標就是廣泛的文件。但是，監護義務和檔案所有權之間的界限還是重要的。監護是委托的，其他的檔案管理職能也是委托的。正是通過委托，檔案工作者才能行使鑒定和選擇職能，他們代表那些通過自然繼承和通過不太正式的委托而對文件負責的人的利益，代表研究團體的利益，去履行這些職能。查閱和利用方面的職能也是委托來完成的。

為了調整的目的從檔案館中提調出特殊檔案，不會導致監護環節出現缺口，為修復、展覽、教學、復制或參觀等目的而提調檔案可能是必需的或有用的。監護方面的規則應當非常靈活，要考慮到保護或利用體系的范圍。對損失的預防，可以包括制作照相復制本(如果適應的話，應充分使用照相復制本代替原件)、登記檔案號，批準應負責任的人員、通過檔案館外負責人員可享有的物質條件。如果采取了這種理智的預防措施的話，就沒有任何理由不利用諸如郵政系統這樣的外部服務，也沒有理由不使用那些雖不是檔案工作人員卻認真負責的人來管理提調出去的文件。

2.檔案存貯

檔案館的工作人員經常應對存貯容量、利用、整理以及為目前和將來接收檔案所保留的存貯面積作出估價。

當檔案館建立時，顯然有必要計算一下可存放目前積累的有價值的材料的容量，這些材料是指新建檔案館原來就有的原始材料。隨著時間的推移，新材料的接收擴大了原來的館藏量，任何一個時期所接收檔案的數量，取決于現行機構產生通過鑒定檢驗的新文件的能力。

檔案館處于一種不值得羨慕，大概也可能是絕無僅有的地位。這種地位就是對未來接收的范圍不能進行決定性的控制，有時甚至還一點也不了解。當然，有可能并且經常有必要在特定時期根據檔案館的工作計劃，來調整檔案的接收。這樣，對現行機構個別部門積存檔案的接收，可以安排在特別年度或月份的計劃之內，同時也要適應檔案館的或部門管理的計劃需要。日常檔案的接收工作不能這么輕易地調整，但是它們的規模可以估計得到。同樣，外部或非官方需要寄存的大量文件的接收，可以進行調整，但要考慮到新機構的建設計劃等等。但是，由于私人檔案的寄存，當然就出現最大的不肯定因素。特別是經常會出現緊急情況(正如考古發掘一樣)，出現倉促阻止檔案的批量銷毀或疏散的情況。

提供的存貯容量，當然應該與檔案館計劃的要求成正比。這種存貯的費用因此也要參考原來的政策和目標的要求，提出正當的理由。檔案計劃應該不只是包括保證長期存貯的適當環境的方法，而且還包括對大氣經常檢測的方法，設備計劃應該包括除工作時間外的其他時間、夜晚和假期、檢測環境條件的手段。這些記錄應該保管很長一段時間，以便長期的或季節的變化就能夠得到觀察。這就意味著對這些記錄也應該進行檢查和說明。如果可能的話，大氣檢測應該不只是包括濕度和溫度，而且還包括其化學內容。

實際工作中，有些檔案建筑不能創造一個得到嚴密控制(甚至任何控制)的環境。在這些情況下，有人建議應制定一些保護措施，因為這些措施能提供一些工作信息。毫無疑問，專業檔案工作者將希望盡可能得到更多的能影響檔案存貯條件的技術信息，即使這沒有什么直接和立即的用途。當計劃進行設備改造時，若能夠在任何可能的情況下根據目標和科學條件表達出資源分配的事實，這當然是一個可取之處。

環境條件對檔案最大的危險是： (1)濕度(一直太高或太低，或激烈的變化)；(2)溫度(激烈的波動，或持續高溫)；(3)空氣污染(有害化學成分的聚集)；(4)大氣滯流(滋生霉菌)；(5)動物和昆蟲；(6)在某些情況下，陽光直接照射或光線曝射；(7)灰塵。

最現代化的建筑也并沒有幸免子這些危險。排架，裝盒(和盒內檔案的裝訂)以及存放地點的選擇，都有助于控制環境條件。很多國家全國性檔案工作者組織正在致力于建立這些標準。

3.檔案安全

為防護檔案免遭擅入檔案館者的濫用，可以仿效文件中心所采用的措施，在那里，實際上這種防范措施比在檔案館更為重要。

大門和其他可能的進出口的質量要按建筑的技術標準處理。控制措施不應該過于嚴格，否則，這些措施就會遭到漠視。庫房大門是否有必要永久封鎖，這就根據它們是否能直接通向檔案館工作區或是通向另外可以進出的地方而定。還要考慮到所存檔案的質量、性質、包裝和標號等問題。

擅入檔案館者濫用檔案，是指包括抽出文件而未作記錄，或放置在錯誤地方以致丟失。但是，檔案工作者過去曾經領略過的蓄意盜竊的相對消除，這在今后不可能繼續出現。現在文獻的銷路有了一個總的上升，并月。在大多數情況下，追查盜竊的梢案是困難的或是不可能的事。因此，在設計存貯區時，防護檔案免遭偷盜或未經認可的出口應該加以考慮。某些地方出現故意的損害，看起來也將構成更大的危險。

4.檔案修復

完整的檔案機構設有一個修復處，這個處在計劃允許的條件內可以履行檔案保護方面的全部職責。修復處應該享有充足的預算，以保證自己在適應程度上的優先地位和對資源的共同分配權。

對保護部門來說，在兩個或更多的機構之間聯合地開展工作是可能的，即使其他的檔案服務仍是各自為政。因為檔案修復需要專門的設備技術和儀器，這些東西迅速集中到一個中心。這種集中化經常能圓滿實現。同時，通過簽訂館外合同去完成修復和裝訂工作也是可能的。

文件修復有兩個分支，即傳統式的和現代化的。二者之區別影響修復工作的計劃和技術人員的狀況及培訓。傳統的修復方法要求工作人員具有主要使用家具型設備的工作水平：板凳、洗滌槽、框架和桌子。大型檔案館現在已經建立的現代化修復方法卻與之大相徑庭。他們對工作人員個人技藝水平要求不高，卻將大量投資用于機械。在此主要的要求是，除了能安全地使用這些機械外，再就是對修復過程的管理。

5.結語

檔案保護是一項比較系統的工程，在檔案保護的過程中，一定要注重細節，提升檔案保護的工作水平，不斷更新檔案保護的方法，及時轉變陳舊的檔案工作理念，將正確的檔案保護意識融入其中，不斷的創新，將檔案保護工作推向新的高度。 [科]

【參考文獻】

［１］劉藝凱.對檔案管理工作創新的思考[J].中小企業管理與科技(上旬刊)，2011，(02).

［２］韓鴻立.關于做好檔案管理工作的思考[J].經營管理者，2010，(21).