推進經濟系統基層檔案管理數字化

【摘 要】經濟系統基層單位檔案管理工作，是社會檔案管理的重要組成部分，直接影響檔案社會服務功能的整體發揮。文章通過分析基層檔案管理現狀，闡述發展基層檔案數字化的必要性，并針對性地提出解決方案。

【關鍵詞】基層;檔案管理;數字化

檔案管理數字化，是新時期檔案工作的發展潮流，更是對基層單位檔案管理工作的迫切要求。

１．實施檔案管理數字化的優越性

在信息技術高速發展的今天，經濟系統基層企事業單位在檔案管理工作上仍然停滯在原始的手耕筆種階段，加快推進基層檔案管理數字化建設勢在必行。與傳統紙質檔案手工操作，歸檔、查閱檢索效率低下相比，數字檔案具有明顯優勢：

一是數字（電子）檔案的引入極大豐富了檔案管理的內容。圖像、音視頻檔案的引入具有直觀、真實和更具說服力的特點，和紙質檔案共同編檔，從形式上實現了檔案完整性的統一，進一步充實和完善了檔案的內容。

二是數字（電子）檔案的引入有效提高了檔案管理工作效率。現代計算機技術使人們從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來，破解了立卷歸檔、檢索查找等復雜繁瑣的工作瓶頸，減輕了檔案管理的勞動強度，有效地提高了工作效率。

三是數字（電子）檔案的引入有力保障了檔案管理工作的質量。數字（電子）檔案克服了傳統文檔卷宗在立卷上主觀隨意性強、標準很難統一的弊端，應用計算機對檔案進行數字化管理，即完成從檔案到數字檔案的轉換，這就更加有利于發揮檔案原有的時效價值，實質性地提高了檔案管理工作質量。

四是數字（電子）檔案的引入適應了檔案管理的保密性要求。電子檔案的電子化管理克服了傳統文檔保密性差的缺點，利用電子技術手段可以輕松地將檔案加密或將檔案檢索查閱方式設置為單份或單張文件提供，這樣查閱者就無法接觸其他無關的文件，從而保證了文件的保密性。

2.推進基層檔案管理數字化的必要性

現代社會已經步入了網絡社會時代，數字技術的加入，在提高檔案管理工作整體效率的同時，也推動了檔案信息服務內容和方式的根本變革。未來數字化檔案信息服務通過檔案利用活動，綜合開發檔案信息資源，進而實現快速傳播檔案信息內容、最大限度地滿足社會公眾檔案信息需求，以實現全社會資源共享。基層檔案工作是社會檔案系統的基礎和重要組成部分，基層檔案數字化直接影響社會檔案整體數字化進程。然而嚴峻的現實是，基層企事業單位的檔案管理數字化轉換工作遲滯，距離先進地區還有很大差距，直接或間接地影響到企業和經濟發展。

因此，要高度重視經濟系統基層檔案數字化建設，扎實開展基層檔案數字化普及工作，提高認識，加強落實，努力實現從以檔案實體保管和利用為重點到以檔案信息的數字化建設為重點的工作重心的轉變，積極穩妥地推進基層檔案工作的規范化、數字化、網絡化建設。

3.推進基層檔案管理數字化建設的舉措

根據經濟系統基層檔案管理現狀，具體提出三點建議：

3.1轉變工作觀念，培樹服務理念

從“檔案袋”時代向“筆記本”時代過渡，基層工作人員必須從解放思想、更新觀念入手，勇于改革，學會適應，認真學習新形勢下經濟系統檔案管理工作的新知識、新要求，盡快掌握數字時代駕馭檔案管理工作的手段和本領。同時，積極轉變觀念，以檔案信息化建設為契機，結合地方經濟實際，根據經濟發展的需要，認真分析檔案數字化建設對傳統檔案管理模式帶來的沖擊，充分認識基層數字化建設的的緊迫性和必要性，進一步明確自身肩負的重大責任和歷史使命，認真學習，積極實踐，穩步提高經濟系統基層檔案管理與利用數字化水平，逐步完成從檔案管理者到檔案服務者的轉變。

3.2健全工作機制，完善服務體系

在過去，檔案工作不作為地方政府重點工作，未被列入年度目標責任制考核范圍，檔案大都被打入“冷宮”，隨著改革的深入和政府職能的轉變，幕后的檔案工作驟然轉入臺前，檔案工作的社會化服務職能凸顯，迫切需要建立檔案管理常態化工作機制。結合當前數字化建設需要，基層檔案工作，尤其是經濟系統的基層企事業單位，承擔著經濟發展的重要責任，更加有必要進一步規范和加強引導，建立健全檢查備查機制、及時反饋機制、安全防范機制等。同時，加快檔案服務體系建設。以數字化引入為契機，抓緊完善基層單位的基礎性工作。盡快完成檔案數據庫的建立，打造信息開發利用的基礎數據，以開展檔案綜合服務。加快建立統一的數字交換平臺，推進檔案管理并網工作，要嚴格內網縱向管理，暢通外網橫向服務。

3.3強化宣傳教育，加強隊伍建設

檔案工作的社會化和常態化是社會發展的必然，數字化建設大大推進了這一進程。要加強宣傳，積極引導，努力形成全社會高度重視、積極配合，為人民管理檔案，檔案服務人民的良好氛圍。加強對檔案工作者職業道德教育、強化責任意識和服務意識，增強檔案工作的主動性。同時，加大對檔案利用者的宣傳教育力度，提高檔案利用效率，強化檔案的社會服務功能。結合基層檔案管理數字化建設，打造檔案信息服務的人才隊伍。新時期檔案管理工作不僅需要檔案專業人才，也需要計算機、網絡技術人才。當前地方經濟系統基層檔案隊伍存在的普遍問題是，人員知識結構老化、現代管理人才和專業技術人才缺乏。基于此，抓好基層檔案管理的人才隊伍建設是做好檔案工作的關鍵，建設一支高素質的基層檔案隊伍是推進基層檔案數字化工作的基礎。要加強人才專業培訓，努力引進人才，善于發現人才，全力打造一支高素質的基層人才隊伍。 [科]

【參考文獻】

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［２］張婧．檔案工作指南．學苑出版社，2006.

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