風電建設工程檔案管理的思考

【摘 要】本文以親身參加風電建設工程檔案管理的工作體會，闡述了檔案工作的重要性、風電建設工程檔案管理工作的特點及檔案管理的工作經驗。

【關鍵詞】風電建設工程;檔案管理;工作體會

國家基本建設的快速發展，我國各行業檔案資料的作用更是顯現出來，檔案管理工作越來越受到各級領導的重視。國家把工程檔案的管理水平列入了基本建設工程整體質量的一部分。各級建設者為了提高檔案管理工作的水平，引了信息化管理軟件使檔案管理工作也由傳統的手工操作進步到運用現代辦公設備和技術進行管理。收集完整、整理規范、科學管理、合理利用工程檔案資料成為了各級建設者不可推卸的質量職責。

1.風電建設工程檔案工作的特點

風能是可再生綠色環保能源，有利于保護生態環境。風電建設工程的檔案資料是工程建設期的歷史記錄，它能真實地反映工程建設的全過程。在工程建設期內它是一部各項在建工作的指導和參考書；工程竣工移交給生產（管理）單位后，它是工程設施的維護管理、確保風電工程長期安全穩定運行、充分發揮投資效益的一顆支柱；隨著社會的進步和發展，它又將成為工程改擴建的重要依據?？傊こ虣n案是建設者留給后來人的寶貴財富，它會無時無刻地發揮出經濟效益的潛能。由于風電建設項目在建設期要形成大量的管理文件和專業性強的科學技術性資料。它包含文件、文字記錄、圖紙、圖表、計算材料和聲像資料及其它有參考價值的載體。歷史的經驗告訴我們，只有嚴格地按照國家檔案管理規范和風電行業的有關規律對風電建設工程檔案資料進行達標投產管理才能做到收集完整，形成規范的、有參考價值的竣工資料。在工程建設期的檔案工作有以下幾個特點：

（1）風電建設工程涉及管理和施工單位多，參建人員經常有變動；必須存檔的資料在施工階段就應及時收集，否則實現歸檔完整很困難。

（2）風電工程的構成是一個多學科、專業分散且技術性強的系統工程，它的存檔資料要實現科學分類、規范整理、管理人員應具備檔案管理的專業知識外，還應熟悉風電建設的全過程并具備一定的專業技術知識。

（3）竣工檔案的編制工作是一項繁瑣細致的工作。要求管理人員有較強的責任感和事業心，自覺地嚴格執行國家和風電行業的檔案管理規范，有良好的敬業精神。

（4）檔案管理人員應善于運用現代辦公設備和專業技術，對文件、圖紙資料的文字檔案編制和電子檔案的處理和管理工作。具備使用現代辦公條件的素質。

2.風電建設工程檔案管理

通過經歷了風電站的建設，如何確保工程竣工檔案資料的完整、準確、系統、分類科學 ，在參加了檔案管理工作后有以下工作體會:

2.1收集竣工資料要從源頭抓起

竣工檔案資料之所以重要就在于它的真實性和完整性。而風電建設工程的原始資料是由方方面面的參建單位積累起來的。從工程立項到工程竣工驗收經歷的時間長、人員變化也大，誰施工誰做竣工的原則難以做到。一些參建單位為了應付也只能編制出回憶錄似的資料，其真實性已無從談起。工程一開工，業主就應把檔案資料作為一項重要工作來抓。竣工資料的收集工作應按邊施工邊收集的原則進行。否則，工程竣工后很多應收集的資料無從找起。因此，資料的收集歸檔工作應在參建項目的合同中有明確約定，并與工程價款的結算結合起來。甲乙雙方都要以誠信守約的態度認真履行資料歸檔的職責。只有抓住源頭才能確保資料收集完整、準確。

2.2制度管理

在風電建設工程工作的實踐中，對檔案資料進行制度化管理是一個成功的經驗。工程建設初期業主就建立嚴格的管理制度，實行統一領導、統一管理、統一標準的檔案管理模式。業主、監理和參建各方都要設專人領導、專人管理，各單位要建立檔案管理網絡和管理制度（包括經濟責任制）。業主和監理要明確劃分各單位的資料歸檔責任并定期進行巡查，檢查、督促、指導各級的資料管理工作，發現問題及時糾正。對資料管理工作規范、成績突出的單位和個人要表彰和獎勵，對存在問題的單位要責成及時整改。杜絕參建單位的檔案管理水平良銹不齊，出現問題成堆而無法整改的局面。制度化管理可以提高建設工程檔案管理工作的整體水平。

2.3提高各級資料員的素質

各級資料員的工作水平和責任心是確保檔案工作質量的關鍵。由于參建單位多，各單位的管理水平也會參差不齊。業主要有針對性地組織資料管理員進行業務培訓，增強他們的責任感，使他們熟知管理規范和竣工檔案編制歸檔工作的具體標準。要求各單位進入工地就編制出本合同應提供的竣工資料詳細目錄，包括案卷提名和案卷編號一并提供給監理單位審核。使業主、監理能有效地控制竣工資料在收集時不漏項、編制時分類科學、案卷提名正確；同時，發現問題時便于指導，檢查、督促時有依據；參建單位在收集整理竣工資料時也有一個統一的標準。檔案資料管理人員的工作素質在一定程度上是竣工檔案質量的保證。

2.4風電建設項目檔案管理常見問題

（1）一個獨立的事件應單獨組卷。從事件的起因、發展的過程、處理的結果應按照時間的順序歸檔在一起，便于查閱。往往由于收集不及時會出現收集的資料存在缺漏項不連貫的情況。

（2）檔案組卷一般應不少于三套：一套用于存檔、一套留作資料查閱、一套用于生產；其中最少應有一套是原件。所謂原件應是紅頭、加蓋紅章或手工實名親筆簽字的文件圖紙資料。一個風電建設工程經過幾年的建設期原件資料的丟失情況比較普遍。

（3）同樣由于上述原因，各單位移交的竣工資料中會出現大量的復印件、冒名或代筆簽名的文件，簽名者不能為所簽資料的真實性負責。

（4）竣工資料書寫不規范：表現在字跡、圖樣不清晰，圖表不整潔，簽字手續不完備，永久、長期保存的文件使用了易退色的書寫材料（紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆）書寫、繪制。

（5）竣工圖的編制修改不完整、不規范，竣工章加蓋部位不一致不清晰、簽字不完備、圖紙折疊方向大小不符合規范要求。

（6）檔案資料盒的脊背、封面及案卷提名編寫不能表明卷內內容，編碼錯誤，卷內的頁碼、表格填寫不正確等。

（7）電子檔案保管不善，編制的檔案目錄檢索查找不便捷。

（8）檔案資料管理環境不能防蟲、防潮、防鼠。收集的資料損壞嚴重。

3.結束語

檔案管理工作的質量是工程建設者管理水平的體現。只要參加工程建設的各級領導樹立有一切為用戶負責的質量理念，重視檔案工作并建立有嚴格的管理制度，風電建設工程的竣工資料一定是收集完整、準確，編制規范、系統，能真實反映工程建設實際情況的達標檔案。歸檔資料才能真正具有為風電工程安全運行、充分發揮投資效益保架護航的功能。同時，具備嚴肅認真的工作態度、良好的業務水平是檔案管理人員必備的工作素質。 [科]