高校人事檔案管理中的問題與對策淺議

【摘 要】本文針對當前高校人事檔案管理工作中存在的主要問題，分析了由這些問題引發的一些主要矛盾。通過大量調研、總結，并結合自身的工作經驗和思考，作者分析了改進高校人事檔案管理工作的對策，并提出了若干建議。

【關鍵詞】高校；人事檔案；人才管理；信息保管

人事檔案是在人事管理活動中形成的，記述和反映個人經歷和德才表現，是真實考察和了解一個人的重要依據；是每個單位知人善任、選賢舉能的重要工具。人事檔案管理是組織工作、人事工作中相當重要的內容之一，是人事管理的重要組成部分，特別是在人力資源日益受到各界普遍關注的當今社會，人事檔案管理工作顯得尤為重要。

1.當前高校人事檔案管理存在的主要問題

新時期的高校管理工作中，人事檔案管理工作顯得相對薄弱、滯后、缺少活力，令人隱憂，歸納起來，主要表現在如下幾方面。

1.1人事檔案管理的相關制度不健全、管理不到位。一些高校沒有明確制定出管理人員的崗位職責，缺乏完備、系統的規章制度；有的雖然制定了制度，但由于管理不規范，在工作中無法落實。

1.2由于對高校人事檔案管理的重要性認識不夠，相關機構及人員的人事檔案意識薄弱。長期以來，相當一部分人員對高校人事檔案管理工作認識不足，使得人事檔案管理工作變得默默無聞，很少有人過問，在一定程度上缺乏應有的理解與重視。

1.3人事檔案管理人員配備不足，管理隊伍有待加強。隨著高校師資隊伍的不斷壯大，教職工人事檔案數量增多，個人材料進檔頻繁，檔案管理工作任務繁重，但高校人事檔案室很少設置有專職的檔案管理人員，導致高校人事檔案建設滯后，檔案管理只能在低水平層面上進行。

1.4人事檔案信息化、現代化水平不高。目前很多高校人事檔案管理工作還局限于紙質檔案的建立和保管層面上，管理的重心還是實體管理，沒有隨著科學技術手段的不斷更新而實現人事檔案的電子化。信息化水平比較低，導致很多人事統計工作只能靠手工完成，造成人力資源的極大浪費。

2.高校人事檔案管理工作中出現的主要矛盾

人事檔案管理存在的主要問題，已經引發出許多矛盾，這些矛盾為高校人事、組織以及其它方面的工作帶來了不利影響，具體闡述如下。

2.1人事檔案管理服務性與軟硬件缺失的矛盾。隨著時代的發展，高等學校人事工作越來越依賴于信息，諸多的行為過程就是對信息的接收、處理、參考、判斷和決策的過程，這對人事檔案管理工作提出了更高的要求。正確使用人事檔案資料，提高檔案管理的服務性，準確利用檔案中所記載的信息來考核人才，為學校或學院領導在任用學科建設帶頭人、干部人選等決策方面提供確切詳實的數據和記錄，是高校人事檔案管理的時代使命。當前，人事檔案管理服務性與檔案工作軟硬件之間存在著嚴重的矛盾。軟硬件的缺失導致檔案工作長期處于被動應付，對于人事管理工作的服務質量不能得到有效的提高。

2.2人事檔案管理信息化要求與管理手段落后的矛盾。在信息時代，先進的信息技術、計算機技術和通訊網絡技術應該成為人事檔案管理的重要手段。完善人事檔案管理服務應該要建立起一套完善的人事檔案信息數據庫，利用計算機技術和網絡通迅技術，通過網絡管理，實現對人事檔案信息共享。當前，許多高校檔案管理手段落后，仍采用傳統的手工人事檔案管理：沒有館內局域網和檔案館網站或主頁；未實現檔案的全文錄入和掃描；沒有建立檔案數據庫。換句話說，在檔案查詢方面還停留在純手工操作的階段，檔案信息化建設還未起步。管理手段的落后直接影響檔案功能的發揮。檔案管理手段的陳舊落后，整檔工序的繁瑣復雜，直接造成檔案材料使用的不方便，降低了工作效率。

2.3人事檔案信息的局限性與社會需求透明化、服務性需求擴大化的矛盾。人事檔案由于自身特點，在提供信息方面往往存在部門自我服務多，為社會提供得少，保密性強，服務性弱等存在局限性的問題。隨著社會的發展、高等教育社會化程度的不斷提高，高校人才流動頻繁等情況的出現，人事檔案信息局限性與透明性、服務性需求擴大之間存在矛盾。比如，長期以來，很多高校對人事檔案功能認識不足，對人事檔案管理工作不夠重視，有些學校甚至認為人事檔案工作只要能過得去就行，又加上前文提到的人事檔案管理專職人員少，工作量大，導致檔案手續不全、材料不全、材料失實，材料簡單化或者雷同化等不準確、不完整的情況多，這就影響了檔案信息的利用，很難適應高校人事管理的需求。

3.高校人事檔案管理工作的對策與建議

為了加強高校人事檔案管理對人才選拔、職稱評定、崗位考核等工作提供可靠依據，積極有效地解決人事管理過程中出現的問題和矛盾，在大量調研基礎上，筆者進行了認真的總結分析，提出以下幾點建議：

3.1人事檔案管理部門要加強宣傳力度，真正從思想上引起廣大教職工對人事檔案工作的高度重視和支持。各級領導要高度重視，切實加強領導，經常了解檔案工作情況和存在的問題；同時在組織上、制度上給予保證，并在人力、物力、財力上給予大力支持，使人事檔案管理工作得以順利進行。人事檔案管理人員應當增強服務意識，積極主動地開發利用人事信息，為高校人事制度改革、人才評聘等重大人事決策提供具有前瞻性、參考性的人事檔案信息，真正把人事檔案部門轉變成具有較強綜合服務職能的人事檔案信息中心。

3.2要建立健全并認真貫徹落實人事檔案方面的各項規章制度，使檔案管理工作有章可循，促進人事檔案管理工作制度化、規范化發展。面對新時期新任務新要求，結合高校人事檔案管理工作的實際，進一步完善各項相關制度，對人事檔案的接收、傳遞、保管、查閱、檔案材料的收集、審核、整理等環節做出明確而嚴格的規定。檔案工作者必須嚴格遵守相關制度，不斷規范人事檔案管理。

3.3必須加大提高人員整體素質和隊伍建設的工作力度，由主要領導分管，按規定要求確保有足夠的人員、時間和精力對人事檔案進行歸檔、建檔及對檔案材料進行開發利用。抓好培訓，通過參加各種不同層次的學習培訓班，更新知識觀念，提高業務水平和能力。抓好待遇落實，從各方面關心檔案管理人員的培養和成長。通過采取有效的措施，切實達到從整體上提高隊伍的整體綜合素質，進一步提高人事檔案管理水平的目標。

3.4加快高校人事檔案信息化建設，依靠現代化科技手段實現檔案的現代化管理。充分聽取人事檔案工作第一線人員的意見，選用適合本校人事檔案管理工作的管理軟件，實現人事檔案信息化。在此基礎上，建立人事檔案信息查詢系統，對相關管理部門和個人設置訪問權限，利用網絡平臺了解人事檔案信息，在一定范圍內實現人事檔案信息公開。這樣不僅可以使人事檔案管理人員從繁雜的檔案收集、整理、保管、檢索工作中解放出來，而且可以更快捷、更準確地為人事工作提供全方位的優質服務。

總之，全面加強高校人事檔案管理，促進檔案管理盡快從封閉型向開放型轉變，從手工操作型向現代管理型轉變，從實體檔案管理向虛擬檔案管理轉變，使檔案管理者向信息管理者轉變，才能有效推動人事檔案工作更好地為高校人才管理、考核、任用、選拔等工作服務。 [科]