淺談電大教學(xué)秘書工作的職能與作用

電大是成人高等教育的搖籃，是我國最早的遠(yuǎn)程教育機(jī)構(gòu)。電大辦學(xué)宗旨是為地方經(jīng)濟(jì)建設(shè)培養(yǎng)全面的應(yīng)用型人才，特別是動(dòng)手能力的培養(yǎng)，要培養(yǎng)既具有基礎(chǔ)理論知識(shí)，又掌握專業(yè)知識(shí)的合格人才。以浙江廣播電視大學(xué)為例，現(xiàn)形成了以開放教育為主體、多元辦學(xué)、多種教育類型協(xié)調(diào)發(fā)展的現(xiàn)代遠(yuǎn)程開放大學(xué)的模式。由省電大校本級、10所市級電大（寧波除外）、59所縣級電大、11所直屬學(xué)院（分校、教學(xué)點(diǎn)）構(gòu)成的辦學(xué)網(wǎng)絡(luò)（人網(wǎng)），并建成了覆蓋全省各市縣的衛(wèi)星電視網(wǎng)（天網(wǎng)）和基于互聯(lián)網(wǎng)和寬帶專用網(wǎng)現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育系統(tǒng)（地網(wǎng)），三網(wǎng)相互結(jié)合、互為補(bǔ)充。學(xué)校還建成了“浙江電大在線學(xué)習(xí)平臺(tái)”和數(shù)字圖書館、遠(yuǎn)程開放實(shí)驗(yàn)室“一主兩輔”的三大學(xué)習(xí)支持服務(wù)平臺(tái)。

眾所周知，教學(xué)工作是各級電大的首要任務(wù)，而教學(xué)管理更是學(xué)校管理的重中之重。在教學(xué)管理中，電大各教學(xué)學(xué)院的教學(xué)秘書既是教學(xué)工作的管理者，同時(shí)又是教學(xué)管理的執(zhí)行者，在學(xué)院的教學(xué)管理中作用不容小覷。近些年來，中央電大開放教育的升溫和各省招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，如浙江廣播電視大學(xué)文法學(xué)院開設(shè)的行政管理專業(yè)全省每年的招生量均接近9000人，這就對教學(xué)管理工作的實(shí)效性提出了更高的要求。為了維持良好的教學(xué)秩序，保證和穩(wěn)定教學(xué)質(zhì)量，教學(xué)秘書的工作出現(xiàn)了新的挑戰(zhàn)。

1 電大教學(xué)秘書的職能

1.1 電大教學(xué)管理中的基本職能

電大各教學(xué)學(xué)院的教學(xué)秘書協(xié)助教務(wù)處、學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)以及教研室主任做好學(xué)院和各專業(yè)教研室的教學(xué)管理工作。貫徹、傳達(dá)、執(zhí)行上級教學(xué)方針和指令，及時(shí)將精神認(rèn)真領(lǐng)會(huì)并落實(shí)到具體工作中；做好每學(xué)期開放教育、成人專科、自考專業(yè)等教學(xué)計(jì)劃的整理和校對工作；同時(shí)協(xié)助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和教研室主任做好日常教學(xué)管理工作，如協(xié)助組織教學(xué)檢查、參與教學(xué)檢查中事故原因的查明、協(xié)助教務(wù)處組織考試命題、征訂發(fā)放教材，參加有關(guān)教學(xué)教研活動(dòng)、組織畢業(yè)論文抽查及終審等工作的相關(guān)事宜等。同時(shí)還要妥善保管好不同時(shí)期的教學(xué)計(jì)劃、專業(yè)規(guī)則、學(xué)生成績檔案、教師工作量、酬金發(fā)放、教改和科研立項(xiàng)、獲獎(jiǎng)等相關(guān)資料，做到資料分類歸檔，心中一目了然。

1.2 在電大教學(xué)活動(dòng)過程中的貫徹執(zhí)行任務(wù)的職能

首先，要深刻領(lǐng)會(huì)中央電大和學(xué)校所制訂的各項(xiàng)方針、政策以及下發(fā)的各類文件的內(nèi)涵和意義；其次，在平時(shí)工作中充分領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，將自己的工作思路和工作方法貫徹到實(shí)際工作中去；再次要對學(xué)院各專業(yè)的專業(yè)規(guī)則和課程設(shè)置非常熟悉，掌握每位教師的任課情況和相關(guān)教改科研信息；最后要對本學(xué)院所有專業(yè)設(shè)置的教學(xué)活動(dòng)過程了然于心。

1.3 在電大教學(xué)檔案管理中的職能

電大的教學(xué)管理部門分工明確，教務(wù)部門協(xié)調(diào)指導(dǎo)各教學(xué)學(xué)院的教學(xué)管理工作，將學(xué)校和中央電大的精神下達(dá)到學(xué)院或教學(xué)秘書處，教學(xué)秘書的職能需要規(guī)范、科學(xué)地實(shí)施檔案管理工作。在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，教學(xué)檔案管理應(yīng)充分運(yùn)用信息化技術(shù)，使檔案管理規(guī)范化和信息化。電大教學(xué)檔案的信息主要來自：教學(xué)計(jì)劃、專業(yè)規(guī)則、課程設(shè)置、教學(xué)大綱、教學(xué)實(shí)施方案、教改資料、科研資料、已發(fā)表的教師科研論文、學(xué)生平時(shí)成績表、畢業(yè)論文成績表等，教學(xué)秘書應(yīng)全面掌握這些信息，并分類存儲(chǔ)，以供學(xué)院日常查詢或進(jìn)行決策時(shí)借鑒的需要。所有的這些信息都必需經(jīng)過教學(xué)秘書的收集、整理、統(tǒng)計(jì)、存檔，為將來的教學(xué)管理提供真實(shí)可靠的依據(jù)，這種信息化的職能在今后教學(xué)秘書的職業(yè)生涯中發(fā)揮越來越重要的作用。

1.4 在電大人際交往中的重要職能

教學(xué)秘書一言一行其實(shí)在對外工作上代表著一個(gè)學(xué)院的整體形象，因此，教學(xué)秘書在待人接物和人際關(guān)系交往中要謹(jǐn)言慎行；在學(xué)院里，教學(xué)秘書應(yīng)該力所能及地創(chuàng)造良好的工作氛圍，首先，要?jiǎng)?chuàng)造良好的辦公室氛圍，由于是敞開式的辦公環(huán)境，公共區(qū)域范圍就相對比較多，教學(xué)秘書應(yīng)該義不容辭的承擔(dān)起保持這些區(qū)域整潔的職責(zé)，這也是衡量教學(xué)秘書是否具有奉獻(xiàn)精神的標(biāo)準(zhǔn)之一。其次，電大是一個(gè)大家庭，是一個(gè)自上而下的系統(tǒng)，在與校本部乃至全省各地、市電大的人際交往中，教學(xué)秘書每天要接觸各式各樣的人，包括學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、教師、教務(wù)處工作人員、各級電大的教務(wù)管理人員等，只有善于溝通，表達(dá)準(zhǔn)確才能讓人產(chǎn)生信賴，容易接近，工作效率也會(huì)提高。再次，教學(xué)秘書必須有樂于助人和勇于奉獻(xiàn)的精神，大事有原則，小事不斤斤計(jì)較，把每一件與工作有關(guān)的事情都當(dāng)作自己的事情來對待，以服務(wù)教師和學(xué)生為一切工作的宗旨，這才是教學(xué)秘書成功的必備條件。

2 電大教學(xué)秘書的作用

2.1 電大教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的橋梁和紐帶的作用

教學(xué)秘書既是學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的助手，也是學(xué)院制度的執(zhí)行者。教學(xué)秘書經(jīng)常與學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生直接接觸，把領(lǐng)導(dǎo)的決策向下傳遞，把教師和學(xué)生的意見向上反饋。在他們之間起到承上啟下、上傳下達(dá)的橋梁和紐帶的作用。因此教學(xué)秘書個(gè)人素質(zhì)及其工作態(tài)度、工作效率都將直接影響教學(xué)工作的組織和實(shí)施。如果教學(xué)秘書在教學(xué)管理工作中失職，將會(huì)導(dǎo)致教學(xué)工作的脫節(jié)，使教學(xué)管理工作產(chǎn)生混亂局面，嚴(yán)重的出現(xiàn)工作偏差，引發(fā)教學(xué)事故。

2.2 電大教學(xué)秘書在貫徹和執(zhí)行任務(wù)過程中起到的作用

教學(xué)秘書除了做好自己的本職工作外，同時(shí)還要有高度的責(zé)任心和使命感。在工作中注重實(shí)效，想教學(xué)之所想、急教學(xué)之所急，把現(xiàn)有的工作和即將開展的工作安排妥當(dāng)。電大的教學(xué)秘書直接管理著計(jì)算、審核教師工作量和工作業(yè)績、收集考試命題、審核畢業(yè)生論文成績、計(jì)算核發(fā)閱卷酬金等重要工作，因此要求教學(xué)秘書必須思想過硬，無私公正、嚴(yán)守機(jī)密。教務(wù)處對學(xué)校的教學(xué)組織和實(shí)施，大部分是通過教學(xué)秘書下達(dá)、執(zhí)行和反饋的，在浙江廣播電視大學(xué)，學(xué)校其他教學(xué)管理部門的工作，如學(xué)習(xí)資源建設(shè)、教材征訂、網(wǎng)絡(luò)實(shí)驗(yàn)平臺(tái)等相關(guān)事宜也都是直接從教學(xué)秘書處上傳下達(dá)，因此教學(xué)秘書需靈敏地掌握工作政策、提高工作效率，更好的為各級電大的教師、學(xué)生服務(wù)。

2.3 協(xié)助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)完成電大教學(xué)檔案收集與建立作用

所謂教學(xué)檔案，是指學(xué)院在教學(xué)、科研究等活動(dòng)中直接形成的、對電大對學(xué)院具有保存和參考價(jià)值的、系統(tǒng)整理了的各種文字、圖表、聲像及機(jī)要材料等不同形式、不同載體的歷史真實(shí)記錄的總體。學(xué)院教學(xué)檔案的完整性、可借鑒性是反映電大教學(xué)和管理水平的重要標(biāo)志之一。學(xué)院教學(xué)檔案管理包括：收集、整理、統(tǒng)計(jì)、歸檔、存放等環(huán)節(jié)。教學(xué)秘書要學(xué)會(huì)做有心人，在平時(shí)工作中要有強(qiáng)烈的檔案意識(shí)，運(yùn)用先進(jìn)的信息化技術(shù)，進(jìn)行科學(xué)規(guī)范的整理，使教學(xué)檔案成為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)決策的信息源泉與組織教學(xué)、開展教研活動(dòng)不可缺少的依據(jù)和參考資料。

2.4 電大“美容師”和“禮儀師”的作用

一個(gè)優(yōu)秀的教學(xué)秘書要善于創(chuàng)造一種和諧、舒暢的工作環(huán)境，在交際交往和教學(xué)管理工作中要表現(xiàn)出應(yīng)有的禮儀素質(zhì)。因?yàn)榻虒W(xué)秘書從某種意義上說代表一個(gè)學(xué)院的整體形象，是一個(gè)學(xué)院管理水平的象征。教學(xué)秘書做的是具體的事務(wù)性工作，既是教學(xué)管理工作的策劃者，也是實(shí)踐者。學(xué)院的教學(xué)秘書工作在教學(xué)一線，身處師生中間，與教師接觸最多，一個(gè)好的教學(xué)秘書除了做好學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的助手外，還是各個(gè)教師的教學(xué)后勤服務(wù)者，與教師交流教學(xué)工作中的問題，解決工作中的困難。教學(xué)秘書的所作所為處處體現(xiàn)學(xué)院整體的縮影，因此教學(xué)秘書的個(gè)人努力和辛勤工作對學(xué)院的教學(xué)管理起到了舉足輕重的作用。