企業檔案工作如何為企業發展服務

摘要 當前，經濟全球化和一體化的進一步發展對企業管理提出了更高層次的要求。而企業檔案作為企業的一項無形資產，在企業的管理中越發顯示出其先進的作用，其同時也是企業鞏固和發展的有利的資源保障。從這層意義上來說，企業檔案應當備受企業重視，并下大氣力開發和利用企業檔案，使之切實為企業管理作出積極貢獻。

關鍵詞 企業檔案 地位 作用

中圖分類號：G270 文獻標識碼：A

一、企業檔案在企業發展中的促進作用

（一）企業檔案在企業管理決策中的作用。

現代的企業制度的重要標志之一就是企業要具備先進的企業管理。在新的歷史時期下，企業要轉變傳統落后的經營管理機制，引入企業檔案工作，來有效建立現代企業制度是企業生存發展的積極途徑。企業檔案中擁有豐富的信息資源，這些信息資源在不同程度上為企業管理決策提供了信息保證和支持，為下一步企業決策的制定和實際履行制定方案、開展管理經營活動創造了有利條件。企業管理決策有多種，比如，企業發展、工資制度決策、人事制度決策等等。企業檔案為企業管理決策提供多重的信息依據，為高效、準確的決策制定起到了保障性作用。

（二）企業檔案在企業參與市場競爭中的作用。

企業的發展必須注重企業內部的配套服務工作，而企業檔案便是企業提高自身經濟利益的重要后臺服務保障。做好企業檔案工作，切實提高企業在市場競爭中的競爭力并對市場進行快速、準確的判斷，來為企業提供準確、高效和可靠的檔案資料，使得企業在參與市場競爭中，準備充足，應對靈便。例如，企業在進行招投標活動中、不僅要求其在產品價格方面與同類企業競爭高下，更重要的是要在綜合技術、信譽、服務和應變能力上一決高下。企業在各種招投標活動中參與競爭，對相關信息的掌握和處理是競爭活動的基礎工作。在招投標活動前期，企業檔案為準備工作提供信息支持。當然，有關主管部門為使市場競爭正當合法，也出臺了相關法規、規則來規范參與的企業。在招投標工作就規定了“市場準入規則”，該規則要求參與企業要進行資信登記手續的辦理。在辦理資信登記時，相關部門要對企業法人資格、技術等級、經營許可范圍、注冊資產、工程業績紀錄與財務狀況等條件都要逐一地核實。而上述材料的提供都需要企業檔案的支持。所以說，企業檔案在企業參與市場競爭中起到及其重要作用。

（三）企業檔案在企業生產經營活動中的作用。

積極利用企業科技檔案，不僅為企業具體工程項目投資和經營提供重要資料和信息，使得企業在工程的具體施工中，更加合理的組織生產、實施管理，提供工作效率、縮短工期、節約投資成本。例如，在“禽流感”疫苗的研制過程中，生產生物疫苗的某企業中的檔案管理部門，為科研人員積極提供了，本企業已歸檔保存的相關的圖紙與工藝材料，縮短二期疫苗的研制周期，相關科研人員以這些檔案資料為參考，迅速完成了可行性分析報告、新產品工藝報告等相關材料地編制，使得“禽流感”疫苗迅速開始生產，而該企業不僅取得良好的經濟效益，更重要的是取得了積極的社會效益。另外，作為企業檔案還是真實的歷史記錄和法律資料，在企業與他人或者其他企業之間的相關經濟糾紛地解決方面，以及企業的相關知識產權及商業秘密的方面保護方面發揮重要作用。

二、強化企業檔案作用的主要措施

（一）轉變服務觀念、強化服務意識、拓展服務范圍。

在企業改制的進程中，負責企業檔案的相關部門在服務范圍、服務領域，以及服務的重點方面都已經有了一些比較顯著的變化。首先，在服務領域方面。傳統的企業檔案部門的主要目標是，為了企業的政治服務，而現代的企業檔案部門的主要任務則逐漸轉變成為了企業的經濟建設和經濟發展服務。在服務的具體方式方面。傳統的服務方式主要是采取人工檢索、調卷，要花費十幾分鐘，對于不好查閱或者時間較長的卷宗則需要更長的時間，但是，現代的企業檔案服務主要理由了一些先進的技術和方法，可以采取電話預約、電腦查詢等方式。特別是對于那些重復利用比較頻繁的檔案，檔案的管理人員，可以建立建立一個副本，也可以將近期經常使用的檔案的檔案號、分類號等相關的信息單獨的羅列出來，從而提高工作的效率，便于查閱者直接調卷，更加方便快捷。在實踐中，為了更好的開拓檔案服務的空間、范圍，更加有效地發揮檔案本身所具有的積極的社會效益，也為了使得相關人員更加全面地了解單位的基本歷史和基本現狀等方面的內容，企業檔案的相關管理部門必須要在檔案管理和查閱的過程中，發揮更加積極的作用，通過方便、快捷、高質量、高效率的服務，充分展現檔案的作用和價值，使得企業的相關領導深刻的體會到檔案相關管理工作的重要性，并且認識到檔案管理服務工作與企業的經濟建設和經濟發展方面的重要關系，從而取得企業的相關領導對于檔案管理服務工作的重視，并逐漸加強對于檔案管理服務工作的建設和完善。

（二）促進企業管理，服務。

在市場經濟快速發展的背景下，企業檔案管理的內容也在不斷地豐富，并且相關領導及管理人員，通過優化檔案的基本結構，改進服務的具體手段，積極尋找檔案管理服務的入手處，緊緊圍繞企業的資產、資金、質量、成本、技術、市場等方面加強系列性的服務體系，逐漸提高企業檔案的積極功能，使得企業檔案管理服務對企業的日常管理起到一定的輔助性意義，逐漸規范化、制度化，從而促進企業經濟效益的提高。實際上，對于一個企業而言，企業檔案管理服務的相關工作搞得好，對于企業的生產潛力的進一步挖掘、企業的生產能力的進一步提高、企業的文化建設的進一步加強、企業的科技創新能力進一步增強，企業現代化管理水平的進一步提升、企業和職工的合法權益的進一步維護、企業職工的積極性和創造性的進一步調動等很多與企業的發展密切相關的方面，都具有十分重要的價值和意義。對于經營者而言，經營開發行為最為重要的即為獲得客戶的信賴。檔案作為企業發展的無形資產，通過實物檔案的形式，把企業所具有的資質水平以及信譽水平等方面展現給客戶，使得企業的發展歷程真實地重現在客戶面前，這種檔案的方式，不僅在一定程度上增加了視覺方面的沖擊力，同時，也激發了客戶在心理上的認同感。在實踐中，企業檔案管理服務已經在很多企業中發揮著積極的作用，成為企業經濟建設和發展的重要保障。

（三）企業檔案是企業發展的助推器。

企業檔案的管理不僅可以使得企業發展的相關信息資料安全保存，更能夠為企業的開發和發展所利用。在檔案的查閱或者借閱過程中，基本上是不能夠產生實際的經濟效益，但是，在了解了檔案中的相關資料后，通過具體的實踐，才會使得檔案的實際價值得到真實的反應，并且產生積極的效益。對于任何一個企業而言，檔案都是其寶貴的資源和重要的財富。通過科學、規范的管理方式和管理技術，不僅能夠更好地保護企業的這些資源，更有利于企業經濟和文化的建設和發展，并且促進企業的知名度的提升。另外，檔案的管理服務工作也體現了企業的規范化、體制化的管理水平，從企業的發展趨勢和市場經濟的發展要求看來，企業必須要采取規范化、體制化的管理體制，實現企業的經營目標。科學的檔案管理服務的積極作用，主要體現在以下幾個方面：其一，有利于增加企業在相關知識和技術方面的儲備，為企業在知識產權以及相關的商業秘密方面的保護方面提供保障；其二，有利于企業抵御風險等方面的能力的提升，在市場的激烈競爭中，充分發揮檔案本身所具有的憑證作用和依據作用，從而維護企業的經濟利益和合法權益；其三，有利于構筑企業的基本信用體系，促進客戶對企業信任度的提高，從而樹立良好的企業形象；其四，有利于企業文化建設和發展，利用檔案中的相關信息，更好地將企業建立和發展生動、全面、真實地展現出來，從而進一步提升企業員工對企業的認同感和歸屬感。從以上幾個方面分析可以看出，企業檔案的科學管理服務的確能為企業的發展提供的積極的作用和保障。

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