出版社內部控制制度存在的問題及對策建議

2012-12-31 00:00:00耿曉鵬

時代金融 2012年18期

【摘要】目前，中國國內大部分出版社在內部控制制度建設方面依然存在較多問題。有相當一部分出版社尚未建立內部控制制度；有的雖然建立了，但卻沒能發揮真正的作用。對出版社來說，內部控制構建十分重要，出版單位應高度重視。文章分析了中國出版社內部控制制度的問題，并提出了可行性建議。

【關鍵詞】出版社內部控制制度存在問題

一、引言

近些年，隨著計劃經濟向市場經濟轉變，市場經濟持續發展，文化體制改革逐漸深入，按照國家關于深化文化體制改革的意見，國內出版社紛紛實行了改制，從事業單位轉變為企業。以下擬分析我國出版社內部控制制度問題，分析其中存在的缺陷，并在分析的基礎上提出可行性建議，以加強內部控制制度在出版社的建設。

二、內部控制的定義

內部控制一般是在單位內部進行分工，使不同部門間產生相互制約并相互聯系的關系，以便單位的各級管理層能夠利用這種關系來對經濟資源的安全和完整進行有力的保護，同時對會計信息的真實和可靠性進行監督，以此來協調出版社的經濟行為。以此形成一個較為完整嚴密的具有控制職能的體系。

內部控制根據目的的不同，主要分為兩類：管理控制和會計控制。管理控制主要為了使單位的經營方針和經營決策在實際工作中能夠落到實處，有效促進經營活動的經濟性和效率性的增長。會計控制一般是指對財務，以及財務相關進行控制，財產物資是否安全，會計信息是否真實完整，財務活動是否合法等。會計控制與管理控制兩者之間并不相互排斥，而是相互滲透相互聯系的，例如有些控制措施對于會計控制和管理控制二者都適用。

當今世界，科技不斷創新，經濟發展迅速，一體化的趨勢也在日益加強。自從中央決定改革我國文化體制，在新聞出版業內，有多數出版單位已經從事業單位轉變為企業成功上市了，其發展途徑主要通過籌集資本市場資金。由于資本市場的透明度較高，投資者投資的主要目的是為了盈利，是要求回報的，因此，上市公司如果想要要取得高效益，就必須建立一個良好的內部管理機制。完善內部控制制度、保證會計信息質量，有效維護投資者利益，從而使資本市場能夠有效運行。

三、出版社內部控制當前存在的問題

當前我國國內相當一部分出版單位對于建立內部控制制度的意識還十分淡薄，尚未能夠正確認識內部控制制度對于一個出版單位的重要意義。因此，還存在著相當數量的出版單位尚未建立健全的內部控制制度。

目前我國國內雖然有一部分出版社建立了內部控制，但這其中依然存在著許多不規范之處。有的單位甚至沒有考慮到本單位的實際情況，就將其他單位的內部控制制度生搬硬套的借用過來。這樣的生搬硬套難以在本單位內得到良好的貫徹實施，更不要說有什么積極地效果。還有些單位的內部控制制度只是一個形式，事實上卻是不按規章制度辦事。這使得內部控制制度如同一紙空文，僅僅是擺設罷了，完全沒有發揮實效，實現應有的價值。這種現狀很容易使單位陷入問題之中，而由于沒有健全的內部控制，這些問題也難以通過正確的程序來解決和處理，只會形成惡性循環，從而導致單位管理混亂，影響到單位的財務管理，造成單位經濟上的損失，阻礙了單位的進一步發展。

（一）內部控制制度認知缺乏

在很長一段時間內，我國實行的是計劃經濟體制，因而出版社也長期在此環境下運行，這導致現在國內依然有數量眾多的出版社習慣于傳統的經營管理方式。然而傳統的經營管理方式由于過于粗放，難以有效的規避風險，不能夠適應當前激烈的市場競爭，已經阻礙了出版社的進一步發展。多數出版單位缺乏內部控制的理論認知，不清楚內部控制制度的內涵，感到十分模糊，以為建立內部控制制度就是制定一些日常管理制度這么簡單的事。

（二）內部控制制度尚未健全

出版社在計劃經濟體制環境下出版的圖書均送至新華書店，由新華書店負責包銷，出版社只負責出書，至于銷售的事完全不用發愁。而如今實行市場經濟后，出版社的圖書需要自己尋找銷售途徑進行銷售，書店不再給包銷。

有些出版社未能跟上變革的步伐，對當前的形勢變化還不能適應，難以正確預測出外部環境和業務的變化。由于缺乏對市場的預見性，管理便滯后了，一些相應的處理程序不能及時被制定出來。久而久之，這使得退貨漸漸增加，庫存圖數量也隨之不斷增長，大量積壓，非常不利于單位的經營，可能造成大的風險。

（三）內部審計職能缺位

一般來說，企業的監督評審都需要內部的審計部門來評估實現。但就我國目前情況來看，大多數出版社并沒有一個專門的審計部門，有些雖然有，但是其職能范圍卻很狹窄，僅僅現定于審核賬目。然而對于內部控制制度是否完善，卻疏于稽查與評價。此外，在出版單位內部的各機構職能執行效率等方面，也沒能起到實質性的作用。

四、內部控制構建的主要內容

（一）構建獨立的控制層構

對于出版社的內部控制，可進行具體的劃分，具體就是建立三個控制層，分別獨立開來，以便進行有效監控。具體表現為以下三點。

1.第一層：防

“防”是指將監控防線建立在業務流程中，然后在單位的業務運作流程之間建立一些相互牽制的制度因素，通過這些制度因素之間的相互的制約，從而對業務運作展開有效的監控。首要環節是對部分業務人員權限和職責進行明確劃分，還包括應承擔的相應責任也需要明確；另一方面，有些業務需要直接面對客戶，這些業務需要進行復核處理，而對于部分重要業務，應采用雙簽制限定住，這樣一來，業務信息趨于合理，避免了一個業務事件只由一個人全權負責處理所產生的麻煩。

2.第二層：堵

以“堵”為主線來進行監控，主要是指建立事后監督制度。單位最好要有專門的事后監督部門，以便能夠在工作中建立好同會計相關部門的關系，使雙方開展在工作時能夠進行量化的溝通協作。同時，在設立該事后監督部門時，還應當注意在會計部門內部設置此部門的崗位需要。并且擔任此職務的人要具備較高的專業素質，同時還要有責任心，只有這樣，才可以擔任好這一部門的工作。此部門的工作主要是在單位財務情況接受會計部門會計核算結束后，某些崗位和業務需再次被檢查。其次，事后監督部門的管理需要加以規范化，一般在結束檢查后，需及時做好監督記錄，認真處理信息結果和反饋，然后將意見向相關部門負責人提交。

3.第三層：查

要想以“查”為主線進行有效監控，首先需要成立獨立的審計委員會。此審計委員會不但獨立于一般的審計部門，還直接接受上級主管部門監督。此審計委員會的對會計部門的內部控制制度監控主要是對單位的會計報表進行監督，采用的方式主要是運用一些常規的稽核、審計，其次，監控還包括對相關的舉報工作落實處理。

通過構建以上三個獨立的控制層，嚴格的對出版社會計部門以及業務方面進行“防、堵、查”三層監控。從而做到及時發現問題，并對其進行有效的處理，解決問題，將風險降低到最小。

（二）營造良好的內部控制氛圍

每個制度的制定實施都需要一個良好的運行環境，出版社內部的控制制度環境氛圍的好壞，對單位內部控制制度實施效果的好壞也有直接影響，并且還關系到單位的整體規劃目標的實現。所以，單位內部的管理人員應當積極學習理論知識，做到與時俱進，掌握先進管理理念，根據單位的實際情況設立嚴格的內部控制制度。

營造良好的內部控制氛圍，出版社需組織相關的機構成立，并且合理分配各機構的職能，管理的情況要及時做成報告。各機構部門的職權要明確劃分，將責任到崗制落到實處。在人才方面，要積極選用優秀的人才，做到因事用人，而不是“任人唯親”，使組織機構在職責權利控制意識方面得到增強。

此外，管理者還需要學習掌握現代化的管理手段，運用其對單位有效的進行管理，并能夠在管理控制方面能夠有目的、有重點的進行。只有這樣，才能營造出一個良好的，并有利于內部控制制度施行的環境和氛圍。確保單位各項制度能夠得到切實有效的實行，達成內部控制的最終目的，因而有利于促進單位的進一步發展。

（三）進行有效的事后控制

當前出版社的內部控制主要包括預算控制、會計控制，和各組織部門監控控制等。而這些控制表現，都有一個缺陷，就是它們往往將問題事情的前端和中端作為重點來處理，而忽視了對問題事情的后端處理。然而實際上，完整的內部控制總是建立在處理問題事情全過程的基礎上的。不單要重視事前處理，也要重視事后處理。

首先，事前控制能夠幫助單位在決策時正確進行判斷，制定科學合理的發展目標；事中控制則是為了保證單位的各項活動能夠按計劃不偏離原始目標朝既定方向發展；事后控制主要是對造成事件結果的原因進行查找，根據查找結果對相關人員進行獎勵或懲罰，并對產生問題的隱患做進一步分析，避免在以后工作中重蹈覆轍。

其次，事后控制在一定程度上應受到更加的重視，在出版社內部投資理財的制度方面，它有著重大意義。因而，出版單位必須對本單位的事后控制加強，在事件發生后進行積極有效的處理。把握好事后控制力度，有助于出版單位更好更及時的發現問題并解決問題，從而促進出版單位的生存發展。

五、意見措施

（一）加強內部人員的控制

從本質上來說，在單位內部無論是對財還是物進行控制，其根本是控制人。相關程序和制度的制定，其在管理層面上來說，最終還是由人來管理，執行和操作也是人來進行的，所以說，工作最終還是落實于每個單位的員工。假如出版社的管理者沒有足夠的能力使員工的工作積極性和創造性有效調動起來，單位內部就會產生消極情緒，容易匱乏，對于上級的政策總會想出對策來消極面對。因此，對人員的控制是整個出版社內部控制制度的基礎，具有重要地位。

（二）提高內部人員的素質

出版單位內部控制制度具體實施的怎么樣，與單位員工素質分不開。提高內部人員的素質，鼓勵他們勤奮工作、勇于創新，有利于保證內部控制制度的有效實施。為此，出版社應當組織活動隊員工進行培訓，提高他們專業技術的同時，也要加強他們的法制意識，以便能夠適應現代管理理念，使出版社的員工和單位得到共同進步。

（三）完善內部控制體系

對一個企業來說，內部控制制度尤為重要，健全的內部控制管理制度對于企業的決策和執行等各環節都十分重要，能夠使其進行的有條不紊。使企業風險降到最低，從而催化經營管理目標加快實現。

具體的可行性做法是，在出版社內部組織一個小組，專門負責內部控制制度的制定，這個小組的參加人員一般是業務、財務的相關人員，或者部門，并邀請社會中介機構進行指導。內部控制制度制定小組主要是梳理和修改單位現有的內部控制制度，對內部控制體系框架是否合理、制度是否嚴密，以及可操作性是否強給予重點關注。從而一套體系完整、程序嚴謹、操作簡易的出版社內部控制制度。這其中，還需要注意以下兩個原則：

1.加強授權審批控制

其基本要求主要在于兩點：一是對特殊和一般授權的界限、責任要加以明確，以防因責任不清而造成諸如出現問題卻難問誰責的情況；二還要對各類經濟業務授權批準的相關程序進行明確，要越級、違規審批等一些情況嚴加控制。

2.不相容職務分離

出版逮捕有著五種職務，它們互不相容。這五種職務包括授權批準職務、財產保管職務、業務經辦職務、審核監督職務和會計記錄職務。這五種職務需要實行分離：業務經辦同授權批準相分離；財產保管同業務經辦相分離；審核監督同業務經辦相分離；會計記錄同財務保管相分離；會計記錄同業務經辦相分離。

（四）執行嚴格的控制活動

制定嚴格的政策和程序，能夠有效保證管理層的指令的實現。因此，控制活動在企業的生產經營各環節都發揮著作用。執行嚴格的控制活動，第一要對工作流程以及各崗位職責進行明確；第二是對收款人員、會計記錄人員和憑證保管人員實行崗位分離，一次來加強憑證與記錄控制。事先對原始憑證進行連續編號，再交予會計部門，這樣便可保證全部收入和結算款項在最短時間內及時到賬。

（五）加強內部控制的監督

內部控制制度的作用發揮的怎么樣，主要在于實際實施過程中有沒有得到有效的執行。

因此，出版單位的內部審計機構職能亟待強化。

當前階段，主要是以下兩點工作：

1.保持內部審計部門獨立性

在出版社內部，其審計部門與其他職能部門是相獨立的，其職責有會計賬目的審核、內部控制制度執行情況的稽查和評價等。

2.強化檢查與考核內部控制

出版社的內部控制制度實際執行如何需要定期接受檢查與考核，看看在其實施過程中，有沒有切實落到了實處，在執行過程中有沒有產生問題。并且根據考核的結果對相關部門和人員給予獎懲處理。

六、結束語

在目前經濟迅速發展，數字化引領時代潮流的背景下，作為傳統行業的出版社想要在激烈的市場競爭中擁有一席之地，內部的控制制度的建立勢在必行。完善的內部控制制度，將會帶領出版社走向制度更加程序化、規范化之路，使其管理水平更上一層樓，為出版社的進一步發展鋪平道路。

參考文獻

[1] 于鳳珍.加強內部控制：出版社轉制后的當務之急[J].出版發行研究，2006(10).